Organizacion Y Metodo Resumen

ORIGEN (FUENTE) DE UN TRABAJO DE ORGANIZACIÓN Y METODO.

Un trabajo de Organización y Método puede organizarse a través de tres conductos principales:

1. HA PEDIDO DE PARTE INTERESADA.

2. HA PEDIDO O INICIATIVA DEL ORGANO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.

3. HA PEDIDO O POR DISPOSICION DE LA SUPERIORIDAD.

GRUPO II

Fluxogramas.

Concepto y generalidades.

Denominado también FLUJOGRAMA o DIAGRAMA DE FLUJO o CURSOGRAMA, es una forma de representación grafica utilizada para demostrar esquemáticamente los pasos de un determinado proceso o procedimiento dentro de la organización o de un sector de la empresa al cliente o usuario y viceversa, estableciendo su secuencia cronológica.

Las principales características de todo el proceso, utilizando menos tiempo y detectando con mayor facilidad las anomalías que pudieran observarse, tales como:

∞ Exceso o falta de control.

∞ Duplicación de tareas o pasos.

∞ Retrasos innecesarios.

∞ Otros.

Normas que deben tenerse en cuenta para la elaboración de un FLUXOGRAMA.

a) Determinar el procedimiento o proceso que se quiere graficar.

b) Identificar los sectores que intervienen en el procedimiento o.

c) Identificar los documentos que intervienen en el procedimiento o proceso, con las abreviaturas correspondiente

d) Referente a la descripción narrativa.

En esta parte se describen los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuándo hace y donde hace cada paso.

Deben utilizarse frases cortas, pero completas.

Las frases deben comenzar con el verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo.

Deben evitarse los términos técnicos y/o que puedan tener más de un interpretación;.

En cada línea vertical se debe indicar, gráficamente, cada paso del procedimiento o proceso.

Signos utilizados para la elaboración de FLUXOGRAMAS.

estos signos representan los significados atribuidos a cada paso u operación, y son:

SIGNO REPRESENTA EJEMPLO

Acción u operación Indica la realización, creación o destrucción de alguna cosa, ejemplo:

 Confeccionar una planilla.

 Firmar un documento.

 Mecanografiar una carta.

 Entregar un pedido.

 Agregar datos a un documento.

 Etc.

Control, verificación o inspección Indica la comprobación o confirmación de alguna cosa, ejemplo:

 Controlar el informe diario de ventas.

 Controlar la asistencia del personal.

 Verificar la asistencia de un empleado.

 Controlar la cantidad y/o calidad del producto o servicio,

 Etc.

Transporte o movimiento Indica el transporte o movimiento de personas, materiales o alguna cosa de un lugar a otro, ejemplo:

 Transportar productos terminados de la fábrica al depósito.

 Remitir un documento a alguien.

Demora o espera o archivo transitorio Indica la demora o espera de un documento u otra cosa, aguardando acción, ejemplo:

 Un documento sobre el escritorio del gerente, esperando su firma.

 Tesorería retiene un documento de pago, esperando fondos.

 Empleado esperando al gerente para una reunión.

 Etc.

Archivo o almacenamiento Indica el archivo definitivo o almacenamiento de alguna cosa, ejemplo.

 Archivar un documento.

 Almacenar en el depósito algunos materiales.

 Etc.

Otros signos utilizados por los profesionales de Organización y Métodos son:

Operación combinada Indica la combinación de uno o más pasos u operaciones que son ejecutados al mismo tiempo o por el mismo empleado. En este caso, representa la combinación de operación y control, ejemplo:

 Secretaria recibe y controla el pedido de útiles.

Distribución Indica la distribución de dos o más documentos o cosas, ejemplo:

 Distribuye copias de Notas de Remisión y de la Nota de Pedido de la siguiente manera:

o Original de la NR al cliente.

o Duplicado de la NR, con la NP del cliente, al departamento de Contabilidad.

o Triplicado de la NR, en archivo (talonario) del departamento de Ventas.

stos signos se conectan entre sí por medio de líneas que van de izquierda a derecha en el FLUXOGRAMA horizontal y de arriba hacia abajo en el FLUXOGRAMA vertical.

Otros tipos de diagramas.

Diagrama de Gantt

Es otro de los tipos de gráficos que pueden ser utilizados para representar las secuencias del trabajo en un estudio de O y M, se indican las distintas fases o etapas de un determinado trabajo en líneas horizontales trazadas previamente de acuerdo con el orden de ejecución de las mismas, y en columnas verticales los respectivos periodos empleados o que deberán ser empleados en la ejecución de cada fase o etapa.

GRUPO III

ANÁLISIS DE FORMULARIOS

Una vez finalizado el proceso de análisis del fluxograma, el analista de O y M debe realizar un estudio minucioso de todos los formularios utilizados en el procedimiento. A tal efecto, deberá seguir estos pasos:

a) Analizar cada uno de los formularios usados en el procedimiento. Diseñar nuevos formularios o modificar los que se utilizan para el propósito, en caso necesario.

b) Eliminar los formularios innecesarios.

concluido el procedimiento de análisis de los datos, debe preparar un resumen general, incluido todas las informaciones, documentos y el resultado del análisis efectuado, para elaborar las propuestas respectivas.

ORGANIZACIÓN

Se puede definir la organización como el proceso que consiste en identificar y agrupar adecuadamente las actividades de una empresa o institución, delineando y escalonando las autoridades y responsabilidades; y, estableciendo adecuados sistemas de comunicación y coordinación entre los distintos sectores de la estructura organizacional, a los efectos de lograr los objetivos propuestos.

ORGANIZACIÓN FORMAL

La organización formal de una empresa o institución comprende la estructura organizacional, o sea la división del trabajo, los distintos niveles jerárquicos, representados gráficamente mediante un organigrama.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es aquella en la que no existe una estructura organizacional formalmente definida, y las relaciones, comunicaciones, niveles de autoridad y responsabilidad, existen sin ninguna formalización previa.

CENTRALIZACIÓN

Se habla de una centralización

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