PROCEDIMIENTO PROTOCOLAR RECEPCION DE VISITAS

PROCEDIMIENTO PROTOCOLAR RECEPCION DE VISITAS

Visitas a nuestra empresa.

Las visitas de trabajo de Personalidades, Ejecutivos o posibles Clientes a Orinoco Drilling Fluids, C.A., tendrán como prioridad su desarrollo dentro del máximo tacto y delicadeza, con el fin de que el visitante se sienta considerado y bien tratado, con independencia del motivo de su presencia.

Este protocolo tiene como objetivo primordial la seguridad de nuestro personal y nuestros visitantes, con el fin de salvaguardar la integridad física de cada uno; todo esto se logra a través de un buen comportamiento y una adecuada disponibilidad, con el fin de generar igualmente orden, organización y seguridad en nuestras instalaciones.

En la presente introducción se indican los tipos de visita que afectan a los altos cargos de la Administración o de la empresa, relativas a personas u Organizaciones que acuden a entrevistas o reuniones de trabajo.

Las Visitas las podemos catalogar de la siguiente manera:

1. Visitas oficiales:

Son las realizadas por algún funcionario de cargo público, cualquiera que sea la Administración a la que estén adscritos y siempre que su contexto esté en relación con sus competencias y su relación con nuestra empresa (Entes tales como: DAEX, RESQUIMC, Alcaldías; así como Asociaciones o Gremios, entre otros). De otro modo, la consideraríamos una visita privada.

Se aplicará el protocolo correspondiente al rango de la visita, aplicando el procedimiento vigente, de acuerdo con el acto de que se trate, y realizando la coordinación oportuna con la Dirección o Departamento que visita.

2. Visitas generales:

Son las efectuadas por personas sin cargo público alguno, aunque en calidad de cualificado representante de una entidad, empresa o colectividad (tales como Proveedores, Publicistas o posibles Clientes).

3. Visitas privadas:

Las de cualquier persona o cargo público a título propio. (Estas se generan por agenda privada, tanto de los miembros de la Junta Directiva como la de los líderes de los diversos departamentos que conforman la organización)

Programa de una visita.

Las visitas podrán producirse bien a las oficinas de los miembros de la Junta Directiva así como a las diferentes dependencias de la empresa.

Por lo tanto, se adaptará el programa a las circunstancias concretas del acto, y partiendo de la premisa de que dichas visitas, serán por lo general, para conocimiento de la Junta Directiva y demás dependencias y se organizarán siguiendo estas pautas generales:

• Tener programada o agenda la visita, en los días y horarios establecido para ello. Si por alguna razón se presentara una visita de forma inesperada, se debe comprobar que la persona o departamento que se solicita está disponible; si por el contrario no puede recibir la visita, tomar el nombre, numero de contacto y asunto a tratar, despedir cortésmente indicándole que se pasara el mensaje y se le comunicará cuando podrá ser recibida, pasar la información a la persona o departamento solicitado para que sea agendada la visita.
• Una vez que se tenga confirmada la Recepción de las visitas, en el caso que sean para alguno de los miembros de la Junta Directiva, esta debe ser recibida por la Asistente de los Directivos, llevarla al área de espera y brindar la cortesía estimada mientras puedan ser recibidos, esto en caso de que los miembros de la Junta Directiva, No indique que pasen de manera inmediata a sus oficinas.
• En caso que sean visitas de orden Oficial, esta será recibidas por el departamento según la naturaleza de la visita, a tales efectos se deberá contar con el material e información para cumplir con los objetivos de la misma, por ejm: Explicaciones generales, con la ayuda de Organigramas, información general de la empresa, material impreso o material audiovisual (esto en caso de presentaciones), de las principales características del objeto de la visita. Recorrido por las instalaciones en general, y los lugares concretos en particular (si aplica en el momento de la visita) y previa autorización para ello.
• En caso que sean visitas generales, sean efectuadas por personas miembros de la familia de alguno de los empleados que forma parte de la organización o algún particular, esta debe ser notificada, tanto al supervisor inmediato como a la Asistente de la Directiva, a fin que cumpla con la normativa de la empresa. Estas visitas deben ser visitas puntuales, importantes, y breves. No deben interferir o causar alguna molestia en el desarrollo de las actividades de los demás empleados o demás visitas que se estén desarrollando o llevando a cabo.
  
• Firma en el Libro de Visitas, (esto se puede llevar de forma general en las diferentes dependencias tal como lo lleva Laboratorio), además indicar según proceda, si se realiza alguna entrega de un obsequio corporativo, muestras o lo que se genere en el momento.

En cualquiera de los casos, los visitantes deberán seguir estrictamente el presente procedimiento protocolar.

SOLICITUD DE VISITAS

Para solicitar una visita, en el caso a alguno de los miembros de la Junta Directiva, se debe hacer a través de la Asistente del Directivo, para que esta manera se agenda según la disponibilidad de los miembros del Directivo.

En: el caso de proveedores, estas se darán en los días Martes y en el siguiente horario de 8:30 am a 11:30 am y de 1:30 pm a 4:30 pm, éste determinado por el Departamento de Administración y Finanzas.

En el caso que algún Directivo o empleado requiera la visita y no es una solicitud externa, se debe determinar bien a quién vas a invitar en cada caso, dependiendo de las pretensiones, comerciales, institucionales o promocionales. Considerando que no es lo mismo organizar una visita para unos posibles clientes que para recibir a autoridades. Se debe elaborar una notificación del (los) invitado(s) y enviar notificación para el conocimiento a quien corresponda, en las que se indique la fecha, la duración, el motivo de la visita, de esta manera evitar sanciones disciplinarias y se de cumplimiento del procedimiento de acceso a las instalaciones de ORINOCO DRILLING FLUIDS, C.A.

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