PROPUESTA DE ARCHIVO

TÍTULO: Propuesta organizacional de un archivo de gestión para organizaciones empresariales

Resumen

Hoy día la gestión eficaz de los recursos de información y documentación en las empresas, genera la búsqueda de soluciones prácticas y exitosas. El presente artículo aborda el papel fundamental que han tenido los archivos, desde la antigüedad hasta la actualidad y su influencia en las funciones que desarrollan las organizaciones empresariales, como elemento indispensable para su cambio continuo. El presente artículo proviene de una pesquisa realizada en la Empresa Constructora de Obras de Arquitectura e Industria, No 8 (ECOAI) del territorio camagüeyano. Propone la organización de un Archivo de Gestión con sus respectivas fases de: Análisis, Diseño e Implantación; cada una posee un plan de actuación especifico. La propuesta tiene en cuenta la interrelación existente entre fases y etapas con un enfoque sistémico, con la finalidad de organizar, conservar y difundir la documentación como parte estratégica del patrimonio documental. Las consideraciones finales son presentadas sobre la aplicación de la propuesta en el ambiente empresarial cubano.

Palabras Clave: Documentos; archivo de gestión; organizaciones empresariales; enfoque sistémico.

Organizational proposal of a file of administration for managerial organizations

Abstract

Nowadays the effective administration of the resources of information and documentation in the enterprises, generate the search of practical and successful solutions. The present article approaches the fundamental role that files have had, from the antiquity until the present time, and their influences in the functions that develop the managerial organizations, as indispensable element for their continuous changes. It has been an investigation carried out in the Architecture and Industry Construction Enterprise # 8 (ECOAI) of the Camagüey territory. It proposes the organization of a file of administration with their respective phases of: Analysis, Design and Implementation; with a performance specify plan for each one. The proposal keeps in mind the existent interrelation between phases and stages with a systemic focus with the purpose of organizing, to preserve and to diffuse the documentation as strategic part of the documental patrimony of the organization. The final considerations are presented on the application of the proposal in the Cuban managerial atmosphere.

Key words: Documents; file of step; entrepreneurial organizations; systemic focus.

INTRODUCCIÓN

El tema de los archivos ha sido muy abordado en diversas literaturas especializadas al respecto; “los archivos son tan antiguos como la organización social de la humanidad”, (MENA, 2005). Desde su surgimiento han estado al servicio de la sociedad imperante, para el control de actividades económicas, jurídicas y sociales en forma general.

Sin lugar a dudas, la materia prima de los archivos son los documentos, con su condición de fe pública, ellos son reflejo de las funciones y actividades del hombre, producto y testimonio de una gestión. (DICCIONARIO DE

En tal sentido (OTLET citado por MOREIRO, 1998), refiere que documento es “toda fuente de información física que comunicase inscripciones, imágenes, sonido, texto, objetos con indicios de intervención humana, creaciones artísticas, e incluso materiales naturales”.

Este concepto más amplio y universal sitúa al documento en el centro de un complejo proceso de comunicación y transmisión de conocimiento. Sus aportes convierten a la Documentación en otro antecedente de la Ciencia de la Información.

El surgimiento de la Ciencia de la Información, fue concebido en un “contexto comunicativo y tecnológico”, como repuesta de una nueva conceptualización para el estudio de los documentos. Hoy no puede entenderse la actividad documental lejos de estas técnicas novedosas, el aporte principal de los dispositivos tecnológicos en el análisis documental es decisivo y rápido al procesar grandes cantidades de informaciones y ponerlas a disposición de los usuarios, lo cual tiene como consecuencia la solución de problemas informativos y la toma de decisiones.

En tal sentido, los responsables de dirigir grandes y complejas organizaciones, dependen de la información para la obtención del éxito. Al respecto (VICKERY citado por MOREIRO, 1998), señala que “la información debe ser aceptada como un recurso que requiere administración adecuada, igual que el dinero, la mano de obra y los materiales”.

Este postulado presupone que en cada organización alguien debe poseer la responsabilidad y autoridad para administrar los recursos de información y estar adecuadamente preparado para hacerlo. El servicio de documentación de una empresa actúa como puente entre el mundo de la información y las necesidades de los usuarios de documentación en la empresa.

Sin lugar a dudas “desde la última década del pasado siglo las organizaciones ganaron conciencia de la necesidad de obtener ventajas con relación a sus competidores e identificaron que las mayores ventajas se obtenían de aquellos elementos que se derivaban del quehacer de sus trabajadores y técnicos, y que principalmente el conocimiento constituía el aspecto que marcaría diferencias en el futuro” (PONJUÁN, 1998).

Ante este escenario que demanda la planificación coordinación y control de la información en forma ordenada, para aumentar los beneficios y mantener la competitividad en las empresas, se establecen políticas de prioridad relacionadas con estas acciones.

LOS ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS EN LA SOCIEDAD ACTUAL

Con el decursar del tiempo la actividad archivística se perfecciona y se establecen regulaciones que permiten un sustancial avance en el control y preservación de los documentos y las unidades administrativas que los contienen, lo que garantiza una mejor conservación del patrimonio documental.

Es preciso señalar que con independencia de la etapa en que se encuentre un documento, es innegable el valor que representa en todos los casos, por ello, se coincide con lo planteado por (BARATA, 2004), al referir que “la gerencia y preservación a largo plazo de los documentos, es una preocupación principal concerniente a los archivos, pues “conservar los documentos, implica diversos retos incluyendo, por supuesto una política de conservación”

El crecimiento a menudo, caótico y desordenado, de las informaciones que contienen los documentos y su incidencia en la vida social, económica y cultural ha originado la evolución hacia la Sociedad de la Información.

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