Planificacion De Auditoria

Cronograma de Planificación

Actividades Previas al Inventario

• Definición de los grupos de trabajo que participaran en el inventario y de las personas que supervisaran a cada equipo.

• Elaboración y comunicación de las instrucciones del inventario a los equipos de conteo.

• Ordenamiento Previo del Inventario.

• Identificación del Inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.

• Codificación del Inventario por Ubicación.

• Verificación física del inventario, de acuerdo a su codificación.

• Emisión y colocación de tarjetas de conteo físico.

• Verificación de colocación de tarjetas de inventario.

• Corte de Documentos.

Ejecución del Inventario

• Primer conteo físico.

• Se llenan las tarjetas de inventario Nro. 1.

• Segundo conteo físico, por personal diferente al primer conteo.

• Se llenan las tarjetas de inventario Nro. 2.

Verificación del Conteo Físico

• Comparación de las Tarjetas de Inventario.

• Tercer conteo de las diferencias presentadas, entre las tarjetas de inventario Nro. 1 vs. Nro. 2.

• Investigación de las diferencias encontradas entre el conteo físico y el sistema kardex.

Conciliación con los Libros Contables.

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe comprarse con los saldos que tiene el sistema kardex físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo con el método de conteo utilizado por la empresa.

Procedimientos del Auditor

Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte al 30 de Abril y sobre los cuales el Auditor emitirá su opinión.

A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Auditor puede ejecutaral momento de la realización del inventario físico.

Estos procedimientos no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente queremos que sirvan de punto de partida para el mejoramiento de nuestra práctica de auditoría.

a) Procedimientos previos al inventario

1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (Tomar como punto de partida las buenas prácticas de un inventario físico que se encuentran en esta guía). Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los días previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna

2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo.

3. Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes.

4. Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo.

5. Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se encuentra debidamente identificado y separado.

6. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)

7. Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo.

8. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté familiarizada con el inventario.

9. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.

10. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo

b) Procedimientos durante la ejecución del inventario

11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones.

12. Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo.

13. Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando.

14. Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado.

15. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor.

El tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra

16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que está registrado en el Kárdex.

17. Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega.

18. Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

19. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación.

c. Procedimientos finales del inventario

20. Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo

21. Verificación de la ejecución de tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo.

22. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones

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