Planificación

PLANIFICACIÓN

Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción. La planificación se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir antes de que se requiera la acción. A su vez, consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse. Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

¿Quién Planifica?

El proceso de planificación es de suma importancia, ya que permite enfocar todos los recursos de la organización (humanos, financieros, tecnológicos, materiales, etc.), con miras a maximizar su valor económico.

El recurso humano es el elemento más importante dentro de cualquier organización, ya que es él quien ejecuta todos los procesos (dirigir, coordinar y controla), para que pueda existir la planificación.

¿Para qué planificar?

La planificación está diseñada para evitar que la concurrencia de hechos inesperados puedan entorpecer el cumplimiento de los objetivos propuestos. Sin planificación la consecución de los objetivos se convierte en algo casual y las decisiones, a su vez, en elecciones esporádicas y descoordinadas y carentes de sentido. Por lo tanto, la planificación es para:

• Reducir la incertidumbre frente a los cambios y la angustia hacia el futuro.

• Concentrar la atención y la acción en el logro de los objetivos propuestos.

• Propiciar una operación económica, el hecho de concentrar la atención en los objetivos provoca reducir los costos, es decir, buscar el mayor beneficio con el menor costo.

• Facilitar el control, el saber lo que se quiere hacer, quién, cuándo y en qué tiempo lo hará, permite organizar las acciones para encontrar la máxima eficiencia organizacional.

¿Qué Lineamientos debe seguir?

Para planificar se deben seguir los siguientes lineamientos:

• Asentarlas actividades por escrito.

• Establecer objetivos a lograr.

• Al determinar los objetivos recordar las 6 preguntas clave de la administración: ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?

• Las actividades deben de ser perfectamente conocidas y entendidas por todos los miembros de la organización

• Deben ser estables; los cambios continuos en las actividades originan conflictos y confusiones

Por consiguiente, la planificación propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. A su vez, reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

De igual manera, mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos. Finalmente, maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

LA PLANIFICACIÓN EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

La planificación implica un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado), y de predeterminado (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro), todo plan tiene tres características: primero debe referirse al futuro, segundo debe indicar acciones y tercero existe un elemento de causalidad organizacional.

Es por esta razón que, han surgido a través de la historia de la administración, técnicas ya sean de tipo cualitativo como cuantitativo que permiten desarrollar eficientemente el proceso de planificación, una de las técnicas más utilizadas para la planificación de las operaciones son los pronósticos ya que permiten hacer previsiones de las actividades para un futuro inmediato, cercano o para el largo plazo, la de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que puedan influir en el logro de los objetivos. Así mismo, es importante tomar en cuenta estos cinco elementos que son de ayuda para la toma de decisiones al momento de la planificación:

1.- Comprensión clara de que el problema es genérico y solo puede solucionarse a través de una decisión que establezca una regla.

2.- Definición de las especificaciones o condiciones limitantes de la solución.

3.- Obtención de una solución “correcta”, es decir una solución que satisfaga plenamente las especificaciones, antes de prestarles atención a las concesiones

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