Politicas De Manual De Compras

INTRODUCCION

Este manual muestra de forma descriptiva y detallada todas las actividades inherentes al área de compras de nuestra empresa. Incluye la estructura organizacional de la misma, su misión, visión y objetivos, así como las políticas, procedimientos y lineamientos bajo los cuales se conducirá el departamento de compras de nuestra empresa.

Se ha elaborado de forma sencilla, clara y objetiva a fin de facilitar el flujo de información y la interacción adecuada con otras áreas afines a compras, además de precisar su estricta aplicación por parte de todo el personal, y evidentemente por el departamento de compras.

Finalmente, es responsabilidad del área de compras el uso estricto de este manual, ya que lo anterior redundara en beneficios para nuestra empresa.

POLITICAS DE COMPRAS

1. Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones, ya sea en forma de bienes o dinero

2. Todas las compras de la empresa deberán ser realizadas por este sector

3. Las compras deberán realizarse siguiendo los procedimientos especificados en este manual. Cualquier incongruencia en estos procedimientos deberá ser comunicada a la gerencia antes de hacer alguna modificación al procedimiento.

4. Para la confección de pedidos, se deberá utilizar el inventario en sistema. Pero, también se deberán recorrer las estanterías del depósito y verificar cantidades de los productos más significativos (los más caros y/o los de mayor rotación) para poder identificar desvíos y/o errores

5. Todas las operaciones deberán quedar documentadas debidamente para su eventual revisión (orden de compra, facturas, notas de crédito, remitos, órdenes de pago, etc.)

6. El departamento de compras no dará curso a ningún pedido que no se encuentre debidamente autorizado

7. Todas las Órdenes de Compra deben incluir las cantidades pedidas, condiciones de compra pactadas, fecha de pedido y fecha estimada de entrega.

8. Las condiciones de compra nunca podrán ser peores que las ya establecidas con dicho proveedor sin la previa autorización de la gerencia

9. Todas las compras especiales y/o de temporada deben estar debidamente autorizadas por escrito o vía email por la gerencia

10. Se llevará registro preciso y actualizado de proveedores, contactos, y condiciones pactadas para su evaluación

11. El área de compras trabajará integralmente con el área de depósito, administración, Recepción, mostrador, y la Gerencia

12. El comprador deberá verificar atrasos en la entrega de pedidos en forma coordinada con el sector de Recepción. En caso de demoras se deberán hacer los reclamos correspondientes al proveedor y dar aviso inmediato a la gerencia.

13. En caso que el sector de Administración le informe de diferencias en las condiciones de compra, el comprador responsable deberá dar aviso a la gerencia

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