Manual De Compras

UNIVERSIDADPOPULAR AUTONOMA DE VERACRUZ

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION

DE EMPRESAS

ADQUISICION Y ABASTECIMIENTO

Lic. Nidia B. Cisneros

MANUAL DE COMPRAS

7° CUATRIMESTRE

ALUMNO: DANIEL LEONIDES ROCHA

POZA RICA, VER. 26 DE OCTUBRE DEL 2013

INDICE

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

POLÍTICAS

DESARROLLO

PADRÓN DE PROVEEDORES

LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS DE ARTÍCULOS DE OFICINA Y PAPELERÍA

LLENADO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

VALIDACIÓN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

COMPROBACIÓN DE GASTOS

CARACTERÍSTICAS A REVISAR EN UNA FACTURA

SOLICITUD DE COTIZACIONES

DESARROLLO COMUNITARIO

SOLICITUD DE MATERIAL PARA FESTIVIDADES Y/O EVENTOS

REQUERIMIENTOS DE FIN DE AÑO

GLOSARIO

DIAGRAMAS DE FLUJO

INTRODUCCIÓN.

Las actividades diarias desempeñadas en cada área que conforman a una empresa, tienen diferentes necesidades y requerimientos, por lo que el mantener el funcionamiento con eficacia, eficacia y efectividad en busca de la mayor calidad al brindar el servicio, está relacionado con la creación e implantación de métodos, formas o procesos que de forma responsable, y correspondida estén conformados, no solo para mantener en funcionamiento ideal de cada área, si no de esta misma forma ofrecer de alternativas para obtener nuevas técnicas de prevención y previsión para lograr un mejor manejo de recursos.

Este Manual tiene como objetivo fundamental la definición y documentación de los Procedimientos que sustentan la operación del Departamento de Compras, las Políticas que norman a los mismos, así como también, señalar los puestos involucrados en la ejecución de las diversas funciones administrativas, a fin de establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente de la Unidad Administrativa en cuestión.

Y con ello, capacitar a todo el personal de oficina que labora la administración en cuanto al el manejo de documentos para comprobar gastos que por actividades relacionadas con esta tengan que realizarse.

Así mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos específicos, que se rigen por Políticas o lineamientos que además, describen la manera de lograr los objetivos establecidos.

Las políticas, procedimientos, flujos de información, reportes y responsabilidades, descritos en el presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Departamento de Compras son aplicables al personal adscrito a esta Dirección y en su caso a otras empresas, cuando impliquen su interacción, siendo el enlace con éstas el Responsable Administrativo de cada empresa.

OBJETIVOS.

• Establecer un mecanismo de control que permita dirigir, supervisar y verificar las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Compras, cumpliendo con los principios de oportunidad, transparencia y eficiencia administrativa.

• Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal de nuevo ingreso.

• Proporcionar información que sirve de base para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de sus funciones específicas.

• Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar la toma de decisiones.

• Contribuir al enriquecimiento del acervo documental de la empresa y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en lo referente al manejo de los recursos humanos y financieros.

• Obtener información oportuna del comportamiento de gasto para colaborar en la correcta toma de decisiones.

• Eliminar sobregiros en partidas presupuestales?

• Facilitar el procedimiento de compras

• Organizar el flujo de información desde el momento en que solicita una erogación, hasta el momento de la comprobación.

POLÍTICAS

• Toda compra debe ir respaldada por una orden de compra o de servicio, de lo contrario, la tesorería no se hará responsable de su pago. Ninguna otra persona l esta autorizada para realizar compras.

• Las solicitudes de requerimiento, deben efectuarse por el área interesada.

• Las solicitudes para el desarrollo de la empresa, siempre deberán ser expedidas el interesado, quien deberá requisitarlas en su totalidad

• Compras deberá de asesorarse con las diversas áreas, cuando el material o servicio a adquirir, sea especializado, tomando en cuenta el siguiente criterio:

A). Lo relacionado con tecnología, con el departamento de sistemas.

B). Lo relacionado con materiales para la construcción..

C). Armamento y equipo de seguridad, con seguridad.

D). Maquinaria con el área que la solicito.

• La recepción de solicitudes de requerimientos, se harán de acuerdo con el calendario elaborado por el departamento de compras, el cual será dado a conocer a todas las áreas mediante oficio.

FUNCION DEL SISTEMAS DE COMPRAS

La función de los sistemas de compras es proveer de lo necesario a las operaciones de la empresa. En esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo información y asistencia de otras áreas de la operación de la empresa.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE COMPRAS:

1.- Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

2.- mantener los inventarios lo más bajo posible, sin perjudicar la producción.

3.- encontrar fuentes de suministro y mantener buenas relaciones con las mismas.

4.- Asegurar la buena actuación del proveedor, en lo que se refiere a la rápida entrega de los materiales y calidad aceptable.

5.- Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose.

6.- introducir nuevos procedimientos, además de controles adecuados y una buena política de compra.

7.-

...