Manual De Compras

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN

INTRODUCCIÓN:

El presente Manual satisface lo establecido por la Ley 24.156 y su reglamentación, el Decreto Delegado 1023/01 y el Decreto 436/00, con relación al mantenimiento de sistemas de control interno e instrumentos de control previo y posterior incorporados en las reglamentaciones correspondientes.

Los procedimientos que se describen responden a las actividades que corresponden a la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN.

Los Procedimientos están agrupados de acuerdo con los procesos básicos que se realizan en la Universidad según la conformación de la RED PROGRAMATICA de la UNSAM.

OBJETIVOS:

Los objetivos del Manual de Procedimientos son los siguientes:

1. Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y contrataciones.

2. Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito administrativo – contable relacionado con la gestión de compras y contrataciones.

3. Lograr uniformidad y homogeneidad en el procesamiento de los hechos y el desempeño de los agentes y funcionarios, frente a situaciones equivalentes, de modo tal que sus resultados sean comparables entre sí y se incremente la transparencia de la Administración institucional.

4. Implementar el mecanismo de Decisión de Compra a cargo de las unidades requirentes o usuarias, en particular, bienes inventariables y de insumos y materiales especializados. Asimismo, en la medida que la adecuación de los soportes informáticos lo permitan, la gestión de compra y la ejecución presupuestaria de este tipo de bienes y servicios, tenderá a su descentralización.

5. Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa.

6. Difundir las nuevas rutinas administrativas a los usuarios y clientes.

7. Detectar desvíos en la actividad y consolidar el ambiente de control.

8. Disponer de un instrumento de capacitación de nuevos usuarios y de una guía para la utilización de los servicios de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Es decisión de las autoridades de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN implementar el rediseño de los procesos, subprocesos, actividades y proyectos.

Como consecuencia del rediseño se delegan en las áreas previstas en la Red Programática UNSAM, funciones antes concentradas en la Administración Central, y se establecen instrumentos de ejecución y control previo, concomitante y posterior, para facilitar la realización de sistemas operacionales y la capacitación de nuevos clientes y usuarios.

Las rutinas de trabajo incluidas en el presente Manual son de estricta aplicación para los usuarios y las unidades involucradas.

Los procedimientos descriptos en este texto, corresponden a la primera versión susceptible de modificaciones con el transcurso del tiempo, dando origen a las subsiguientes versiones según requiera la actualización de los procesos y procedimientos.

Cualquier situación o conflicto cuya resolución no se encuentre en el presente Manual de Procedimientos, se resuelve de conformidad con el espíritu de la normativa de aplicable.

La UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN, en el desarrollo de los procesos, subprocesos, actividades y proyectos, tenderá a reemplazar el concepto del expediente físico para el registro de las distintas operaciones financieras y lo reemplazará por el soporte electrónico u óptico indeleble, salvo aquellos documentos que, por imperativo legal, deban emitirse en papel o formularios especiales.

Asimismo, la Universidad tenderá a incorporar la firma electrónica para la oficialización de documentos administrativos

Es por ello que en los procedimientos administrativos, se observan estrictamente las previsiones de la legislación que en el ámbito nacional se refiere a la utilización de la firma electrónica (Ley 25.506, Decreto N° 2628/02 y Decreto Nº 409/05).

PROCESO:

COMPRAS Y CONTRATACIONES

PROCEDIMIENTO:

ETAPAS Y ACTIVIDADES NECESARIAS PARA ADQUIRIR NUEVOS BIENES, CONTRATAR SERVICIOS REALIZAR Y MANTENER OBRAS.

Todos los contratos relativos a la adquisición de bienes, servicios, locaciones, consultorías, alquileres con opción a compra, concesiones de uso, como así también los contratos de obra pública y concesiones de obra y servicios públicos, quedan comprendidos en los procedimientos que se formulan en este Manual. Sólo las compras menores de mil pesos ($1.000,-) quedan exceptuadas del régimen de adquisiciones establecido por los decretos 1023/01 y 436/00, debiendo ser realizadas sin las formalidades de la reglamentación vigente y afrontadas con el régimen de Caja Chica. Independientemente, es importante tener en

cuenta que según la normativa vigente, aprobada a partir de la presente,;las adquisiciones de hasta $ 20.000.- podrán realizarse mediante contratación directa, con la metodología del trámite simplificado.

En el caso particular de insumos con características de uso intensivo y recurrente, será la Departamento de Compras y Contrataciones quien realizará un requerimiento automático que de manera periódica, a través de los procedimientos que se describen a continuación, garantizarán la normal provisión en tiempo y forma de los bienes y servicios que cumplan las características antedichas y estén previstos en el Plan anual de Compras.

1.- PEDIDO DE ADQUISICIÓN

La unidad requirente o usuaria, equivalente a una unidad perteneciente a la Estructura Orgánica Funcional e incluida en la red programática con capacidad de decisión, verifica si el bien o servicio que se requiere, está incluido en el catálogo contenido en el Sistema de Identificación de Bienes y Servicios de Utilización Común (http://www.onc.mecon.gov.ar - “Precios de Referencia”) y, en caso negativo, solicita su alta a la Oficina Nacional de Contrataciones, en el caso de no haberlo hecho el Departamento de Compras y Contrataciones en la instancia de la formulación del Plan Anual de Compras. Completa pedido de adquisición, mediante el empleo de una Solicitud de gastos, de acuerdo con el formulario correspondiente

El pedido de adquisición contiene:

• Número de identificación y características de los bienes y servicios a contratar, en el que constan las pautas de calidad, condición del bien y tolerancias admitidas. • Precio estimado de la prestación. • Determinación de los términos o condiciones de comercialización. • Fundamento y finalidad, en su caso, de las razones de urgencia que motivan el gasto. • Firma por el funcionario responsable.

Remisión del formulario

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