Manual De Compras

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ÍNDICE DEL DOCUMENTO

I. INTRODUCCIÓN

II. ALCANCE

III. MARCO JURÍDICO

IV. OBJETIVOS

V. POLÍTICAS

VI. DESARROLLO

VII. PADRÓN DE PROVEEDORES

VIII. LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS DE ARTÍCULOS DE OFICINA Y PAPELERÍA

IX. LLENADO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

X. AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

XI. VALIDACIÓN DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

XII. COMPROBACIÓN DE GASTOS

XIII. CARACTERÍSTICAS A REVISAR EN UNA FACTURA

XIV. SOLICITUD DE COTIZACIONES

XV. DESARROLLO COMUNITARIO

XVI. SOLICITUD DE MATERIAL PARA FESTIVIDADES Y/O EVENTOS

XVII. REQUERIMIENTOS DE FIN DE AÑO

XVIII. GLOSARIO

XIX. DIAGRAMAS DE FLUJO

I. INTRODUCCIÓN.

Las actividades diarias desempeñadas en cada área que conforman esta administración pública municipal, tienen diferentes necesidades y requerimientos, por lo que el mantener el funcionamiento con eficacia, eficacia y efectividad en busca de la mayor calidad al brindar el servicio, está relacionado con la creación e implantación de métodos, formas o procesos que de forma responsable, y correspondida estén conformados, no solo para mantener en funcionamiento ideal de cada área, si no de esta misma forma ofrecer de alternativas para obtener nuevas técnicas de prevención y previsión para lograr un mejor manejo de recursos.

Este Manual tiene como objetivo fundamental la definición y documentación de los Procedimientos que sustentan la operación del Departamento de Compras, las Políticas que norman a los mismos, así como también, señalar los puestos involucrados en la ejecución de las diversas funciones administrativas, a fin de establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente de la Unidad Administrativa en cuestión.

Y con ello, capacitar a todo el personal de oficina que labora en esta administración pública municipal en cuanto a el manejo de documentos para comprobar gastos que por actividades relacionadas con esta tengan que realizarse.

Así mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos específicos, que se rigen por Políticas o lineamientos que además, describen la manera de lograr los objetivos establecidos.

Las políticas, procedimientos, flujos de información, reportes y responsabilidades, descritos en el presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Departamento de Compras son aplicables al personal adscrito a esta Dirección y en su caso a otras Dependencias del Municipio, cuando impliquen su interacción, siendo el enlace con éstas el Responsable Administrativo de cada Dependencia.

II. ALCANCE.

• Aplica a todas las áreas de la presidencia municipal.

• Aplica a desarrollo comunitario.

III. MARCO JURÍDICO.

• Código Fiscal de la Federación.

• Ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público del Estado de Hidalgo.

• Reglamento de la ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público del Estado de Hidalgo.

• Ley de transparencia y acceso a la información pública gubernamental para el Estado de Hidalgo.

IV. OBJETIVOS.

• Establecer un mecanismo de control que permita dirigir, supervisar y verificar las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Compras, cumpliendo con los principios de oportunidad, transparencia y eficiencia administrativa.

• Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal de nuevo ingreso.

• Proporcionar información que sirve de base para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de sus funciones específicas.

• Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar la toma de decisiones.

• Contribuir al enriquecimiento del acervo documental municipal y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en lo referente al manejo de los recursos humanos y financieros.

• Obtener información oportuna del comportamiento de gasto público para colaborar en la correcta toma de decisiones.

• Eliminar sobregiros en partidas presupuestales?

• Facilitar el procedimiento de compras

• Organizar el flujo de información desde el momento en que solicita una erogación, hasta el momento de la comprobación.

V. POLÍTICAS

• Toda compra debe ir respaldada por una orden de compra o de servicio, de lo contrario, la tesorería no se hará responsable de su pago. Ninguna otra persona o dependencia de gobierno municipal esta autorizada para realizar compras.

• Las solicitudes de requerimiento, deben efectuarse por el área interesada.

• Las solicitudes para el desarrollo comunitario, siempre deberán ser expedidas el interesado, quien deberá requisitarlas en su totalidad

• Compras deberá de asesorarse con las diversas áreas, cuando el material o servicio a adquirir, sea especializado, tomando en cuenta el siguiente criterio:

A). Lo relacionado con tecnología, con el departamento de sistemas.

B). Lo relacionado con materiales para la construcción, con obras públicas.

C). Armamento y equipo de seguridad, con seguridad pública.

D). Maquinaria con el área que la solicito.

• La recepción de solicitudes de requerimientos, se harán de acuerdo con el calendario elaborado por el departamento de compras, el cual será dado a conocer a todas las áreas mediante oficio.

VI. DESARROLLO.

Debemos comprender que el departamento mantiene dos líneas de comunicación; la primera es interna (con las dependencias de gobierno municipal), y la segunda es externa (con proveedores y prestadores de servicios).

Si cada departamento realizara esta relación con el exterior, romperíamos con el primer filtro de control, permitiendo que cada área asignara las características de una compra, (precio, calidad, servicio postventa, proveedor, tiempo de entrega, condiciones de pago) que son funciones del departamento de compras.

Por tal motivo debemos establecer un canal de comunicación adecuado para la realización de una compra o la prestación de un servicio, considerando los

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