Protocolo empresarial

Protocolo empresarial

. Ceremonial empresarial (para la negociación)

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1. El ceremonialista o encargado de este metiè debe conocer correctamente quienes son las personas de mayor jerarquía, quienes tendrán un papel ó rol importante a desarrollar, quien ó quienes son los anfitriones e invitados, para poder disponer el lugar adecuadamente. La falla en algún aspecto del ceremonial y protocolo pueden hacer derrumbar toda la negociación.

2. Utilizaría una mesa con cabecera francesa para una reunión de trabajo interna cuando un alto directivo desea mantener el diálogo especialmente con un gerente de determinado área, estando presentes otros gerentes, demás autoridades de la institución. El gerente se ubicará frente al alto directivo.

3. En el caso de una reunión de trabajo externa con un invitado de mayor jerarquía que el anfitrión, utilizaría una mesa redonda; la cual disimula las jerarquías y al ser circular se podrían ubicar - si fueran de otra empresa - dándole la derecha todos los de la casa a la comitiva ó grupo de trabajo invitado (en consecuencia al de mayor jerarquía que el anfitrión) y por consiguiente la comitiva invitada le dará la derecha al anfitrión.

4. En caso de tener una mesa de trabajo con un anfitrión y tres delegaciones los ubicaría en una mesa redonda intercalando las delegaciones, para lograr un diálogo más fluído entre las partes intervinieres.

Igualmente hay que tener en cuenta cuantos invitados por delegación participarán, los idiomas, las jerarquías, etc., para diseñar correctamente este tipo de mesas. (Gráfico al final del trabajo práctico).

Las mesas de trabajo no deben tener ningún tipo de ornamentación, puesto que deben disponer de todo el espacio necesario para trabajar.

Infraestructura

Para llevar a cabo una ceremonia , acto ó reunión se tendrán que tener en cuenta los siguientes elementos:

1. Época del año en el que se realiza,

2. Cantidad de personas que participarán,

3. Accesos desde aeropuertos y avenidas,

4. Tiempo que se tarda en llegar al lugar,

5. Ventilación - Calefacción,

6. De acuerdo al evento, si ha de ser situado en plena ciudad ó en las cercanías de la misma (por ejemplo, en un hotel alejado de la urbe).

7. Que actividades se pueden realizar en las inmediaciones del lugar seleccionado.

8. Con que recursos y/ó servicios se disponen en el lugar que se selecciona y que lo circundan.

Con respecto al acceso al lugar, debe ser de fácil ubicación, con diversas posibilidades de acceso, ya sea por calles, avenidas, rutas, autopistas.

Que sea un lugar conocido, no necesariamente por los que participarán, sino, en caso de ser necesario consultar a alguien, éste pueda indicarnos correctamente el lugar.

Puede ser necesario en algunos casos realizar un mapa con la forma más fácil de llegar al lugar.

El estacionamiento, generalmente es quien genera retraso en los invitados ó de aquellos que deben participar de un evento. Por lo tanto, se debe dar la mayor comodidad para los que accederán al lugar con coche. A los de gran importancia ó jerarquía enviarles una tarjeta indicando el lugar que tendrán disponible para el estacionamiento y al resto de los invitados y participantes indicarles donde podrán dejar su automóvil; porque resulta imposible darle a todos la misma atención.

El tema de la seguridad es de gran importancia al momento de organizar un evento, por que de acuerdo al lugar que se elija, la hora del día, el tipo de invitados variará la cantidad de personal de seguridad que se necesite para proteger, no solamente a quienes puedan correr algún tipo de riesgo, sino para el público en general.

Sanitarios y Guardarropas, el primero debe tener un fácil acceso, de rápida identificación (bien señalizado)y prolijamente atendido . Con respecto al segundo, debe ser un servicio ágil y organizado tanto para la recepción como para la devolución de las prendas.

La ambientación y decoración del lugar da el clima, el marco a la ceremonia ó evento, estos dos elementos acompañan a quienes participan de la reunión. Es la adecuación del espacio donde se aplicará el protocolo. Ambientación y decoración conforman el ceremonial.

Los elementos que debe incluir este punto son:

1. Ornamentación

2. Banderas,

3. Escudos Nacionales, Provinciales, Regionales.

4. Logotipos, isotipos, isologos,

5. Arreglos florales, etc.

La iluminación y el sonido son de suma importancia en un evento porque la falla en alguno de ellos generará el deslucimiento de todo lo organizado.

Las luces y sonido serán chequeado con antelación antes del comienzo de la ceremonia.

Un discurso que no se escuche, un rostro que no se vea por la mala posición de una luz, generará, no solamente descontento en el público, sino a quien sé este perjudicando.

Las herramientas con las que se debe contar dentro de una sala para obtener el máximo de eficacia en las comunicaciones son:

1. Micrófonos,

2. Equipo audiovisual,

3. Retroproyector,

4. Grabadoras,

5. Pantalla,

6. Circuito cerrado de televisión,

7. Circuito cerrado para grabación de sonido,

8. Poseer diversos lugares de toma corrientes (120 - 240 volts),

9. Es relevante tener cerca acceso a teléfonos, fax, internet, Instalaciones y equipos para traducciones simultáneas.

Las mesas y su adecuación

1. La ornamentación para cualquier tipo de mesa debe ser sencilla y de poco volumen.

En el caso de la mesa rectangular el adorno debe ser alargado conformado con flores de calidad y verdes; resulta de alta jerarquía colocar un arreglo floral central. Se pueden colocar candelabros de tres ó más brazos en los extremos de la mesa.

Con respecto a la mesa redonda que se armará al aire libre en horas del mediodía se utilizarán las mesas con adornos redondos con flores silvestres. En todos los casos las flores no deben tener perfume para no interferir con los aromas de los vinos y de los platos de comida. (Ejemplos al final del Trabajo).

2. Se debe manejar correctamente el lenguaje de los cubiertos porque, en primer lugar es signo de cultura, de civilización, de educación; y también al conocer el lenguaje de los cubiertos podemos indicar cuando terminamos el plato, cuando se está descansando, ó repetir el plato.

3. El uso del muletón en el tendido

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