Práctica auditoria interna

                                                                         Introducción

En el siguiente informe que presentaremos sobre el trabajo realizado para un sistema de control, según las Normas Internacionales de Auditoria, vamos a especificar en las correspondientes de que hay ciertas debilidades que se detectaron en el Control Interno en las áreas del Efectivo, Cuentas por Cobrar e Inventario.

Observamos de la forma más razonable como Auditores Independientes que hicimos las evaluaciones que corresponde al Control Interno de la Empresa, de acuerdo a sus políticas contables que los mismos establecen.

También pudimos notar de que existen una serie de exposiciones, porque puede conllevar a tener regularidades en el futuro, e hicimos ciertas recomendaciones para no llegar a tomar decisiones inadecuadas e imprescindibles ante la Gerencia y el Gobierno Corporativo para que tome medidas ante posible catástrofe financiera, que llevaría a esta empresa a la posible pérdida millonaria, para este tipo de caso.  

También en los aspectos que debe de llevar la empresa, en cuanto a sus funciones adecuadas para que esas debilidades en el Control Interno de las diferentes áreas ya mencionadas. Todo esto, para obtener una eficiencia en el sistema contable para fines explícitos razonables.

En función de esto, la Gerencia deberá tomar ciertas restricciones en la que deberán cumplirse los procesos para que el Control Interno sea más eficiente.

EMAPAN, SAS

Carta de Gerencia

Al 31 de Diciembre de 2016

                                                                        Al  31 de diciembre del 2016  

Al Consejo de administración

Asamblea general de accionistas

Estimados señores:

Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la visita de auditoría externa correspondiente al período 2016, a la empresa EMAPAN, SAS., y con base en el examen efectuado notamos ciertos aspectos referentes al sistema de control interno  en las áreas del efectivo, cuentas por cobrar e inventario de mercancías, los cuales sometemos a consideración de ustedes en este informe.

Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como principal protección contra posibles irregularidades que un examen basado en pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o colaboradores en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos de contabilidad.

Expresamos nuestro agradecimiento por la cortesía y colaboración ofrecida a nuestros representantes durante el curso de su trabajo y, de ser necesario, nos complacería discutir estas recomendaciones más detalladamente con ustedes, a fin de que estas puedan ser comprendidas e implementadas adecuadamente.

LA FIRMA KRESTON & ASOCIADOS

CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS

la firma Kreston & Asociados fue contratada para realizar una auditora en la empresa emapan, sas.

1.-        Efectivo.

Durante los primeros días de visita en la empresa, observamos las siguientes situaciones:

• En el área de administración se estaban realizando desembolsos sin previas autorizaciones de los encargados sino más bien que la encargada de caja, esta misma autorizaba y firmaba los volantes de desembolso. Cuando la empresa no tiene un control de la salida de efectivo se pudiese estar pagando dos veces una factura, cuando existe una autorización de desembolsos y no se confirma si antes se ha emitido un cheque entonces se puede duplicar el pago a ese proveedor o para esa compra, cuando los empleados no tienen el suficiente nivel para comprobar si el gasto es justificado o no la empresa puede que incurra en gastos innecesarios, también cuando la persona que autoriza el desembolso es la misma que posee el dinero en custodia puede que este utilice el dinero para su beneficio o para beneficiar a personas en actividades diferentes a las realizadas por la empresa, produciéndose en ocasiones desfalco o una salida innecesaria de dinero.

• La empresa no tiene como práctica realizar arqueos periódicos al efectivo mantenido en caja, producto de las operaciones que realiza la empresa.
• La documentación soporte de los cheques emitidos no es cancelada con un sello que diga “PAGADO” o “CANCELADO”, a fin de evitar de que una misma factura sea pagada más de una vez.  Tal procedimiento puede ser implementado a través de un sello de cancelación de documentación que diga pagado con cheque No., fecha, y que deberá ser estampado inmediatamente sea entregado este documento a su beneficiario.
• Existen cheques emitidos sin la codificación contable correspondiente, la cual permita identificar las transacciones afectadas por estos desembolsos.
• Algunos cheques emitidos no poseen la documentación soporte correspondiente, lo cual pudiera provocar que partidas de gastos sean objetos de impugnaciones por parte de la Dirección General de Impuestos Internos, ante cualquier fiscalización que éstos realizaran a las operaciones de la empresa.
• Los recibos de ingresos no están organizados  en orden cronológico, de tal manera que permita localizarlos rápidamente para fines de análisis.
• El módulo de conciliaciones bancarias, integrado al sistema de contabilidad utilizado por la empresa, no ha sido habilitado para su uso, lo cual ha obligado al departamento a tener que elaborar las conciliaciones bancarias de forma manual.
• Las conciliaciones bancarias no son  firmadas por las personas responsables de su preparación y revisión, lo cual evita establecer responsabilidades en caso de ser necesario.
• Las cuentas corrientes en las instituciones bancarias Banco Popular Dominicano, Banco de Reservas, Banco BHD. y Banco Santa Cruz no son conciliadas mensualmente con los libros de contabilidad, en un formato que permita visualizar las diferentes transacciones que afectan las mismas.

RECOMENDACIONES:

• Establecer funcionarios competentes que realicen las autorizaciones para los desembolsos, sin autorización ningún desembolso será aceptado.

• Elaborar una política normativa para establecer quien supervisara la caja chica, los arqueos sorpresas periódicos y los procedimientos para realizar los desembolsos de caja chica. Todo esto con la finalidad de aumentar el control de los desembolsos y la fiabilidad de la información contenida en Caja Chica.
• Diseñar varios sellos, uno de PAGADO y otro de CANCELADO, para llevar un control de los cheques emitidos, con sus respectivos anexos y sellar con el sello de PAGADO todas las facturas pagadas con el cheque emitido, para evitar duplicidad en los desembolsos. Por otro lado, el sello de CANCELADO, utilizarlo para marcar los cheques que fueron cancelados y redactar la razón por la cual fue cancelado.
• Se recomienda elaborar políticas para la emisión de cheque con su respectiva codificación contable, anexos y motivos por el cual emite dicho cheque.
• Se sugiere soportar cada emisión de cheque con sus respectivas facturas, segmentadas de acuerdo a la codificación de la erogación que se está realizando, con relación a los distintos renglones de la DGII, es decir, si es una factura que genera crédito fiscal (01) o si es un registro para gasto menores (11).
• Elaborar un módulo en el sistema informático de contabilidad para enumerar los recibos de ingresos de manera cronológica, no modificable, para llevar un control de los recibos de ingresos y determinar los que fueron modificados.
• Implementar el módulo de Conciliación Bancaria en el Sistema Informático de Contabilidad. De esta manera se tiene más control en las conciliaciones y se evita la realización de conciliaciones manuales.
• Se recomienda delegar a un responsable para las conciliaciones bancarias.
• Se sugiere implementar una política para trazar los procedimientos y la frecuencia con que se realizaran las conciliaciones de banco. De esta manera se obtiene más control sobre los cheques, depósitos emitidos, cargos e intereses bancarios que afectan el renglón de efectivo. Con el objetivo de hacer los registros de lugar de manera oportuna.

Entendemos es importante que el departamento de contabilidad realice los correctivos correspondientes a las situaciones mencionadas precedentemente, lo cual contribuirá a fortalecer los controles internos en el área de efectivo, y al mismo tiempo, evitar futuras impugnaciones por parte de la Dirección General de Impuestos Internos, por otro lado seguir fortaleciendo los procedimientos, políticas y normas para mejorar el control interno e ir fortaleciendo la entidad.

2.-        Cuentas por Cobrar.

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