REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Emprender un proceso de reorganización administrativa es una decisión que la organización debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha.

La estructura administrativa de las organizaciones representa los cimientos sobre los que se erige y funciona la organización. Una reestructuración adecuada de los recursos humanos y físicos de las mismas permite alcanzar los objetivos de las organizaciones.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

El concepto de organización podemos definirlo como un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de personas. En la organización cuando se cambia una estructura se afecta directamente a toda la organización, ya que sus efectos repercuten en los niveles horizontal y vertical del organigrama. Por ello, en una propuesta de reestructuración tienen que fundamentarse sus causas y su área de influencia. En este caso podemos encontrar dos tipos como la interna y la externa:

Es el proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades especificas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes de un grupo de personas.

ALCANCE Y FUENTES DE UN CAMBIO ORGANIZACIONAL

Cuando se cambia una organización se afecta de forma directa toda su composición, ya que sus efectos se traducen a nivel horizontal y vertical del organigrama.

Debido a ello, la formulación de una propuesta de reorganización tiene que fundamentar las causas que la originan y su área de influencia.

INTERNAS

• Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.

• Lentitud en el flujo de recursos económicos.

• Cambio de estrategias.

• Funcionalidad técnica y/o tecnológica.

• Detección de problemas operativos internos.

• Dificultades en el proceso de toma de decisiones.

• Expansión de la organización.

• Como resultado de una iniciativa para mejorar el desempeño.

• Para asegurar una

ventaja competitiva.

EXTERNAS

• Cambio en la situación del mercado.

• Presión de una competencia.

• Modificación de las condiciones económicas del país.

• Cambios en el marco legal.

• Como propuesta de cámaras o grupos de afiliación.

• Por acuerdos inter e intraorganizacional.

• En atención a convenios y/o tratados nacionales o internacionales.

• Por demanda de grupos de interés.

En la reestructuración de una organización de trabajo debe efectuarse en forma ordenada y conforme a un proyecto de estudio basado en los siguientes elementos:

Metodología.

• Planeación: determina los lineamientos generales de la reorganización, garantizando la cobertura de los factores prioritarios que inciden en el funcionamiento de la organización.

• Instrumentación: Esta consiste en seleccionar y aplicar las técnicas de acopio de información viables en función del alcance y la forma de cobertura de la reorganización, para lo cual deben considerarse las técnicas por emplear, la forma de integrar la información y la revisión de contenidos de acuerdo con las prioridades establecidas.

• Análisis de la información: esta examina los componentes organizacionales según su naturaleza, relación, interdependencia y ubicación en la estructura.

• Implantación: esta transforma los criterios acordados en acciones específicas, para poner en practica opciones viables al cubrir necesidades en orden y tiempo.

• Seguimiento y evaluación: analiza el comportamiento de los cambios mediante mecanismos de información que comprueban y cuantifican las condiciones de desempeño y la calidad de los resultados.

En los mecanismos de estudios, el tomar la decisión de emprender un proceso de reorganización recae en un órgano colegiado, el cual no solo es responsable de su ejecución, sino que constituye en su principal promotor. Estas funciones suelen asignarse normalmente a un comité de decisiones o un equipo técnico que se integradas así:

• En el sector privado: el director o gerente general. En el sector público se compone por:

• En el ámbito central: el subsecretario de planeación

• En el ámbito paraestatal: el secretario estatal responsable de la administración

Cabe destacar que tanto como en el sector privado como en el publico la responsabilidad del cambio organización puede asignarse a una unidad de organización y métodos. Las acciones que desempeñan este equipo técnico permitirán:

Fijar los objetivos que se pretenden alcanzar

• Determinar las estrategias por seguir

• Dirigir y supervisar las tareas.

• Elaborar un proyecto final.

Entre las técnicas más idóneas para la preparación y realización de un cambio en la organización se encuentran:

• Organigramas

• Cuadros de distribución del trabajo

• Mapas de procesos

• Diagramas de flujo

• Normas de calidad aplicables

En los principios de la organización podemos encontrar:

• Departamentalización: este implica la especialización del trabajo de acuerdo con el lugar, producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una división o combinación del personal, las operaciones y sus actividades en grupos o unidades relacionadas entre sí.

• Jerarquización: esta establece líneas de autoridad (de arriba abajo) a través de los distintos niveles y delimita la responsabilidad de cada empleado ante un solo superior inmediato. Esto permite ubicar las unidades administrativas respeto de las que se subordinan a ellas en el proceso de la autoridad.

• Línea de mando: estas líneas se relacionan íntimamente con la jerarquización ya que simbolizan el enlace entre las unidades y constituyen el elemento estructural de los organigramas, ya que representan gráficamente la delegación de autoridad mediante niveles jerárquicos.

• Autoridad:

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