Retencion documental

MODIFICACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Acuerdo a la LEY 594 DE 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”, Artículo 21. El cual trata de Programas de Gestión Documental y el Artículo 23. Formación de archivos: con el fin de tener  en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos que se clasifican en: archivo de gestión, archivo central, archivo histórico y acuerdo al marco normativo que enmarca el decreto DECRETO 1080 DEL 26 DE MAYO DE 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura" en el Artículo 2.8.2.2.2. Elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental y ACUERDO 04 DEL 15 DE MARZO DE 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 del 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”. Se implementa una nueva modificación de la TRD con el fin de crear lineamientos claros y generales de la estrategia de gobierno en línea y poder dar estricto cumplimiento a la norma técnica de calidad en la gestión pública – NTC GP 1000- 2009 la cual específica los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de calidad aplicable a la rama ejecutiva de poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Estos requisitos son fijados con el fin de Desarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, adaptado a las necesidades específicas de la organización, poder controlarlos documentos requeridos por el sistema de gestión de calidad, proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de calidad.

La tabla de retención documental se creó con el fin de poder establecer los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y otras disposiciones, fue creada y modificada con el único fin de mantener un orden documental y archivístico de las dependencias de las entidades. El cual consiste en un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad, ya sea en medio físico o electrónico.

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