Todos hemos participado en reuniones de trabajo, nos hemos quejado de algunas situaciones que se presentan ya sea de forma regular o de vez en cuando, previo a la reunión, durante o después de la misma.

FORO 1

Todos hemos participado en reuniones de trabajo, nos hemos quejado de algunas situaciones que se presentan ya sea de forma regular o de vez en cuando,  previo a la reunión, durante o después de la misma.

Mencione ¿cuáles son esas situaciones  o problemas que se presentan en las reuniones de trabajo y que interrumpen el desarrollo efectivo de ella? ¿qué propuestas presentaría Usted para resolver esos problemas?

Situaciones que se presentan al hacer una reunión de trabajo

Efectivamente como lo dice el encabezado de este foro. Todos hemos participado en reuniones de trabajo, nos hemos quejado de algunas situaciones que se presentan, por ejemplo previo a la reunión se dan situaciones como:

• Impuntualidad del moderador o facilitador,
• Impuntualidad o ausencia de participantes en la reunión,
• Los dos incisos anteriores provocan el retraso en la hora de inicio de la reunión
• Falta de equipo o herramientas para desarrollar la reunión.

Durante la reunión se dan situaciones como:

• Falta de información en el contenido del desarrollo de la reunión,
• Problemas técnicos en el equipo o herramientas usadas en la reunión
• Inconformidad de los asistentes por la mala adaptación del local (no apropiado),
• Quedan temas incompletos por la mala programación.( no ajusto el tiempo)

Después de la reunión:

• Surgen preguntas con respuestas incompletas porque no hubo suficiente tiempo para aclararlas.
• Comentarios desagradables cuando el facilitador no maneja el tema.
• Que los asistentes en la reunión queden confundidos o que no entendieron el objetivo de la reunión.

Mi opinión, respuestas o sugerencias respecto a estos problemas son:

Antes de planear una reunión es necesario preguntarse si en realidad se debe realizar. Muchas veces nos complicamos porque queremos porque basta con enviar un correo o entablar unas pocas conversaciones para lograr el mismo resultado en forma más sencilla. Si se decide hacer una reunión entonces debe planearse cuidadosamente, que es lo que generalmente no se hace.

Planear una reunión implica crear una agenda que funcione hacia un objetivo específico. Esto significa que uno debe saber lo que desea lograr de la reunión y la forma en que lo hará. Ello ayudará a entender los propósitos de la reunión en las mentes de quienes participan.

La planeación debe contener todos los puntos importantes de la reunión, por ejemplo los tiempos bien definidos, hora de inicio y de finalización de la reunión, se debe contar herramientas adecuadas para desarrollar la misma, lista de los que asistirán para un mejor control, y manejo total de la información para despejar todas las dudas que puedan surgir de los participantes.

Saludos

2da participación

De acuerdo con su participación David:

Y para evitar situaciones como las que usted menciona se debe hacer una buena planificación de una reunión:

Una de las faces importantes en cuestión de reuniones grupales es la planificación es donde se define el objetivo de la reunión, conociendo cual es el objetivo, este nos servirá de guía para una correcta conducción de la misma, también debemos decidir quienes estarán presentes, (solo las personas que deben estar en la reunión), la otra fase es la organización esta fase implica empezar y finalizar a tiempo la reunión. Porque  normalmente en las reuniones se pierde tiempo tanto antes como después de las reuniones, esto trae como consecuencia el descontento de los participantes, que se vuelven indiferentes y desinteresados si se los vuelve a convocar para próximas reuniones. La organización también incluye saber elegir un espacio adecuado para la reunión, el cual debe ir acorde al número de participantes.

Saludos

ya sea de forma regular o de vez en cuando,  previo a la reunión, durante o después de la misma.

Solución de problemas

Las reuniones para la solución de problemas requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva un problema. El líder debe proporcionar la información básica necesaria y los participantes sugerir ideas y explorar posibilidades. El papel más importante del líder es hacer que la reunión avance a la consecución de la meta. Debe hacer preguntas como "¿Será esta una solución factible?" "¿Qué relación tiene esto con la idea?" "Otra compañía lo hace de esa forma; ¿es posible en nuestro caso?" "¿Y cuáles de estas dos soluciones consideran ustedes que es la mejor?", para conseguir que la discusión fluya y poder extraer de todos los participantes su conocimiento y opiniones.

LA PREPARACIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS

Consideraciones generales

Así es Carlos y las molestias o las inconformidades en los participantes se puede evitar si se hace una valoración previa a la reunión, en ese sentido antes de planear una reunión es necesario preguntarse si en realidad se debe realizar. En algunas ocasiones, y a nosotros nos ha pasado muchas veces en la empresa que nos convocan a reuniones y después nos mandan un correo con el contenido de la información y entonces nos damos cuenta que la reunión no fue más que para perder el tiempo porque con el correo era más que suficiente.

Por lo tanto la planeación es muy importante. Planear una reunión implica crear una agenda que funcione hacia un objetivo específico. Esto significa que uno debe saber lo que desea lograr de la reunión y la forma en que lo hará.

La agenda debe incluir una lista de todos los temas que han de cubrirse, así como los tiempos asignados a cada uno, también debe señalar el tiempo de iniciación y finalización, la ubicación, la lista de participantes y lo que se espera de ellos. Si hacemos esto tendremos una reunió efectiva.

Aunque el líder es el responsable de planear la reunión, si se involucran participantes en la planeación, ellos estarán más interesados y preparados. Formule las siguientes preguntas por anticipado:

¿Qué soluciones y métodos para el problema parecen factibles?

¿Qué asuntos complicados parecen ser obvios?

¿Cuáles podrían ser los resultados finales?

Incorpore luego sus respuestas en una agenda preliminar y repártala para retroalimentación posterior.

Entregue la agenda a los participantes con suficiente anticipación para que tengan tiempo de prepararla. Distribuya también los anexos que respaldan cada tópico. Esto le permite asumir al líder que los participantes poseen toda la información preliminar.

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