Vocabulario archivistico

VICTOR HUGO MUTIS ALEMAN

MAYI ESTEFANI RUEDA MORALES

CORPOTECC

BARRANCABERMEJA

2013

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. Consultar la siguiente lista de términos

 AdministraciónDocumental:

Metodologíadestinadaaplanear,dirigirycontrolarlaproducción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.

 Casilleros:

Muebledivididoenhuecosopartesparatenerclasificadosdocumentosyobjetos.

 Clasificación:

Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados,además tambiénconsiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y funcional.

 Conservación:

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte las posibles alteraciones físicas en los documentos y por otra, la restauración deéstos cuando la alteración se ha producido.

 Cronológico:

Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fecha de sucesos o procesos. En archivo es una serie de documentos archivados en un orden sintomático ya se por meses, años, días, horas todo lo referido a tiempo, la palabra cronológico se refiere al tiempo o el momento en que se archivan ciertos documentos.

 Documentación:

Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.Otra definición de documentación esla recolección, almacenamiento, clasificación, selección, difusióny actualización de todos los tipos de información.

 Documento:

Desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de laactividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única que sirve comotestimonio, información y puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación.

 Epistolar:

Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas quehabitualmente toma la forma de carta.

 Estructura Funcional:

Organización basada en la idea de agrupar las especialidadesocupacionales que son similares o relacionadas.

 Expediente:

Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto específico y que constituyenuna unidad archivística. También se conoce como la unidad documental formada por unconjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productoraen la resolución de un mismo asunto.

 Facsímil:

Reproducciónidénticadeundocumento,logradoa travésdeunmediomecánico,fotográficoelectrónico.

 Filatelia:

Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos.

 Flujo:

Estudiodelosaspectosoperacionalesdeunaactividaddetrabajo.

 Flujograma:

Esunarepresentacióngráficadelasecuenciadeactividadesdeunproceso.

 Foliación:

Es lanumeracióndetodasycadaunadelasfojasqueconformanelgrupodocumentalypodráhacerseporfondo,sección,subsección,serieoexpediente,atendiendoalosrequerimientosprácticosdelarchivo.

 Folio:

Lashojasquecomponenundocumentocorrespondiendoacadafoliodospáginasyse enunciancomofoliofrenteyfoliovuelto.

 Franqueadora:

Máquina con la cual se estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada.

 Franquicia:

Contratoa travésdelqueunaempresaautorizaaalguienausarsumarcayvendersusproductosbajodeterminadascondiciones.

 Gestión de documentos:

Conjuntodeactividadesadministrativasytécnicastendientesaleficiente,eficazyefectivomanejoyorganizacióndeladocumentaciónproducidayrecibidaporunaentidaddesdesuorigenhastasudestinofinal,conelobjetodefacilitarsuconsulta,conservaciónyutilización.

 Minuta:

Borradordeundocumentodondeseexpresanalgunosdatosesenciales,quepermitenposteriormenteelaborarunacomunicación.

 Original:

Documentoproducidodirectamenteporsuautor,sinserunacopia.

 Radicación:

Procedimientopormediodelcuallasentidadesasignanunnúmeroconsecutivoalascomunicacionesrecibidasoproducidas,dejandoconstanciadelafechayhoradereciboodeenvío,conelpropósitodeoficializarsutrámiteycumplirconlostérminosdevencimientoqueestablezca

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