DERECHO NOTARIAL

DERECHO NOTARIAL Y REGISTRAL

TEMA: INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL, LAS ACTAS, EL PROTOCOLO Y EL APENDICE.

INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL

La doctrina es uniforme en cuanto al concepto de documento e instrumento, considerando al primero como al género y al segundo como la especie. Dentro de esta uniformidad conceptual tomamos las definiciones que sobre ambos da el doctor Mario Alzamora Valdez, quien dice:

• Documento es todo objeto físico que representa y sirve para demostrar la realidad de otro objeto de un hecho o de un acontecimiento cualquiera.

• Instrumento es todo objeto material representativo del pensamiento mediante la escritura.

A esta definición habría que agregar que el instrumento no solamente representa el pensamiento sino también la voluntad y en el ámbito del Derecho básicamente es la representación de la voluntad, por que el acto jurídico es la manifestación de la voluntad destinada a crear, regular o extinguir relaciones jurídicas (Art. 140 del CC).

Tan bien es cierto, que la manifestación de voluntad que genera el acto jurídico puede ser expresa o tácita y que la expresa puede ser formulada oralmente, por escrito o por otro medio directo; lo común en las relaciones jurídicas es que la manifestación de la voluntad se formule por escrito (Art. 141 del CC).

El instrumento no solamente es la representación de la voluntad y del pensamiento, sino también descripción de objetos, hechos o circunstancias.

El C.P.C. vigente usa la denominación de documento, en el concepto que la doctrina asigna a tal vocablo. En efecto entre los medios probatorios se considera a los documentos (art. 192, inc.3) y define al documento como: Todo escrito u objeto que sirva para acreditar un hecho (Art. 233 del CPC), y a los documentos escritos los clasifica en públicos y privados, refiriéndose luego a otras clases de documentos, como los impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas y otras reproducciones de audio o video. La telemática general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho o una actividad humana o su resultado.

Se aprecia claramente que el Código, sin mencionarlo, distingue el instrumento del documento, prefiriendo usar la denominación genérica de documento, cuando se refiere al instrumento, como se aprecia de los artículos 235 y 236 que legislan sobre los documentos públicos y los documentos privados respectivamente.

1.- CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS

Los instrumentos se clasifican en públicos y privados.

A.- Los instrumentos públicos: son aquellos en los que ha intervenido un funcionario público en ejercicio de sus funciones.

El funcionario público deja constancia de:

• Hechos realizados en su presencia.

• Declaraciones de las partes

• Hechos propios del funcionario

• Expide copias certificadas de los documentos originales que existen en su poder.

Para el Código procesal Civil es documento público el otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones y la escritura pública y demás documentos otorgados ante o por Notario Público, según la Ley de la materia.

La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificado por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario según corresponda.

B.- Los instrumentos privados: son aquellos otorgados por las partes sin intervención de funcionario público. Estos instrumentos pueden ser escritos y firmados por sus autores, escritos por un tercero, pero firmados por el autor, escritos y firmados por un tercero a ruego del autor, escritos por el autor pero sin firma; y ni escritos ni firmados por el autor.

Según el Código Procesal Civil, es documento privado el que no tiene las características del documento público. La legalización o certificación del documento privado no lo convierte en público.

2.- INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES

Son aquellos que el Notario, por mandato de la Ley o a solicitud de parte extiende o autoriza en ejercicio de su función o a solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley.

Estos documentos autorizados por Notario, producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencie.

Estos conceptos guardan concordancia con las funciones que la misma Ley le asigna al Notario, como profesional del derecho que está autorizado a dar fe de los actos y contratos que ante el se celebran.

Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes.

Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos.

El Art. 31 establece que los instrumentos públicos notariales deberán extenderse con caracteres legibles, en forma manuscrita o usando cualquier medio de impresión que asegure su permanencia, dispositivo que permite que los Notarios puedan utilizar cualquier sistema electrónico anteriormente estudiado.

2.1. CLASES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES

La Ley del Notariado clasifica a los instrumentos públicos notariales en:

• Protocolares

• Extraprotocolares

a.- Instrumentos públicos protocolares: son las escrituras públicas y demás actas que el Notario incorpora al Protocolo Notarial.

El Protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley. (5)

Forman el protocolo notarial los siguientes registros:

• De escrituras públicas, en el que se extienden las escrituras, las protocolizaciones y actas que la ley determine

• De testamentos, donde se otorga el testamento en escritura pública y el cerrado, se lleva en forma directa por el Notario para garantizar la reserva que la Ley establece, y en el otorgamiento se observan las normas del Código

Civil y las de la ley del Notariado.

• De actas de protesto, donde se registran las constancias de protesto realizadas de conformidad con la Ley de Títulos Valores, autorizándose a que el Notario pueda llevar registros por separados para títulos valores distintos, pudiendo por excepción utilizar formatos impresos en lugar

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