Estandarizacion De Compras

PROCEDIMIENTO ESTANDARIZADO PARA PROCESO DE COMPRAS

1. El Departamento Solicitante, debe remitir la “Requisición de Compras” al “Jefe de Compras”, es necesario que adjunte especificaciones técnicas en caso de productos nuevos.

2. El “Jefe de Compras” recepta la “Requisición de Compras”, evalúa contenido del documento y si el caso amerita, verifica especificaciones técnicas.

3. El Jefe de Compras decide si es viable la aprobación de la requisición.

4. Si la requisición es aprobada por el Jefe de Compras, elabora el “Formato de Consulta de Insumos a Bodega”, y hace llegar el documento al Departamento de Bodega.

5. El Supervisor de Bodega que atiende pedido, verifica la existencia del pedido en relación a las cantidades actuales que se encuentran en bodega.

6. El Supervisor de Bodega elabora un “Informe de Saldos en Bodega”; y hace llegar copia del documento al Jefe de Compras.

7. El Jefe de Compras determina si las existencias de bodega, cumplen con la “Requisición de Compras” enviada por el departamento solicitante, si este es el caso; termina procedimiento de compras.

8. Si las existencias de bodega no satisfacen la “Requisición de Compras”; el “Jefe de Compras” establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida – saldos en bodega).

9. El “Jefe de Compras” revisa historial de proveedores; determina si existen registros de proveedores para la “Requisición de Compra”; si encuentra registros, ir al paso 11 caso contrario al paso 10.

10. El “Jefe de Compras” solicita proformas o cotizaciones a proveedores.

11. Los proveedores realizan y proporciona proforma en el tiempo sugerido por el Jefe de Compras.

12. El Jefe de Compras realiza un análisis en base a las proformas recibidas,determina mejor opción de compra en base a precios y tiempos de entrega; debe emitir un informe en un periodo máximo de dos días.

Dándole al sistema especificaciones concretas de lo que deseo comprar el programa permite ver con facilidad la mejor opción de compra ya que puede organizar de manera confiable las proformas por menor precio, tiempo de entrega permitiendo generar informes de manera inmediata. El programa proporciona facilidad en el uso, calidad en la información suministrada en el informe permitiendo tomar decisiones a menor tiempo por tal motivo se convierte en una herramienta eficiente. …….

13. Si no existe una proforma que llegue a satisfacer la requisición, se regresa al paso 10.

El programa permite determinar según especificaciones dadas si la proforma cumple con los requisitos necesarios para hacer efectiva la compra en caso que no sea así informará al usuario a través de una notificación que no cumple con lo anteriormente

...