Generalidades y estructura de un manual de calidad

Tema 3. Generalidades y estructura de un manual de calidad

Marco Conceptual

Dentro de los documentos del sistema de calidad está en el manual de calidad, el cual constituye el principal documento que plantea la política de calidad, demuestra y describe el sistema de calidad, a través de un bosquejo estructurado del sistema de calidad; y es fundamental para la implantación y mantenimiento del sistema de calidad.

El manual de calidad está apoyado en los procedimientos documentados del sistema de calidad, los cuales están determinados por el tamaño de la organización, la naturaleza de la actividad, la amplitud deseada y la estructura del manual de calidad. Los procedimientos documentados se aplican a una o más partes de la organización. El manual de calidad presenta la jerarquía del sistema de Documentación.

El responsable de la administración y el control de la documentación, debe elaborar un procedimiento documentado, que establezca los lineamientos para realizar los cambios, modificaciones, revisiones o adecuaciones al manual de calidad.

4.2.2 Manual de la calidad

La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:

1. El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión (véase 1.2).

2. Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de la Calidad, o referencia a los mismos.

3. Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. (ICONTEC,2008)

Propósito del manual de calidad

Los manuales de calidad se usan en las organizaciones con diferentes objetivos, dentro de los cuales se pueden anotar:

 Comunicar la política, los procedimientos y los requerimientos de la empresa.

 Implantación de un sistema de calidad eficaz.

 Proveer prácticas de control mejoradas y facilitar actividades de aseguramiento.

 Proveer la base documentada para auditar sistemas de calidad.

 Proveer continuidad del sistema de calidad y sus requerimientos durante circunstancias de cambio.

 Capacitación del personal en los requerimientos del sistema de calidad y métodos de cumplimiento.

 Presentación de su sistema de calidad para propósitos externos, como demostración de cumplimiento con ISO 9001.

 Demostración de cumplimiento de su sistema de calidad con Normas de calidad requeridas en situaciones contractuales.

Para cumplir con el manual de calidad, se debe generar una serie de documentos que ofrezcan las políticas generales de actuación de la empresa:

Establecer la política de calidad de la empresa

 Establecer el organigrama de la empresa, donde se establezca la responsabilidad y autoridad, se señalen los recursos y el personal de verificación, se establezca quién actúa como líder para la implantación del sistema de calidad.

 Tener contacto con el cliente para resolver dudas o asegurar que está en la ruta adecuada por medio de un representante.

 Establecer las funciones principales de cada uno de los puestos de trabajo importantes para el control de los productos y/o servicios.

 Establecer las políticas generales de actuación de la empresa con respecto a cada uno de los requisitos de la Norma.

 Listado de cada uno de los procedimientos aplicables a la empresa por cada requisito.

Estructura del manual de calidad

Para la implementación de la documentación bajo los requisitos de la Norma ISO 9001 no existe una estructura o formato específico para manuales de gestión de la calidad, sin embargo en el deben converger, tanto la política de calidad como los objetivos, procesos y procedimientos de la organización de tal manera que sean claros, precisos, completos, y que estén planteados de manera simple y concisa.

El manual de calidad puede:

 Ser una compilación directa de los procedimientos del sistema de calidad.

 Ser una sección de los procedimientos del sistema de calidad.

 Ser una serie de procedimientos para aplicaciones específicas en facilidades físicas.

 Ser más que un documento o nivel.

 Estar sólo.

Proceso de preparación del manual de calidad

El documentar el sistema de gestión en un manual de calidad, es decisión de la alta dirección, así como el designar a un responsable competente de su coordinación, ejecución e implementación.

Los pasos generales que deben seguirse en la elaboración se resumen a continuación a manera de guía, aunque es necesario que cada organización en particular, haga una lista de lo que considere importante.

1. Enumerar las políticas existentes aplicables al sistema de calidad, los objetivos de calidad, los procesos y procedimientos; si no existen planear la elaboración asignando responsables y fechas de compromiso.

2. Definir los elementos del Sistema de Gestión de la Calidad que aplican de acuerdo con la Norma seleccionada.

3. Obtener datos sobre el Sistema de Gestión de la Calidad, utilizando como fuente los usuarios actuales.

4. Diseñar encuestas, entrevistas y reuniones. Desarrollarlas sobre las prácticas existentes.

5. Buscar y obtener fuentes adicionales de Documentación o referencias de unidades operativas.

6. Determinar el formato y la estructura del manual deseado.

7. Clasificar los documentos de acuerdo con el formato y la estructura deseados.

8. Utilizar cualquier otro método apropiado dentro de la organización para terminar el proyecto de manual de calidad.

Revisión

Una vez realizada la elaboración del manual en borrador, debe ser revisado por personal responsable que le asegure claridad, precisión, conveniencia y una estructura adecuada.

Las personas que van a utilizar el documento deben revisarlo para que se hagan las sugerencias que consideren oportunas para el logro de los objetivos que se pretenden.

La autorización para liberar el manual debe ser dada por el nivel de la alta dirección y debe quedar registrado en el documento, para su implementación o sus acciones individuales.

Distribución del manual

La distribución del manual de calidad, debe hacerse en su totalidad o por partes o secciones. En cualquier situación el usuario debe tener disponibilidad para una mejor utilidad.

La distribución del manual debe darse en la misma forma como se desarrolla

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