NORMATIZACION STOCK

STOCK: Es  la cantidad óptima de insumos que debe poseer un servicio determinado, de tal forma que pueda prestar el servicio sin contratiempos, pero a la vez sin tener exceso de existencias.

 Los stocks  definidos por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la E.S.E. Hospital San Antonio de Caramanta serán 2, los cuales tendrán una persona que se  responsabilice de ellos así:

Urgencias

Sala de partos

Carros de Paros

Mensualmente una auxiliar de enfermería queda responsable de los stocks.

Cada responsable de los stocks deberá pasar informe mensual al Regente de Farmacia sobre los vencimientos, deterioros y averías que se presenten en cada stock.

DEFINICIÓN DEL STOCK: los diferentes stock, tanto de material médico - quirúrgico como de medicamentos serán definidos por el jefe de cada servicio para el cual se define el stock, además de un representante del comité de Farmacia y Terapéutica (regente de farmacia)                

Este formato se debe utilizar para todo stock que se haya definido en hospital, incluyendo los medicamentos e insumos de los carros de emergencias.

NORMAS:

Todos y cada uno de los stocks y los carros de emergencias deben tener fijado el listado en un lugar visible y en el mismo sitio donde se tienen almacenados los insumos. Estos listados no deben tener tachones borrones ni enmendaduras y deben estar respaldadas con la firma del presidente del Comité de Farmacia y Terapéutica.

La inclusión y/o exclusión, el cambio de cantidades de los insumos definidos en stock debe ser aprobada por el comité, el cual debe levantar siempre un acta para ello y debe también suministrar el nuevo listado.

Los carros de emergencias de los servicios de urgencias, sala partos, y ambulancia contienen los medicamentos básicos requeridos para una emergencia y no deben ser utilizados sino para ese fin. La reposición de los medicamentos gastados es responsabilidad directa de las auxiliares de enfermería, y serán verificados por el enfermero jefe; en la entrega del turno deben informa  las  novedades a la enfermera que recibe. En caso de no haber servicio de farmacia se deben pedir los medicamentos faltantes a urgencias especificando que los medicamentos son para el carro de emergencias.

A todos los stocks, sin excepción, se les debe hacer control  mensual sin previo aviso. Se debe levantar un acta por cada control efectuado (puede ser conjunta para todos los stocks) y se debe archivar en una carpeta que se abrirá para tal efecto. El archivo de los controles lo debe manejar el comité de Farmacia y Terapéutica.

Todo insumo, llámese medicamento,  dispositivo medico , insumo de odontología, rayos X, laboratorio o cualquier otro que sea donado al hospital debe ser autorizado por el comité de farmacia y terapéutica y luego pasar a farmacia, para hacer su respectivo ingreso al sistema. En caso de que el producto donado llegue directamente a un servicio determinado (urgencias, cirugía, hospitalización, laboratorio etc.), no se debe utilizar el producto y debe ser remitido a la farmacia para almacenarlo mientras autoriza su ingreso el comité. Si la farmacia esta cerrada al momento de ser entregados por el proveedor, la donación se debe almacenar en el servicio de urgencias en un lugar fresco y seco hasta que lo puedan remitir a farmacia.

REPOSICIÓN DE LOS STOCKS

Pedidos al Servicio de farmacia: Se deben hacer diariamente, ver formato. Por paciente en el caso de hospitalización, el día sábado se deberá hacer pedido para los días domingos y festivos. En este servicio no debe existir stock de medicamentos, salvo que  haya pacientes internados. También para los servicios de urgencias y sala de partos el pedido se debe hacer diariamente, Las reposiciones para estos servicios se deberán hacer con la hoja de gastos de cada paciente.

Los pedidos deberán ser autorizados por el Enfermero Jefe y/o el jefe de cada servicio.

Los horarios de pedido de los diferentes servicios serán de 10:00 a.m. a 11 am

NOTA: Solo en  el caso de  hospitalización se despacharán medicamentos que sean ordenados para iniciar tratamiento de inmediato, o pacientes hospitalizados fuera del horario establecido para realizar el pedido.

Se deben tener en cuenta las siguientes normas para realizar los pedidos al Servicio de Farmacia:

El pedido siempre debe hacerse teniendo en cuenta las cantidades definidas en el stock y los kárdex de hospitalización, y en el formato establecido para tal fin.

Los demás insumos se deben pedir siempre comparando contra el stock definido.

Los pedidos se deben elaborar a tinta; de manera clara; sin tachones, borrones ni enmendaduras, sin uso de corrector.

Los pedidos de odontología, laboratorio, rayos x, vacunación etc. lo deben firmar los respectivos coordinadores de cada servicio, sellar, numero de registro y de cédula de ciudadanía.

Al momento de recibir un pedido en la farmacia, quien lo recibe debe revisar que todos ellos tengan el nombre del medicamento, la fecha de vencimiento, la concentración, el número de lote y el nombre del fabricante (tabletas, grageas, cápsulas, ampollas, etc.). No se deben aceptar medicamentos que no tengan esta información mínima.

Los insumos que se despachan al stock deben tener como mínimo 7 meses de vida útil.

En el caso en que al sacar un medicamento de su empaque original y/o este pierda su fecha de vencimiento y/o nombre del principio activo o concentración o número de lote, estos se deben rotular , con el objeto de mantener siempre identificado el producto y de evitar pérdidas, ya que medicamentos que no cuenten con esta información básica es necesario desecharlos.

No se despacharán pedidos fuera de los  horarios establecidos, salvo una emergencia.  

Las averías serán reportadas al servicio farmacéutico con el diligenciamiento del formato de devolución y el insumo averiado,  con el fin de tomar correctivos.

DISTRIBUCION PARA PACIENTES HOSPITALIZADOS

Los medicamentos se deben pedir por paciente para 24 horas cuando para este servicio.

Los medicamentos que los pacientes no consuman, bien sea por cambio de tratamiento o por suspensión del mismo, se deben devolver a la farmacia.

Los demás insumos se deben pedir siempre comparando con la orden médica de cada paciente

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