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En los últimos años, múltiples empresas y organizaciones han adoptado la Oficina de Manejo de Proyectos (PO, o Project Office) como manera de manejar múltiples proyectos en forma simultánea, así como para poder compartir recursos entre dichos proyectos.

El PMBOK®, en su sección 2.3.4 (“Rol de la PMO en las estructuras de la organización”) explica la relación entre la oficina de proyectos y la estructura de la organización: la PO puede existir tanto en organizaciones con estructura tradicional (donde la estructura está orientada a especialidades), en organizaciones orientadas a proyectos (es decir, donde la estructura principal de la organización corresponde a los proyectos) o a una organización matricial (que intenta combinar las características de una organización tradicional, orientada a especialidades, con una organización orientada a proyectos): “La función de una [PO] dentro de una organización puede variar desde una influencia de asesoramiento, limitada a la recomendación de las políticas y procedimientos específicos sobre proyectos individuales, hasta una concesión formal de autoridad por parte de la dirección ejecutiva”.

Por cierto que hay quienes objetan que a la oficina de proyectos (PO) se le denomine Project Management Office (PMO), dado que ésta última es el término tradicionalmente utilizado para la oficina de manejo de un proyecto en particular (véase el libro de Newell, Preparing for the Project Management Professional Certification Exam, p. 12).

Las ventajas de una oficina de proyectos son más claras si consideramos las fortalezas y debilidades de los tres tipos de organización que hemos mencionado:

La organización “pura” en torno a proyectos (projectized organization)

En estas organizaciones, los gerentes de proyectos tienen el mando. El personal (excepto áreas administrativas o de apoyo) pertenece a una gerencia de proyecto

Sus desventajas y debilidades principales son: El proyecto termina, y con éste terminan también los equipos de trabajo (es decir, que se pierde continuidad, cohesión y experiencia); también, el personal especializado no es eficientemente compartido o aprovechado.

La organización tradicional (functional organization)

En estas organizaciones, los gerentes de área tienen el mando. El personal pertenece a una gerencia, centrada en una especialidad o área de conocimiento (ejemplo: Gerencia de Desarrollo Para Cliente-Servidor, o Gerencia de ERP). Su ventaja principal consiste en que el personal tiende a volverse muy diestro en su área de especialidad.

Sus desventaja y debilidad principal es que fomenta conservadurismo y complacencia en torno a las áreas de especialidad: este tipo de organizaciones son refractarias al cambio tecnológico, no sólo por la amenaza que el cambio representa para su base de existencia, sino principalmente

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