Benchmarking

El BENCHMARKING- BM

1. Definiciones.

El benchmarking es un proceso de mejora y aprendizaje continuo y permanente. Se aplica en las organizaciones competitivas en el mundo globalizado de hoy. En este aspecto podemos destacar la continuidad; se trata de un proceso que no debe hacerse una sola vez, sino que debe ser permanente, lo que va a permitir que la organización se mantenga en constante superación frente a la competencia.

La definición formal está basada en la experiencia y en los éxitos de los primeros días de aplicación de esta moderna herramienta de administración. Consiste en un proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas en comparación con aquellas empresas reconocidas y líderes en determinados sectores.

Otra definición importante establece que el benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente en el trabajo. De igual forma podemos decir que es una técnica que nos obliga a hacer buenos negocios, tomando en cuenta el elemento externo que rodea a la organización, ya que sin ello no se tendría la información necesaria para poder enfrentar a la competencia.

El benchmarking asegura y fija los objetivos y metas, corrige las estrategias y propone las mejoras en beneficio de la organización.

En esta definición el BM es aplicable a las áreas de la organización cuyas funciones están orientadas hacia las operaciones; es decir, incidir en la comprensión de las prácticas con el objetivo de determinar un estándar de medición que permita comparar resultados. Estas mediciones no consisten solamente en algo que pueda cuantificarse primero y comprenderse después, sino en saber exactamente qué es lo que se está haciendo en la organización para lograr el desempeño excelente, la mejor de las prácticas, la mejor de su clase, la mejor de su especie.

Analicemos una definición extraída del libro de Bengt Kallof y Svante Ostblom sobre el tema: “El benchmarking es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia

El benchmarking: que es y que no es

2.- ¿Qué cosas pueden someterse al proceso de Benchmarking?

Prácticamente cualquier cosa que se pueda observar o medir puede ser objeto de Benchmarking. Anteriormente, la práctica de comparaciones organizacionales estaba un tanto limitada a áreas estructurales o relacionadas con productos (cosa de fácil observación. Sin embargo, la experiencia con el Benchmarking ha aumentado muchísimo las áreas potenciales para investigación. La gente suele sorprenderse por la cantidad y la calidad de información que está disponible para quienes se proponen encontrarla

La categoría de la información aquí presentada no representa una lista exhaustiva de las áreas que pueden ser sometidas a benchmarking, pero si representan las áreas a las cuales más de una acude en busca de la información que las empresas han intentado recopilar como parte de sus investigaciones de benchmarking

¿Qué cosas someter al proceso de benchmarking?

3. Etapas del benchmarking.

Podemos mencionar 6 etapas del benchmarking

a. Decidir a qué proceso se le hará benchmarking

En este primer paso debemos tener en cuenta cuáles son los procesos que se deben identificar primero, analizarlos y estudiarlos de tal forma que la aplicación del benchmarking se lleve a cabo de una forma excelente. Luego de realizado este paso con bastante detenimiento, se procederá a evaluar las estrategias e ideas para su correcta aplicación, determinación con la cual se logrará focalizar todos los esfuerzos que se deben emplear con la finalidad de no gastar energía y tiempo innecesario, con lo cual se perjudicaría la empresa. Una vez que se han seguido todos estos pasos se asignan los recursos requeridos.

b. Constituir un equipo de benchmarking

Concluida la primera etapa, es importante la conformación de un equipo. Si bien es cierto que el benchmarking puede ser realizado en forma individual, es recomendable que se agrupe a las personas que más conocen las funciones del proceso al que se le va a aplicar esta herramienta, a las que tienen cierto grado de ascendencia o rangos altos dentro de la organización, para permitir que las decisiones sean oportunas y fluidas. En algunos casos conviene elegir al mejor trabajador de la compañía, con la finalidad de que sirva de ejemplo a sus compañeros y estos se sientan estimulados. Los equipos de benchmarking pueden incluir hasta nueve integrantes, aunque lo aconsejable es que sean cuatro o cinco.

c. Identificar quiénes serán los socios del benchmarking

En esta tercera etapa se tiene que definir cuáles son las mejores prácticas que para el concepto de la organización deben imitarse, igualarse y superarse. Es el momento de precisar exactamente lo que se quiere realizar y los resultados que se desean obtener, determinando la información necesaria y de utilidad para llevar a cabo el benchmarking. De este modo se irán identificando las prácticas exitosas que se efectúan en otras organizaciones y que se pueden adaptar a la nuestra.

d. Recopilar y analizar la información de benchmarking

Una vez cumplidas las tres primeras etapas, corresponde al equipo de BM encargarse de la recopilación de la información, así como de la selección de los planes y métodos de trabajo. De ahí la importancia de que los integrantes sean los más expertos para que la selección se haga de la manera más profesional posible. Posteriormente se debe contactar a las empresas que utilicen estos métodos o los hayan aplicado antes (socios), analizando los ajustes pertinentes para ser empleados por la organización.

e. Actuar

Es la etapa más trascendental por cuanto el proceso de BM ha llegado a su fin y lo que corresponde ahora es especificar y determinar –a través de varios informes– los lineamientos que deberán adoptarse en la incorporación de estos nuevos mecanismos para que la organización sea más eficiente y eficaz. Es importante que en dichos informes se incluyan recomendaciones

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