Capitulo 9 Auxiliares para la planeación y las decisiones

Capitulo 9

Auxiliares para la planeación y las decisiones

Usos de la administración del conocimiento

La administración del conocimiento implica la administración, generación, documentación, difusión y transferencia de información, conocimiento técnico y experiencia entre personas con el objeto de mejorar la efectividad de la organización. Esta requiere la creación de un sistema para reunir datos y mantener datos, así como para mejorar la comunicación. En general se considera que la administración del conocimiento consta de tres componentes principales, los cuales son:

• Conocimiento explícito: publicado en informes y manuales generados de forma interna, así como libros, diarios, datos e informes del gobierno.

• Conocimiento tácito: la información, las competencias y la experiencia que tienen los empleados, inclusive sus contactos profesionales y la información interpersonal compartida.

• Tecnologías facultativas: intranets, internet, buscadores, software de flujo de trabajo.

1. Metas de la administración del conocimiento

La aplicación de la administración del conocimiento tiene tres metas naturales: los equipos, los clientes y los trabajadores de la organización.

• Equipos: al reunir las ideas y la información de cada equipo, el equipo de un proyecto podrá avanzar con más rapidez y eficiencia porque adquiere conocimiento del trabajo que se está desempeñando en otra parte de la organización.

• Clientes: los clientes satisfechos son la base del éxito continuo de la empresa. Para desarrollar y mejorar las relaciones con ellos es esencial llevar registro de sus asuntos, patrones de compra y expectativas.

• Trabajadores: el activo más valioso de una organización son sus trabajadores. La administración del conocimiento puede seguir el rastro de las competencias de los empleados, facilitar las revisiones de su desempeño, proporcionar capacitación, presentar información actualizada de la empresa, administrar prestaciones, mejorar el conocimiento y el ánimo de los empleados y ayudarles a aprender unos de otros.

1. Tecnología facultativa

La tecnología es uno de los elementos que faculta la administración del conocimiento. Establece las bases para las soluciones que automatizan y centralizan la posibilidad de compartir el conocimiento y de propiciar la innovación. La elección del conjunto de tecnologías que serán la base para construir la administración del conocimiento debe abordar al menos dos cuestiones centrales. En primer término, las tecnologías solo deben presentar información relevante para los usuarios con una rapidez, en segundo término, las tecnologías utilizadas deben abarcar una serie de aparatos, desde teléfonos hasta computadoras laptop.

• Sistemas expertos: un sistema experto es un programa de computo basado en los procesos de las personas para la toma de decisiones, empleando conocimiento especializado y habilidades, el cual almacena, recupera y manipula datos, diagnostica problemas y toma decisiones limitada basadas en información detallada sobre un problema particular. Tiene como características:

• Está programado para utilizar conocimiento de los hechos, reglas de si…, entonces…, y procedimientos específicos para resolver ciertos problemas.
• Está basado en el proceso de toma de decisiones utilizado por gerentes o especialistas efectivos.
• Proporciona explicaciones programadas, de manera que el usuario puede seguir los supuestos, la línea de razonamiento y el proceso que desemboca en la alternativa recomendada.

1. Modelo del balanced scorecard

Es un proceso que permite que una organización conozca y comprenda más a fondo sus decisiones estratégicas considerando la función de las finanzas, los clientes, los procesos internos y el aprendizaje/crecimiento. El modelo toma en cuenta medidas financieras y extra-financieras, mejoras internas, resultados pasados y requerimientos permanentes como indicadores del desempeño futuro.

Este modelo pretende medir y proporcionar retroalimentación a la gerencia para que pueda implementar las metas y las estrategias globales. Algunos beneficios del modelo son:

• Ayuda a alinear las metas y las medidas fundamentales del desempeño con la estrategia en todos los niveles de una organización.
• Proporciona a la gerencia un panorama comprensivo de las operaciones del la empresa.
• Facilita la comunicación y la comprensión de las metas y estrategias de negocios en todos los niveles de una organización.
• Fomenta la retroalimentación estratégica y el aprendizaje.

Usos de los auxiliares para hacer pronósticos

Un pronóstico implica proyectar o calcular futuros eventos o condiciones que se presentan en el entorno de una organización. Un pronóstico se refiere sobre todo a hechos o condiciones externos que la organización no puede controlar, pero que son importantes para su supervivencia y crecimiento.

La mayor parte de pronósticos se basa en alguna forma de extrapolación. Una extrapolación es una proyección de una tendencia o línea del pasado o presente hacia el futuro. Existen numerosos auxiliares para hacer pronósticos entre los cuales sobresalen:

• Método Delphi: es un auxiliar para hacer pronósticos y tomar decisiones buscando el consenso de un grupo de expertos, el proceso reemplaza la comunicación y la discusión cara a cara a cambio de un programa cuidadosamente planeado y ordenado de intercambios impersonales que siguen secuencia. El método incluye normalmente tres fases:

• Se envía un cuestionario a un grupo de expertos.
• Se prepara un resumen de la primera fase.
• Se prepara un resumen de la segunda fase.

• Simulación: es una representación de cómo funciona un sistema real, una simulación, imita algo real, no es real en sí y sus usuarios la pueden modificar. Un modelo de simulación normalmente describe el comportamiento de un sistema real en términos cuantitativos y/o cualitativos. Por lo general, la simulación se emplea para pronosticar los efectos que los cambios del entorno y las decisiones internas de la administración tiene en una organización, departamento o unidad estratégica de negocios.
• Escenarios: son narraciones descriptivas que ayudan a las personas a reconocer a futuros alternativos que plausiblemente cambiará y serán inciertos y a adaptarse a ellos, ofrecen una manera de identificar los caminos alternativos que podrían existir para una organización en el futuro y las acciones que quizás implicará el recorrer cada uno de ellos. El proceso para la planeación de un escenario es:

• Establecer un equipo de planeación central.
• Conseguir una muestra representativa de profesionales.
• Incluir a personas e información del exterior.

Usos de los auxiliares para la creatividad.

La creatividad debe apoyar toda planeación y la toma de decisiones. La creatividad es la capacidad para visualizar, generar e implementar nuevas ideas o conceptos o nuevas asociaciones, que sean novedosas o útiles, entre las ideas y los conceptos existentes. En la siguiente figura se muestran las etapas del proceso creativo.

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La etapa de preparación implica investigar un asunto o problema a fondo con el objeto de asegurar que todos los aspectos han sido identificados y entendidos. Esta etapa requiere buscar y recabar datos e ideas.

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