ELABORACIÓN Y CODIFICACION DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

Objetivo

Establecer las disposiciones relativas al formato, contenido, codificación, carátulas y la metodología para la elaboración de los procedimientos e instructivos de trabajo de la empresa Flesan Obras Civiles.

Alcance

Aplica desde la necesidad de crear un nuevo documento, registro, instructivo u otro; en Flesan Obras Civiles.

Responsable

Encargado de Control y Gestión

Documentos Relacionados

P-CAL-001 Elaboración de Instructivos y Registros

R-CAL-P001-01 Elaboración de Procedimientos

R-CAL-P001-02 Elaboración de Lomos y Portada archivadores y carpetas

Registros

Nombre

Responsable

Almacenamiento

Formato

Lugar

Tiempo

Protección

Recuperación

Control y Almacenamiento de Documentos y Registros

Encargado de Control y Gestión

Excel

Carpeta Compartida

1 año

Usuario

Respaldo de Tecnología y Soporte

Listado maestro de documentos

Encargado de Control y Gestión

Excel

Carpeta Compartida

1 año

Usuario

Respaldo de Tecnología y Soporte

Indicadores

N°

Indicador

Cálculo

Clasificación

Malo

Regular

Bueno

1

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Período de Medición

N/A

Responsable Medición

N/A

N°

Indicador

Cálculo

Clasificación

Malo

Regular

Bueno

2

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

Período de Medición

N/A

Responsable Medición

N/A

DEFINICIONES

GO        : Gerencia Obras Civiles 

POT        : Profesional Oficina Técnica

AO        : Administrador de Obra

ECG        : Encargado de Control y Gestión

ARH        : Administrativo de RRHH

JTE        : Jefe de Terreno

RA        : Responsable de Área

PPR        : Prevencionista de Riesgos

ARH        : Administrativo de RRHH

EMP        : Empleado

DIAGRAMA DE FLUJO

Pendiente

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°

Actividad

Descripción

Responsable

Elaboración de Documentos Corporativos

1

Solicitud de creación de documento

Se debe solicitar la creación de un nuevo documento (procedimientos, proceso o instructivo) y, entrega los lineamientos y características.

GO

2

Diseño de documento borrador

Se debe generar un documento borrador, a partir de la observación del proceso e interacción con los actores del proceso. Luego, se deberá enviar al Responsable de área para revisión.

ECG

3

Aprobación de documento

- Se debe revisar el documento y, aprobar. Si existe alguna modificación, indicar las mismas para que se emita el nuevo documento corregido.

- Una vez aprobado el documento, se envía a aprobación final.

RA

GO

4

Ingreso al SGD

Se ingresa el nuevo documento al Sistema de Gestión de la Documentación.

ECG

Elaboración de Documentos de Obra

1

Revisión de Bases de Contrato en cuanto a documentación

Se debe revisar si las bases del contrato indican la creación de un PAC. En los casos:

• Sí contempla la creación de un PAC: diseñar el primer borrador del documento en conjunto con el equipo  de Obra.
• NO contempla la creación de un PAC: indicar en conjunto con el equipo de obra qué documentos serán necesarios para la correcta ejecución de obra en general (Administrativo – Operativos).

* La documentación generada en obra, deberá llevar el logo de la empresa con la que se establece la relación contractual.

POT

2

Metodología y emisión de borrador de proceso

Se debe tener claro que los documentos se generan según las siguientes definiciones:

• Procedimiento: documento en el que se define dónde, cómo, cuándo y quienes realizan determinado proceso o trabajo.
• Instructivos: documento que define las prácticas y metodología detallada de cómo se realiza un proceso o actividad específica.

Una vez se interioricen estas definiciones, establecer junto con el equipo de trabaja, qué se aplicará en cada caso.

Antes de diseñar un documento, se deberá consultar en el SGD, si el proceso ya está documentado. En caso que exista, se deberá usar y adaptar a las condiciones de operación del nuevo proyecto; de lo contrario, se deberá emitir un borrador del proceso.

POT

JTE

PPR

3

Aprobación del documento

Se deberá enviar a revisión el documento borrador y, solicitar las aprobaciones correspondientes al AO. Una vez esté aprobado, se deberá ingresar al SGD.

Si el documento no requiere modificaciones, el AO deberá aprobarlo; de lo contrario, enviar correcciones para la edición de documento.

POT

AO