Elaboracion De Documentos
Enviado por daniel.berrio • 27 de Abril de 2015 • 3.048 Palabras (13 Páginas) • 169 Visitas
1.
OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la elaboración de los documentos.
2.
ALCANCE
Aplica a todos los documentos que afectan el Sistema de Gestión de la Calidad, del Ministerio de Minas y Energía (MME).
3.
DEFINICIONES
Acto administrativo: Todo acto jurídico dictado por la Administración y sometido al Derecho Administrativo. Aclaración de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo realizada por la Administración en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la potestad reglamentaria. 1
Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.
Alcance: Parte del documento que define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica.
Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.
Circulares: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.2 La circular externa da a conocer a los clientes externos del MME, productos, servicios u otras informaciones, que por lo general son de carácter normativo. La circular interna da a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo.
Concepto: Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo sobre un tema en particular, requerido por solicitud interna o externa.
Contrato: Es un acto por el cual una parte se obliga para con la otra a dar, hacer o no hacer una cosa. Cada parte puede ser de una o de muchas personas.
Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que controla los cambios realizados en dicho documento.
1 GARCIA DE ENTERRÍA, Eduardo y RAMON FERNANDEZ, Tomas, Derecho Administrativo, Madrid: Civitas S.A., 1.986. p 503 - 504.
2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Documentación. Elaboración de circulares. Santafé de Bogotá: ICONTEC, 1996. p. 1. (NTC 3234)
Código: CI-GC-P-01
Versión: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
Fecha: 01/06/2007
Página 2 de 20
Ministerio de Minas y Energía
República de Colombia
Contiene la fecha en que se realiza la modificación, una breve descripción de ésta y la nueva versión del documento.
Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados en el documento que facilitan la comprensión del mismo.
Documento: Información y su medio de soporte.3
Documentos externos: Leyes, decretos, resoluciones, circulares reglamentarias emitidas por otras entidades necesarias para el desarrollo de los procesos; están identificadas en los procedimientos del MME como normatividad.
Desarrollo: Parte del documento que describe la actividad y da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y ¿por qué?. Cuando sea aplicable en los procedimientos, el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de la actividad y el responsable.
Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de aprobación.
Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentación o contenido de alguna información, diligenciado se convierte en un registro.
Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas4.
Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una Entidad.5
Memorando: Comunicación escrita de carácter interno que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias o funcionarios.
Normatividad: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico que permite regular una materia, actividad o sector específico. Incluyen La Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Técnicos, entre otros.
Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.6
3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. p. 7. (NTCGP 1000)
4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013).
5 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad en la Gestión Pública, Pag. 11,(NTCGP 1000:2004)
6 Ibíd, p. 11
Código: CI-GC-P-01
Versión: 02 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
Fecha: 01/06/2007
Página 3 de 20
Ministerio de Minas y Energía
República de Colombia
Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales o jurídicas.
Política de la calidad de una entidad: .Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección de la entidad.7
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.8
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 9
Quien Proyecta: Funcionario que mediante la aplicación de sus conocimientos proyecta un documento.
Quien Elabora: Funcionario que transcribe un documento.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.10
Resolución: Acto jurídico unilateral de la administración que implementa, reglamenta, deroga, modifica, sanciona y/o autoriza las acciones relacionadas con los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la entidad; al igual que las asociadas a las funciones propias o por ella delegadas.
Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la ultima edición aprobada del documento.
4.
NORMATIVIDAD
Ley 872 de 2003
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. (NTCGP 1000)
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema, ISO:10013
7 Ibíd. p. 11
8 Ibíd. p. 12
9 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS
...