Como e describe cada documento ptr la cual se encamina el registro de una mercancía en disposición de la subunidad de almacén desde el requerimiento hasta la distribución fisica

2.2.1.3. FASE DE REGISTRO

A continuación se describe cada documento ptr la cual se encamina el registro de una mercancía en disposición de la subunidad de almacén desde el requerimiento hasta la distribución fisica.

a) Nota de Pedido Bienes

La Nota de Pedido de Bienes es un documento que sirve como solicitud de mercancías y para constatar si la Oficina de Logística puede abastecer un lote de productos con determinadas características. Es elaborado por la oficina de almacén en caso de haber necesidad de reaprovisionamiento de materiales de consumo, así como también es elaborado por las distintas áreas con referencia al cuadro comparativo de cotización.

Este documento es enviado a la Oficina de Logística para la respectiva afectación del presupuesto. Lleva la firma del Solicitante, Cotizador, Jefe de Logística y del Gerente de Administración. (Anexo N° 01)

b) La orden de Compra — Guía de Internamiento

Este documento conocido también como Guía de internamiento es elaborado por el asistente de Logística, da autorización de realizar las compras y formalizar la adquisición de un bien; indicando la cantidad, detalle, precio, condiciones de pago. Constituye a la vez un formulario indispensable para dar ingreso del mismo al Almacén.

Las Órdenes de Compra debidamente documentadas, serán firmadas por el Jefe de Logística asimismo por el Jefe de Almacén. Este documento es nulo sin la firma mancomunada del Jefe de Logística. (Anexo N° 02)

e) Guía de Remisión

Documento que systenta el traslado de mercancías dentro del territorio nacional por cualquier motivo y su origen lícito, de manera general contiene información sobre el remitente de la mercadería, el destinatario y la descripción de la misma, de acuerdo al formato adjunto. La información a consignar se referirá, punto de origen, punto de destino, identificación del transportista, motivo del traslado, descripción detallada de los bienes y referencia a los comprobantes de venta de sistento. (Anexo N° 03)

Todas las mercancías que recibe la Municipalidad, son enviadas con su respectiva Guía de Remisión, la cual es entregada al Jefe de Almacén, quién compara con la Orden de Compra, y da el visto bueno a cada uno de las especificaciones, para luego proceder con la fase de Recepción y verificación de los artículos contenidos en la mercancía.

d) Informe de Conformidad

Documento el cual evidencia la recepción conforme de materiales y/o artículos requeridos ya sea por la oficina de almacén o por un área

específica, el cual es emitido a la Gerencia de Administración para dar procedimiento con la elaboración de la PECOSA. (Anexo N° 04)

e) Pedido comprobante de salida (PECOSA)

La Oficina de Almacén elabora el Pedido Comprobante de Salida —PECOSA (Anexo N° 05) en forma que las mercancías hayan sido recibidas y entregadas al área solicitante, en función al informe de Conformidad que sean reportadas a la secretaría de Administración.

El Pedido de Comprobante de Salida, se emite según detalle:

La primera copia de la PECOSA color rosa es archivada en la Oficina de Almacén para el respectivo control. - La segunda copia de la PECOSA color Celeste para la oficina de Tesorería adjunto los originales de Orden de Compra, Informe de conformidad, Factura, Nota de Pedido Bienes. El original de la PECOSA es adjuntlo con las copias de: Orden de Compra, Informe de Conformidad, Factura, Nota de Pedido Bienes; es archivada según clasificación por Gerencias en la Oficina de Almacén.

El Pedido de Comprobante de Salida, deberá ser revisado y firmado por los siguientes servidores:

- Solicitante: aquella área que realiza el yequerimiento. - Jefe de Logística: Responsable del área de Logística o en que haga sus veces. Jefe de Almacén: Jefe del Almacén del área de Logística. - Recibí Conforme: Aquella área al cual se le hace entrega de lo solicitado.

La copia Celeste del Pedido Comprobante de Salida una vez formulado será remitida a la Oficina de Logística junto con la Orden de Compra, Factura (Anexo N° 06), Conformidad de Bienes, Nota de Pedido, todos estos documentos serán originales para el registro y su respectivo Devengado.

Posteriormente se remite a la Oficina de Tesorería para la elaboración de su Comprobante de Pago y la emisión de su respectivo Cheque.

f) Tarjeta control visible de almacén (Targetas kardex)

Es una herramienta que permite controlar la entrada y salida de toda clase de mercancías con la finalidad de mantener y obtener un saldo. (Anexo N° 07).

- Entrada: Son todas las compras que realiza la entidad. - Salida: Son las entregas de mercancías a áreas solicitadas. La municipalidad cuenta con este formato, y no le da uso. g) Salida de Bienes

Es un formato el cual indica la descripción de los bienes que son despachados de acuerdo a las necesidades requeridas de las distintas oficinas. Se encuentran destinados por este trámite un grupo particular de los bienes de consumo, que son aquellos de utilización normal y habitual en

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oficina y cuya provisión se lleva a cabo mediante compras programadas. (Anexo N° 08).

Los bienes de consumo, se integran de los materiales y suministros consumibles para el funcionamiento de la Municipalidad. Las principales características que deben reunir estos bienes son que, por su naturaleza, están destinados al consumo, su tiempo de utilización es relativamente corto, generalmente dentro del ejercicio y por su escaso valor no deben inventariarse. Es decir se trata de aquellos bienes utilizados en la oficina, que en razón de su uso cotidiano y su fácil almacenamiento, son adquiridos por parte de Logística mediante procesos de compras generales y programadas para toda la institución, y mantenidos en el almacén para su utilización a lo largo del año.

A modo de ejemplo se citan, por rubro, los siguientes artículos:

- Artículos de Librería: cuadernos, folios, sobres, folder manila, archivadores, papel bond, goma, lapiceros, tijera, clips, cinta para embalar, resaltador, engrampadora, corrector. - Artículos de Limpieza: trapo de piso, Detergente, limpiador para piso, jabón líquido para manos, lavandina, Guantes de látex, desinfectante en aerosol, etc. - Artículos de Informática: Toner, cartuchos, mause, teclado, CD, sobre papel para CD/DVD, etc.

Las Notas de Salida de Bienes están registradas en un archivador pequeño donde están separadas por cada Gerencia y compone cada uno de los empleados administrativos, en su estructura encontramos columnas de: cantidad, unidad de medida, descripción del bien entregado y finalmente un espacio donde firma el acreedor para dar conformidad de recepción.

h) Salida de combustible

El requerimiento de combustible será procesada mediante la emisión del formato de salida de combustible que será firmado por el solicitante, jefe de Almacén y responsable de la unidad receptora y reservado su original en la Unidad de Almacén para el control correspondiente. (Anexo N° 09).

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