SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015

NORMA NTC-OHSAS 18001: 2015

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS

DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en parte sin previa autorización de la empresa

CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la evaluación, selección, reevaluación y clasificación de proveedores de productos críticos, subcontratistas de bienes o servicios establecidos por la Organización.

1. ALCANCE

Toda compra a proveedor de productos críticos, y subcontratación del servicio que afecten directamente la calidad de los procesos y servicios prestados. Aplica para la realización de compras diarias consideradas no críticas que realice CONFECCIONES S.A.

1. DEFINICIONES

• Proveedor: Entidad que suministra un bien o servicio a otra organización.
• Proveedor calificado: Condición dada a una entidad, cuando esta ha demostrado que cumple con los criterios especificados.
• Evaluación de proveedor: Examen cuantitativo y cualitativo realizado para determinar en qué medida un proveedor es capaz de satisfacer los requisitos especificados.

1. RESPONSABILIDADES.

4.1 Gerente

Establecer los criterios para la evaluación, selección de proveedores y reevaluación de proveedores de productos o servicios críticos según formato establecidos. Aprobar y disponer los recursos para realizar las compras de productos críticos, bienes y servicios. Realizar o delegar la Evaluación   a los proveedores críticos seleccionados.

4.2  Líder de Compras

Establecer y aprobar las características y especificaciones técnicas para los productos críticos, bienes y servicios considerados. Solicitar cotización a los proveedores de los productos requeridos. Designar personal para la recepción de productos comprados, el cual realiza la verificación de:

Productos: verificar y asegurar que estén conformes con los requerimientos y especificaciones establecidas por el cliente y la organización.

Servicios: verificar y asegurar que cumplen con todo los requisitos establecidos en el contrato de prestación de servicios.

4.3 De Los Proveedores

Mantener las condiciones comerciales y de venta fijadas en los acuerdos firmados.

Suministrar oportunamente los productos, bienes comprados y servicios subcontratados de acuerdo con las características establecidas por el cliente y la organización.

Suministrar los productos solicitados con la calidad ofrecida y acompañados de sus respectivas fichas técnicas o certificados de conformidad del producto.

1. DESARROLLO

La empresa ha definido los siguientes productos como críticos:. El servicio de mantenimiento de máquinas, elementos de protección personal, dotación y equipos de cómputo, oficina y mantenimiento.

Ingreso del proveedor: para ingresar un proveedor de productos o servicios se debe realizar el registro en el formato LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES CGS-F-002, en el cual se lleva la base de datos de los proveedores, y se realiza el registro de la información general del proveedor mediante el FORMATO DE INGRESO DE PROVEEDORES PCS-F-001.

Solicitar al proveedor cotización del producto o servicio a suministrar, gestionar directamente la orden de compra utilizando el formato orden de compra y verificación de productos PCS-F-003. Toda compra debe estar respaldada por una orden debidamente diligenciada, tramitada y aprobada por el Gerente o por el líder del proceso.

Para las compras del día a día (pequeños accesorios y repuestos de vehículos, papelería, tinta, dotación, etc.) se realizaran mediante la orden de compra y verificación de productos PCS-F-003, en la cual se deben describir las especificaciones y cantidad del producto requerido, esta será autorizada por el líder del proceso que requiera el producto o servicio, para las cuales no se hará ningún tipo de verificación si es necesario.

Empleado que requiere el producto o servicio

• Diligencia y entrega al Líder de Compras el formato orden de compra y verificación de productos PCS-F-003, para solicitar productos críticos, bienes o servicios. Debe incluir características y especificaciones técnicas que aseguren la correcta compra y la mejor calidad.

Líder de Compras

• Evalúa y selecciona al proveedor de productos críticos, bienes o servicios que afectan directamente la calidad de procesos y prestación de los servicios mediante el formato de Evaluación y Selección de proveedores PCS-F-004. La organización comprará productos críticos, bienes y contratará servicios sólo con aquellos proveedores clasificados como confiable o aceptable Archiva el registro físico, con el resultado de la evaluación, en la carpeta de cada proveedor incluyendo la fecha la próxima evaluación y cuando lo estime conveniente, los aspectos a revisar durante la visita (cuando aplique).
• Realizar la reevaluación de proveedores, cada 12 meses a los proveedores aprobados, Cuando lo estime conveniente, podrá visitar las instalaciones del proveedor aceptado para verificar sus procesos (cuando aplique).
• Registra, almacena, protege, actualiza y mantiene los resultados de la evaluación.
• Cuando lo estime conveniente dará a conocer, al proveedor los resultados de la evaluación, la cual debe incluir anotaciones en las que se resalten los aspectos positivos y por mejorar por parte del proveedor.

Gerente

• Establece y aprueba las características y especificaciones técnicas para los productos críticos, bienes y servicios.
• Revisa y aprueba la orden de compra y verificación de productos.
• Establece el plan de inspecciones y nivel de aceptación o rechazo, aplicable al momento de recibir productos críticos, bienes y servicios que afecten la calidad de la prestación de los servicios.

Proveedor y/o Subcontratista

Suministra oportunamente registros que evidencien cumplimiento de los criterios de evaluación.

• Certificado vigente de existencia y representación legal cuando aplique (proveedores).
• Cuando aplique, muestra del producto ofrecido y su respectiva ficha técnica, especificación técnica (proveedores).
• Manuales y catálogos de los productos que provee (proveedores).

Cuando se trate de servicios subcontratados, deben certificar la competencia (educación, formación y experiencia) establecida en el contrato de prestación de servicios.

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Proveedor evaluado y seleccionado:

• Acompaña suministro acompañado de la respectiva orden de despacho o remisión y el registro de calidad del producto. (Conformidad de lote, especificaciones técnicas, certificado de calidad del producto).
• Suministra oportunamente los productos, bienes y servicios comprados de acuerdo con las características y especificaciones técnicas establecidas por el cliente y la organización.
• Mantiene las condiciones comerciales y de venta fijadas en los acuerdos comerciales.
• Suministrar los productos y/o servicios solicitados con la calidad ofrecida y acompañados de sus respectivas fichas técnicas y certificados de conformidad de producto o lote.

Reevaluación de proveedores:

• La Reevaluación de proveedores considerados como críticos la hará el gerente o en su defecto este delegara esta responsabilidad en la administradora del contrato, el periodo de reevaluación se hará semestralmente y se dejara registro en el formato de REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES PCS-F-005.

Personal que realice la recepción del producto comprado:

Los empleados que solicitan los productos o servicios, son responsables de la verificación de las compras realizadas, para asegurar la conveniencia de los mismos.

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