AUDITORIA INTERNA - FRAUDE

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INVESTIGACIÓN INTERNA - FRAUDE

Andrés Felipe Romero Aguirre & Ruth María Quintero Burbano

Abril 2022.

Instituto Tecnológico del Putumayo.

Facultad de Administración, Ciencias Económicas y Contables.

Programa de Contaduría Pública.

Noveno Semestre.

Investigación Interna – Fraude En Una Empresa.

En el presente trabajo se elaborará un informe investigativo de un fraude ocurrido en una empresa que contrato los Servicios de ANDRES ROMERO – ASESORÍA CONTABLE, FINANCIERA Y TRIBUTARIA una Firma con amplia experiencia en la realización de Auditorías con hallazgos de fraudes.

1. Fase de Planeación.

Paso 1. El día 20 de abril de 2022 siendo las 6:30 pm el Gerente de la Empresa SUFRE FRAUDES S.A.S. se reunió con el Representante de la firma de auditores para comentarle un caso que sospecha sucede en su empresa, comentando lo siguiente:

“Creo que en mi empresa están haciendo fraude, puesto que, para colocarlo en contexto, he depositado mucha confianza en mis colaboradores que iniciaron desde que funde la empresa, por lo que últimamente no estoy muy al pendiente de los movimientos financieros que ocurren en la compra de inventarios, por lo que el efectivo para las consignaciones a proveedores lo maneja el área de compras y almacén y los pagos de personal y demás gastos los maneja mi esposa. El día de ayer descargué el informe que genera el almacén de inventario para la venta y encontré que varias facturas de compra no cuadraban con el informe del contador, ellos registraron valores más altos, lo más raro es que las facturas tienen los mismos valores que ellos colocan, además los soportes de pago que me registra el contador son por cantidades más bajas.”

Paso 2. La firma ANDRES ROMERO – ASESORÍA CONTABLE, FINANCIERA Y TRIBUTARIA acepta el caso, puesto que analizó lo expuesto por el Gerente y suponen que realmente halla un caso de fraude que se pueda comprobar ante algún tribunal.

Paso 3. Programa de Trabajo:

1. Revisión Sistema de Almacén y su archivo.
2. Revisión de Software Contable, informes financieros, informes DIAN y Archivo Contable.
3. Entrevistas y Análisis de los implicados, (Encargado de Almacén, Encargado de Compras, Contador y Esposa del Gerente.)
4. Recopilación y Análisis de las Evidencias.
5. Elaboración de informe y entrega Final.

Paso 4. Se estima una entrega de resultados en 10 días Hábiles con una intensidad diaria de 8 horas, tiempo prudente para realizar la investigación necesaria, con un monto de Honorarios total de 4.000.000 moneda corriente colombiana.

Paso 5. El proyecto fue leído y aprobado por el gerente, que extiende, solicitando que se haga lo posible por dar con el resultado y los responsables del mismo.

Investigación del Fraude.

Paso 1. Identificar la exposición de la organización a situaciones fraudulentas: En primera instancia se hace necesario la elaboración de un cuadro de las áreas implicadas, diferenciando entre colores y en orden descendente de los más sospechosos en este caso:

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El color rojo se deja para ilustrar al que más responsabilidad tiene en el manejo de dinero, luego el área de almacén con un color naranja como segundo responsable, la esposa del gerente como tercera sospecha y como última opción el área de contabilidad.

PRIMERA EVIDENCIA: Se evidencia en primera instancia una falencia de controles internos en el manejo de efectivo, pues desde lo comentado inicialmente por el gerente, no está muy al pendiente de lo que sucede en la empresa por lo que se presta para sus colaboradores sea quien sea pueda efectuar situaciones fraudulentas; lo que lleva a concluir como primera Hipótesis que desde las áreas más sospechosas se esté llevando un proceso de fraude en la falsificación de documentos, por lo que se iniciara el proceso investigativo para dar con el hallazgo oficial:

21 de abril: se procede a revisar en primer lugar el Archivo y Software Contable para descartar la última opción que es el área contable, el contador y sus auxiliares se prestan de manera amable para realizar el proceso. Teniendo en cuenta que la DIAN está manejando todo de forma electrónica descargue los informes de documentos recibidos generado por esta entidad para corroborar que las cifras que registra el contador coincida con la Dirección de impuestos.

De acuerdo a lo anterior este despacho encuentra que el registro en libros y la presentación de obligaciones tributarias se encuentran acorde a la ley que los rige y con sus soportes contables sin falsificaciones, pero encuentra una evidencia de un error muy ajeno al fraude investigado que será analizado más adelante.

22 de abril: Se procede programar reunión con el área de almacén y desde esta llamada previa el personal encargado se muestra inconforme evadiendo e insinuando que se encuentran muy ocupados, por lo anterior el despacho toma la decisión de llegar de forma sorpresa apenas se terminó la llamada, esto con el fin de que la información sea manipulada.

Al llegar al lugar se encuentra el personal de almacén realizando informes con un archivo de meses anteriores, al vernos esconde lo que estaba haciendo junto otros documentos; se procede a revisar el sistema de registro y los informes impresos por el encargado en ese momento se observa que esta información está bien conforme a lo revisado en los soportes contables, por lo que genera un duda inquietante, lo que genera que llame directamente al gerente para que nos suministre los informes que le entregaron a él de meses anteriores.

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