Aplicacion De Manuales

Aplicación de manuales:

Los manuales administrativos representan una gran necesidad para la organización, debido a que en ellos se plasman los quehaceres cotidianos y son una herramienta de apoyo para seguir en forma ordenada las acciones que estimulan el proceso administrativo. Los manuales administrativos se formulan según las condiciones y necesidades que tenga la empresa, y deben ser gestionados periódicamente si se quiere optimizar su implementación; de tal suerte, que sean elementos de juicio para la organización. Es importante que este tipo de documentos cuenten con información de vanguardia para que permita a la empresa mantenerse en un ambiente competitivo y de mejora continua. Para el control de gestión, los manuales administrativos son una herramienta de apoyo para plasmar los procedimientos que han sido aprobados con la experiencia; asimismo, son modelos que permiten gestionar la aplicación de las acciones en cada puesto, área, proceso o actividad en conjunto.

Análisis de manuales

Los manuales administrativos son elementos de comunicación y coordinación que permiten a la organización transmitir los lineamientos e instrucciones de las acciones que se llevan a cabo para que la organización cumpla con su objetivo. La información que contienen está conformada por sus antecedentes, estructura, objetivos, políticas, procedimientos, etc.

Los objetivos principales de los manuales administrativos son:

• Ofrecer una visión en su conjunto de la organización.

• Facilitar la gestión de recursos humanos.

• Evitar duplicidad de tareas y actividades.

• Facilitar y sistematizar los cambios que se propongan a la organización.

• Asignar responsabilidades a cada unidad administrativa.

• Establecer las jerarquías de autoridad en la organización.

• Evitar la duplicidad y cruce de instrucciones administrativas.

• Promover el uso racional de los recursos.

Clasificación de los manuales:

Por su naturaleza o aplicación :

o Microadministrativos

o Mesoadministrativos

o Microadministrativos

Por su contenido

*Organización *Procedimientos *Historia de la organización *Políticas *Contenido múltiple *Técnicas

*Ventas *Producción *Finanzas

*Personal *Operación *Sistemas

Por su contenido

o Generales

o Específicos

De organización:

Explica a detalle la estructura general de la organización, señalando las áreas que lo conforman, así como las relaciones que existen en la ejecución de sus acciones para el logro de sus objetivos.

A continuación se menciona y describe el contenido que deben tener los manuales de organización:

*Identificación. * Índice o contenido. *Prólogo y/o introducción.

*Antecedentes históricos. *Legislación o base legal. *Atribuciones.

*Estructura orgánica. *Organigrama. *Funciones.

*Descripción de puestos. *Directorio.

La identificación debe incluir el logotipo, nombre, titulo, lugar y fecha, número de revisión, unidad responsable y la clave de la forma. En el prólogo se explica la estructura del manual, así como el propósito y ámbito de aplicación; en los antecedentes históricos se menciona una breve síntesis de la organización indicando su origen, evolución y cambios significativos; la legislación contiene un listado de los principales ordenamientos jurídicos que rigen las acciones de la organización; las atribuciones están conformadas por las facultades conferidas a la organización; la estructura orgánica contiene una descripción en forma ordenada de las unidades administrativas en relación a su organigrama y jerarquías establecidas; el organigrama es una representación gráfica que muestra la estructura de las unidades administrativas y sus relaciones jerárquicas; las funciones incluyen las especificaciones de cada uno de los cargos que integran el organigrama; la descripción de puestos hace una reseña de los puestos que componen cada una de las unidades administrativas en el organigrama y principalmente contiene el nombre, ubicación, ámbito de operación, relaciones, funciones generales, responsabilidades, etc.; y finalmente, el directorio que es un documento en donde constan los cargos y nombres de las personas mencionadas en el manual.

Como podemos observar, el manual de organización es una herramienta importante para el control de gestión, debido a que facilita el conocimiento y curso de las actividades, así como los responsables de cada una de ellas. Es importante ahondar que la actualización y perfeccionamiento de los manuales puede traer grandes beneficios en el control y curso de las acciones que realiza la organización.

Algunas de las normas a seguir para la elaboración de los organigramas son:

1 . Debe ser vertical debido a que las líneas de autoridad y responsabilidad van de arriba hacia abajo.

2 .En los niveles jerárquicos deben considerarse cuatro niveles básicos:

a) Nivel directivo. Se incluye la dirección general y subdirecciones.

b) Nivel corporativo. Se refiere a los niveles intermedios de supervisión como gerencias, jefaturas, asesorías, mismas que se marcarán en forma lateral directa a la línea inferior que se desprende de la unidad, a la cual presta servicios, siendo su enlace una línea discontinua.

c) Nivel operativo. Incluye unidades administrativas y áreas que dependen de las gerencias y de los departamentos, colocando a éstos a un mismo nivel. Las unidades de servicio subordinadas se representan de manera distinta y su medio de enlace es punto, raya, punto.

d) Nivel descentralizado o desconcentrado: al final se incluyen las áreas o unidades administrativas desconcentradas.

Es importante señalar que descentralizar las decisiones en una organización es de vital importancia para facilitar y dar fluidez a los procesos, así como para abrir camino a la consecución de los objetivos. En el tema ocho se trata de manera detallada la centralización y descentralización para la toma de decisiones.

De procedimientos:

Es el documento que contiene la descripción de las actividades, puestos o unidades administrativas que intervienen en la organización, así como los

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