Auditoria

Políticas y Procedimientos

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a) Procedimientos Aplicados en las Altas de Activos Fijos

• El proceso de compra de activos fijos utilizando con fondos del Programa Regular como de los proyectos administrados, debe regirse a las normas establecidas en el Sistema de Compras.

• Cuando finaliza un proyecto administrado, en el cual se hayan adquirido activos fijos y que de acuerdo al convenio de financiación dichos activos en la cual se detalle la siguiente información:

• Número de factura.

• Fecha de compra

• Cantidad

• Descripción del activo fijo, incluyendo modelo, marca, color.

• Número de cheque con el cual se canceló la compra del activo.

• Nombre del proveedor

• Costo original del bien (sin incluir el Impuesto al Valor Agregado en el caso de los activos adquiridos en Guatemala, se exceptúan los adquiridos en los países de la región Centroamericana).

• Firma del Secretario Ejecutivo como constancia de recepción del activo.

• Firma del representante legal de la entidad Cooperante.

La copia del Acta de Recepción de los activos será el soporte Legal para su registro en la contabilidad como propiedad .El original del acta de recepción de los activos debe quedar en poder de la Administración y servirá de soporte para el registro del Activo en el libro auxiliar de control de activos fijos.

b) Toma Física de Inventarios

• El Administrador (a) conjuntamente con el Contador (a) General del deben realizar inventarios físicos de los activos fijos ubicados en las instalaciones de la por lo menos 1 vez al año (de preferencia al final del año), con el fin de determinar la existencia y buen estado de los mismos, de existir variaciones deberán ser aclaradas de forma inmediata y en caso de faltantes se debe levantar acta notarial.

• Salvo que lo estipulado específicamente en los convenios respecto a la responsabilidad sobre el control de los activos fijos. Las fechas para las tomas físicas de inventario deben ser establecidas por el Administrador (a) de común acuerdo con el Contador (a).

c) Método de Depreciación

• Para la amortización de utilizara cualquiera de estos sistemas.

a) Línea recta.

b) Suma de dígitos.

c) Unidades de producción.

d) Horas de trabajo.

e) Otros de reconocido valor técnico.

Los porcentajes podrán ser modificados por el Director (a) Financiero (a) cuando se considere conveniente, previa solicitud de opinión a la firma de auditoría externa contratada para la revisión y Certificación de los estados financieros.

Mensualmente la Dirección Financiera Contable por medio del Contador (a) General debe calcular el monto de las depreciaciones de los activos fijos adquiridos.

Los activos fijos deben ser depreciados a partir del mes siguiente de su adquisición.

Esto aplica cuando son Activos Fijos adquiridos con fondos de la Secretaria o cuando le son “trasladados por escrito como Donación” por la entidad que financió la compra del bien.

d) Libro Auxiliar de Activos Fijos

• El departamento de contabilidad debe llevar un libro auxiliar de todos los activos fijos propiedad de la empresa. A los activos fijos totalmente depreciados se deberá asignar en libros un valor residual de US$ 1.00.

• Todos los activos fijos deben contar con una identificación que corresponda al número asignado según el libro auxiliar de activos fijos. La identificación debe ser firmada por las dos primeras iniciales que correspondan al tipo de activo de que se trate y un número correlativo. Por ejemplo:

Computación = CO0001

La etiqueta de identificación deberá contener:

1. El código del activo.

2. El logo de la empresa.

3. El logo del cooperante que financió el bien

4. El nombre del proyecto

5. Las siglas o el nombre de la institución que resguarda el activo.

6. El número correlativo de inventario.

Esta identificación debe estar adherida al activo fijo, utilizando etiquetas que no puedan ser removidas fácilmente (de preferencia placas de metal).

• El Contador (a) General, debe elaborar un reporte detallado de los activos fijos adquiridos por cada proyecto, el cual debe coincidir con los registros contables de cada proyecto.

e) Registro Contable de los Activos Fijos

Todos los activos fijos adquiridos deben ser registrados a su costo de adquisición en los registros contables, así mismo se deben de elaborar integraciones por cada rubro:

• Equipo de computación

• Mobiliario y equipo

• Vehículos

• Edificios

f) Bajas de Activo Fijos en los Registros Contables

Las bajas de activos fijos se realizarán únicamente por obsolescencia u otro motivo justificable, el cual debe ser debidamente explicado en el acta notarial y en la partida contable. Las bajas de activos fijos deberán ser aprobadas por el Director (a) Financiero (a) y deben contar con la autorización de el Secretario Ejecutivo. Las bajas de activos fijos deben ser documentadas con un acta emitida por el Administrador (a) en la que se hagan constar los motivos de la baja del activo fijo, el acta debe ser firmada por el Administrador (a), el Director (a) Financiero (a) y autorizado por el Secretario Ejecutivo.

Todos los activos fijos dados de baja, deben permanecer en las bodegas un tiempo máximo de un mes previo a ser donados o enviados al lugar correspondiente para su reciclado.

g) Tarjeta de Depreciación de Activos Fijos

• A los activos fijos donados adquiridos, el Contador (a) General debe elaborarles una tarjeta de depreciación por cada activo, la cual debe adjuntar a la partida mensual de depreciación, conteniendo la siguiente información:

- Identificación de fuente de financiamiento.

- Funcionario responsable de uso.

- Ubicación física del bien.

-Número de identificación del activo fijo (Número de inventario)

- Descripción del activo fijo

- Porcentaje de depreciación aplicado al activo.

- Mes a depreciar y año.

- Costo original (sin incluir el Impuesto al Valor Agregado)

- Valor mensual a depreciar (este monto es la cantidad que debe ser utilizada cada mes, hasta que se agote la depreciación)

- Valor en libros

- Depreciación acumulada.

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Términos

Activos Fijos: Bienes muebles e inmuebles necesarios para el desarrollo de las operaciones de la empresa.

Clasificación de Activos Fijos: Para un mejor control y manejo de los Activos

Fijos, los mismos se clasifican

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