Durman México |
Informe de Auditoría Interna |
PARA: Jorge Webber | Cc: Francisco Piedra, Mario Gómez, Moisés Rubio, Ana Laura Gómez, Marvin Mena, Jose Antonio Alcantara, Sergio Hernández, Archivo |
Nombre de la Auditoría: Auditoría Integral de Procesos – Crédito y Cobro a Nivel Nacional | Numero de Informe: IAI-001-2010 |
Área: Todas las unidades de Negocio | Fecha: 22 de Marzo del 2010 |
Objetivos de Auditoría | Alcance |
- Evaluar los controles internos a nivel nacional, referente a la custodia del efectivo y los documentos inherentes al proceso.
| - Los subprocesos de Crédito y Cobro
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2. Revisar la eficiencia de los diferentes procesos. | - De acuerdo a un programa previamente establecido por la Dirección de Auditoria Corporativa.
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| - Se considero el análisis de los clientes Morosos realizado por el departamento de Jurídico.
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| - Es necesario Mencionar que la revisión de la cartera se realizo a nivel nacional, pero donde se tuvo oportunidad de realizar inspecciones físicas y arqueos físicos, fue en Cuautitlán y Querétaro.
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Limitaciones | Matriz Temperada de Riesgos | Procesos que requieren Atención Prioritaria |
No se anotan limitaciones al alcance |
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Conclusión de la Auditoría | Exposición al Riesgo (después de considerar controles) |
| - Buena
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| Bajo |
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| - Satisfactoria
| | Medio |
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X | - Requiere Mejoras
| x | Alto |
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| - Insatisfactoria
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Comentarios a la Conclusión |
Después de la Auditoria y el análisis practicado al departamento de Crédito y Cobro a nivel Nacional, se concluye: que esta área muestra controles intermedios casi llegando a no efectivos, debido a que muestra una cartera morosa alta y con expedientes incompletos que no garantizan su cobrabilidad. Se requiere mayor atención a los subprocesos de: Morosidad, Expedientes, Cobros judiciales y autorizaciones del nuevo comité de Crédito. En general los controles son inadecuados y falta fortalecer estos subprocesos con un compromiso serio de parte de la Dirección de Contraloría para efectuar un detallado y constante monitoreo sobre éstas deficiencias. También se observo la necesidad de crear una coordinación o Gerencia de Crédito a Nivel Nacional que reporte a la dirección, El puesto anterior tendría por objeto la coordinación de la cobranza a nivel nacional así como de establecer estrategias de cobro, que tengan por objetivo eficientar en tiempo y forma la administración de las misma. |
Compromiso de Gerencia |
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Conclusiones | Unidad (es) Afectada | Plan de Acción | Fecha | Responsable |
- Se analizó la cartera por cobrar a nivel Nacional, al 22 de Febrero del 2010, por un valor de $15’577,965 Dólares de los cuales el 20% representa una morosidad mayor a 90 días
[pic 1]
| Crédito y Cobro (Morosidad) |
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- La zonas que presentan un alto porcentaje de morosidad, sin considerar las cuentas por cobrar inter-compañías y Grupo Durman, son:
[pic 2]
| Crédito y Cobro (Morosidad) |
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- Los principales conceptos de la morosidad son los siguientes:
[pic 3] El estatus de la clasificación anterior, es el siguiente:
1.- De lo que se encuentra en Jurídico $2,601,333 dólares (70.6%) es necesario que el estatus se determino de acuerdo a la información que nos proporciono el departamento de Jurídico: El 46.6% se encuentra en proceso de Demanda El 15.7% Se encuentra en un Riesgo Alto falta información para poder realizar o establecer una demanda. El 11.2% sin Riego pero todavía no se realiza la demanda. El 10.7% Se siniestro y el seguro está pendiente de pague. El 7.4% Riesgo de No cobrarse al 100%. El 2.8 % Menores de $15,500 dólares y todavía no se inicia algún proceso El 2.4% es remanente de seguros se tiene que depurar. El .9% se encuentra en un Riesgo Medio. - Con convenio de pago se tiene un 8.5% 312,789 se tiene una promesa de pago por parte del cliente y se está cumpliendo.
- Se tiene un 7.9% Con problemas de pago, en el cual, los clientes se comprometieron a pagar pero informan que tienen problemas de liquidez.
- Pagos Posteriores a Febrero del 2010, se tiene 5.5% que los clientes estaban como morosos. Pero pagaron.
- Con Atradius se tiene un 5.1% $188,884 dólares pendientes de que paguen, se le solicito a Finanzas y a jurídico el estatus de este importe, pero no recibimos respuesta.
| Crédito y Cobro (Morosidad) |
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- Se cancelo la póliza de la aseguradora Atradius, se solicita que se reconsidere la posibilidad de recontratar este seguro con alguna otra aseguradora, ya que la morosidad es considerable
| Crédito y Cobro (Morosidad)
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- Se observó que en la cartera, existen saldos por cobrar que corresponden a depósitos en garantía, los cuales el cliente tiene que pagar de acuerdo a la calidad en el producto o servicio previamente pactada.
Sin embargo dichas garantías se consideran como cartera morosa, por lo que se solicita evaluar dicha inclusión.
| Crédito y Cobro (Morosidad) |
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- En la revisión de la cartera a nivel Nacional, se identificó un monto de -$854,088 dólares con signo contrario a su naturaleza integrado por 544 partidas y a su vez dividido de la siguiente manera:
a.-) – 472,213 dólares corresponde a anticipos de proyectos.
b.-) –426,874 dólares corresponde a saldos pendientes de aplicar
De los saldos anteriores es emergente evaluar su presentación y aplicación de los mismos, en la cartera. Ya que el reflejarlos en la cartera, su efecto produce una disminución al valor de la misma.
Y con lo que respecta a los saldos pendientes de aplicar y conciliar con los clientes, representan un riego ya que se pueden utilizar para malos manejos.
(Ver Anexo “A”)
| Crédito y Cobro |
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- De acuerdo con la política para determinar la reserva de cuentas incobrables, se observó que existe una insuficiencia:
Saldo Contabilidad $1’594,926 dólares Saldo según política $1’768,375 dólares Insuficiencia $ 173,449 dólares
Es necesario implementar estrategias de cobro que disminuyan los riesgos de incobrabilidad. | Crédito y Cobro
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- Se analizó todo lo facturado del 2009 y 2010 de Durman Mexico, comparando lo facturado contra el maestro de clientes. Detectando que existen 42 facturas que fueron modificadas y pertenecen a 8 clientes.
(Ver anexo B) | Crédito y Cobro
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- El procedimiento del área de crédito y cobro no se encuentra actualizado, la última modificación se realizó en agosto del 2007. Es necesario mencionar que el procedimiento en Cuautitlán y Querétaro, está cambiando se está implementando un nuevo procedimiento, el cual tiene como fin identificar el problema para la recepción de las factura, para su cobro. Es necesario que una vez aprobado el proyecto, se incluya como parte de las políticas y procedimientos.
| Crédito y Cobro
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- Se revisaron físicamente 90 expedientes de clientes, de los cuales el 95% de los expedientes no están completos. De acuerdo a las políticas y procedimientos de la compañía.
A.-) La mayoría de los expedientes revisados carecen de pagares.
B.-) Existen pagares firmados, pero en ocasiones la firma no coincide con la del dueño del negocio o con la del representante legal. Esta situación es de alto riesgo, ya que en caso de que se convierta la cuenta en incobrable, el área de Jurídico no tendrá los elementos para poder cobrarlo.
| Crédito y cobro (Revisión de Expedientes) |
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- Al 18 de marzo del 2010, el área de finanzas reporta 17 depósitos sin identificar por un monto de $19,679 dólares:
[pic 4] | Crédito y Cobro
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- Al analizar los limites de Crédito de la cartera por Cobrar a Nivel Nacional, se observa que 35 clientes exceden su límite de Crédito, previamente autorizado.
(Ver Anexo C) | Crédito y Cobro (Limites de Crédito) |
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- No se tiene un formato establecido que quede como evidencia documental de las autorizaciones de límites de crédito, en donde queden plasmadas las firmas de los responsables de dichas autorizaciones.
| Crédito y Cobro (Limites de Crédito) |
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- En Querétaro al realizar el arqueo de documentos nos encontramos 350 facturas originales, en poder del jefe de Crédito y los vendedores por un monto total de por cobrar de $8’057,196, mismas que fueron realizadas desde octubre 2009 a febrero 2010.
Lo anterior se deriva de que hoy en día el área de Crédito de Querétaro ya no controla los contra recibos, ni facturas originales, esta labor la están llevando a cabo los administradores de ventas, por lo que existe un descontrol con los documentos soportes para la cobranza. (Ver Anexo D)
| Crédito y Cobro (Morosidad) |
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- En Querétaro se tienen 25 facturas, que no se han aclarado con siete clientes por un importe de $205,238 dólares mismas que muestran una antigüedad desde mayo 2008 Febrero 2010.
Como consecuencia afecta la morosidad de la cartera. (Ver anexo E) | Crédito y Cobro (Morosidad) |
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- Del importe total de la facturación de la zona del bajío, tenemos 66 facturas que fueron entregadas al cliente y no se tiene un contra recibo, estas importan un total de $98,265 dólares.
Cabe mencionar que estas facturas vienen desde septiembre 2009 a febrero 2010. (Ver anexo F) | Crédito y Cobro (Morosidad) |
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- En la revisión física de Querétaro, no se tenían 11 facturas correspondientes a 2 clientes, mismas que por comentarios del jefe de crédito fueron enviadas a Esther Calixto (Cuautitlán) para su cobro, estas están elaboradas desde agostos 2008 a enero 2010.
Esta situación está pendiente de confirmar por Esther Calixto (Ver anexo G) | Crédito y Cobro(morosidad) |
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- Dentro de la revisión en Querétaro, se detectó que 69 facturas no han sido entregadas por parte de los centro de facturación, estas ascienden a un monto por cobrar por $26,153 y se facturaron desde diciembre de 2009 a febrero 2010.
Cabe mencionar que la mayoría de estas son por concepto del 1% de IVA adicional, de acuerdo a cambios fiscales en la misma ley. (Ver anexo H)
| Crédito y Cobro
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- En el arqueo físico de facturas practicado en Querétaro, se detectó un faltante de 95 facturas por un importe $344,075 dólares, no se mostro ningún soporte documental bajío.
(Ver anexo I)
| Crédito y Cobro
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- El cliente 3575 Ferretera Tlalpan, S.A. de C.V. entregó 8 cheques post fechados de BBVA el 6 de octubre de 2009 sin fondos a la fecha de promesa de pago, que ascienden a $12,951 dólares, cantidad que a la fecha forma parte de la cartera vencida:
[pic 5]
Por lo anterior, se observa que no se cuenta con una medida preventiva para el aseguramiento del cobro inmediato de los mismos. | Crédito y Cobro (cheques pos-fechados) |
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- Jurídico clasifica al cliente 55252 Conconstruc, SA de CV sin ningún riesgo de cobranza argumentando que es un cliente autorizado por la dirección, sin embargo se carece de elementos mercantiles para recuperar la cuenta. Se hará una nota de Crédito a favor de este cliente por $132,295 dólares de acuerdo a negociaciones que hizo Francisco. Piedra y Blanca Cervantes.
Al igual al Cliente 4014 Consorcio de Ingeniería Integral por un monto de $108,695 dólares, lo clasifican sin riesgo y Es moroso a mas de 120 días y tampoco se tienen documentos que garanticen el cobro. Por lo que se le informo al área de Jurídico en su momento. | Crédito y Cobro (Jurídico) |
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- En el desarrollo de la auditoria a Crédito y cobranzas, se observó que no existe una correcta segregación de funciones, ya que el jefe de Crédito se está encargando de la supervisión y coordinación de colocación de ventanas en una obra.
Lo anterior puede ocasionar incumplimiento de las funciones principales de su puesto, así como ocasionar un conflicto de intereses. | Crédito y Cobro (Jurídico) |
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- El área de Jurídico solicito a todas las regiones, los expedientes de todos los clientes, con la finalidad de revisarlos, actualizarlos y custodiarlos, pero a la fecha no han cumplido todas las regiones.
| Crédito y Cobro (Jurídico) |
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- No están actualizadas las políticas de cheques post fechados que regulen aspectos como: su autorización, recepción, monto, controles documentales, plazos máximos para su cobro, entre otros, con el fin de minimizar riesgos de cartera vencida y/o incobrabilidad.
| Crédito y Cobro (cheques pos-fechados) |
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- Se observa que en las cuentas por cobrar a empleados existe un cargo en agosto de 2009 por $612 dólares a nombre de Héctor Arévalo Rodríguez, tramitado en recursos humanos como préstamo personal. Derivado de lo anterior se detectó que:
- El origen de este registro es un faltante en los reembolsos de abril y mayo 2009 de la caja chica asignada a este empleado.
- Dicho faltante determinado en 2010 por cuentas por pagar asciende a $1,225, sin embargo solo se le descuenta al empleado el 50%.
Se considera que el beneficio es total y absoluto para el empleado, toda vez que se le descuenta solo la mitad del faltante a su cargo, por lo que es necesario que se evalúe cobrarle el 100% del faltante. | Crédito y Cobro (Empleados) |
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- La política de préstamos a empleados no se lleva a cabo como se indica, ya que:
- Se autorizó más de un préstamo al siguiente personal, sin haber liquidado el anterior:
[pic 6]
- No se han realizado descuentos hasta la fecha a Isidro Martínez (Operador de. Manufactura en Querétaro.) a quien se le otorgó un préstamo por $311 dólares desde el 13 de octubre de 2009.
- Se concedieron 3 préstamos a más de 1 año:
[pic 7] | Crédito y Cobro (Empleados) |
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- La política de préstamos a empleados carece de elementos como:
a) Firmas de autorización de algún funcionario competente. b) Periodo de vigencia para su aplicación y actualización.
| Crédito y Cobro (Empleados) |
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- No se cuenta con un formato institucionalizado de solicitud de préstamos a Recursos Humanos, lo que facilitará el autocontrol de los préstamos.
| Crédito y Cobro (Empleados) |
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