CASO PRACTICO GESTION DE REUNIONES

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Julia Nogueras intentó volver a quedarse dormida antes de que sonara el despertador a las 7 de la mañana. Julia era uno de los seis jefes de equipo de la Central de Servicios, del que era director Arcadio Manuel, un veterano de la compañía, trabajador incansable, que tenía a gala y ejemplo ser el último en abandonar la oficina, día tras día. Arcadio no hablaba mucho y se relacionaba poco con los demás directores de la compañía, competentes y jóvenes responsables de los departamentos de administración, logística, producción, recursos humanos, etc., y solo mantenía constante relación con Gervasio Chico Cervera, el director del departamento comercial. Reportaba periódicamente al director general, pero generalmente solo cuando éste se lo pedía, y también asistía a las reuniones mensuales de directores, donde intervenía poco y casi siempre para mostrar desacuerdo con la opinión la mayoría. No era Arcadio un superior fácil de tratar, más bien se mostraba autoritario y distante con sus colaboradores, y sus jefes de equipo sabían que había pocas posibilidades de cuestionar sus órdenes, y menos de plantearle nuevas formas de organizar y distribuir el trabajo. Alegaba a menudo que “siempre había sido así y así estaba bien”. Como consecuencia de este estilo de dirección, la mayor parte de los jefes de equipo mostraban una iniciativa reducida para mejorar la eficiencia del trabajo de sus equipos, planificaban poco y se angustiaban mucho cuando el trabajo no salía adelante, a pesar de las largas jornadas de trabajo que compartían con su director. Cada jefe de equipo era responsable del servicio de atención comercial a un número determinado de clientes. Además, era responsable de la concertación y preparación de las visitas comerciales de los vendedores a los clientes de su zona, así como de otros clientes potenciales y prospectos. Cada jefe de equipo tenía a su cargo entre 10 y 15 empleados y 2 o 3 becarios, dependiendo del tamaño de la zona de la que eran responsables. Julia estaba dando cuenta de su desayuno (que siempre hacía de pie, en poca más de cinco minutos) cuando se dio cuenta que a las 11 tenía una reunión con su jefe y el director de Calidad, tenía antes que preparar un informe sobre dicho asunto, y tenía que atender a un cliente que, ayer a última hora, había llamado para presentarse en la oficina y “ver a alguien” que le diera razón de su problema de “reclamaciones pendientes”, según le dijo, por cierto, muy enfadado. La verdad es que Julia no tenía idea de a qué reclamaciones se refería, y tampoco se había decido a preguntárselo ayer, porque estaba atendiendo a dos de sus colaboradores y ya era la cuarta vez que la interrumpían con llamadas telefónicas inesperadas. Por la tarde, a las 6, tenían, ella y sus colegas, reunión con el director de recursos humanos, quien les iba a explicar el asunto de la evaluación del desempeño.

Su coche tardó en arrancar, gracias a unos buenos vecinos lo consiguió... Perdió más de diez minutos. “¿Cuándo llevaría el coche al taller, si no tenía tiempo?” En el camino se encontró el atasco previsible de los viernes lluviosos, que ella no había sin embargo previsto. Llegó muy

tarde. Cruzó el portalón de la empresa y se dirigió al aparcamiento. Cuando llegó vio que su plaza habitual estaba, una vez más, ocupada, hecho que le cabreó bastante, porque además tuvo que perder quince minutos adicionales para aparcar correctamente en la calle. Esta vez no dejaría que le multasen de nuevo por mal aparcamiento. Apenas dio los buenos días a la gente de su departamento, y se le presentó la siguiente situación:

Auxiliar de Julia: “Julia, tienes 5 llamadas; “El jefe dice que está esperando el informe, que lo quiere leer antes de entrar a la reunión con el de Calidad; “Te han llamado de la consulta del dentista para recordarte la cita de hoy a las 6 de la tarde; “El director de RR.HH. quiere hablar contigo; me ha adelantado que quiere que le ayudes a preparar la presentación de esta tarde; te espera en su despacho lo antes posible “Pepe, el nuevo en el equipo, dice que quiere verte (te adelanto que es para pedirte consejo sobre cómo tratar el tema de Hijos de Alcántara, que está muy perdido, y por lo visto es muy urgente) “Tu hija llama desde Granada, que quiere darte un recado”” Julia llega a su despacho y abre el correo. Selecciona mensajes y encuentra:

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