CASOS DE CONTROL INTERNO

CASOS DE CONTROL INTERNO1.

En los siguientes casos reconozca las debilidades del control interno.

Luego señale, sintéticamente, para cada caso los problemas contables que las fallas puedan provocar y las recomendaciones.

COMPRAS

1.- No existen puntos críticos de inventarios (punto de pedido)

Es una falla de control interno, se debería definir los puntos de repedido para cada producto a efectos de evitar quiebras de stock, por falta de materias, materiales, mercedarias etc., y debería contemplarse las demoras en las entregas, para que así se pueda controlar y hacer más eficiente el área operativa; no tiene efecto contable, ya que, si se producen pérdidas de ventas por falta de stock, la contabilidad reflejará esa realidad.

Recomendaciones:

• la primera recomendación es que deben llevar un Kardex de entradas y salidas de productos de almacén, tomando en consideración lo mencionado la empresa podrá saber en tiempo real que productos tiene como saldo, que le falta o que producto tiene estoqueado, y con esa información se puede tomar decisiones.
• Teniendo en cuenta la información anterior, se debe buscar la adquisición de un software el cual se registre entradas y salidas de la mercadería.
• Asignar personal responsable a cargo del almacén(logística), tomando en consideración las responsabilidades que debe asumir de acuerdo a las funciones y políticas de la empresa.
• Otro proceso que se recomienda realizar es verificar la respectiva rotación de los productos se esté realizando de acuerdo al objeto social de la empresa, para que todos los días se esté generando estrategias por parte del departamento de mercadeo para generar promociones para eliminar este inventario.
• Realizar inventarios, mensuales y/o trimestrales, esto ayudaría a verificar si lo que arroja el sistema y lo inventariado (físico) calza.  

2.- No se solicitan cotizaciones a varios proveedores para compras de materias primas

Una deficiencia de control interno es no tener cotizaciones de los proveedores, porque se puede asumir que los encargados de las compras, estarían buscando proveedores que tengan precios más caros para beneficiarse y pactar comisiones con los proveedores, ya que al no tener cotizaciones de distintos proveedores no se puede comparar los precios. Por lo que representa una falla de control interno ya que no se puede verificar que se estén realizando las compras en la forma más conveniente para la empresa. No tiene efecto contable, pero aumenta el riesgo de que el costo de los bienes exceda su valor recuperable.

Recomendaciones:

• Se recomienda tener políticas y procedimiento de compra.
• El personal encargado debe tener un sello donde se aduce que fue revisado y aceptado la compra.
• Dentro de las políticas de compra debe existir mínimo 3 propuestas de diferentes proveedores para elegir al mejor postor.

3.- Las órdenes de compra no son autorizadas por un funcionario responsable

 Actividad de control, indica que debemos tener políticas y procedimientos; una política que debería tener es que las compras deberían tener un encargado, que se haga responsable de lo que se está adquiriendo y sea lo que en realidad está necesitando la empresa y no se tenga mercadería en stock que no genere un beneficio. Se asegura también que se esté comprando al proveedor que nos esté dando los mejores precios del mercado. Es una falla de control interno, deberían ser autorizadas por un funcionario responsable verificando que la compra se le adjudique a aquel proveedor que ofrece las mejores condiciones. Hace a la eficiencia operativa; no tiene efecto contable.

Recomendaciones:

• Debería ver un filtro final quien sería el único que de la autorización para la adquisición de las mercaderías y/o activos.

4.- No se cotejan los precios incluidos en la orden de compra aprobada con los de la factura del proveedor

 Al no cotejar los precios con la factura, no tendríamos la seguridad de que el proveedor nos esté vendiendo con el precio antes pactado en la cotización. Efecto contable: Pueden llegar a contabilizarse compras por montos incorrectos, ya que no serían los acordados con el proveedor y pueden causar problemas tributarios en el futuro.

Recomendaciones:

• Sería recomendable que las cotizaciones se adjunten con las facturas como una medida de control y el encargado de provisionar las facturas pueda verificarlas.
• Las cotizaciones deben tener la firmar de la persona encargado para que recién pueda ser ingresado al sistema.

5.- Los informes de recepción no son prenumerados

Es una falla de control interno; deberían ser prenumerados. A efectos de poder controlar que los ingresos de mercadería han sido contabilizados en su totalidad, se requiere que los informes de recepción sean prenumerados (de este modo se evitan omisiones en la contabilización de los mismos.) controlar las facturas, cotizaciones y guías de remisión tengan la misma información tomando en consideración que en las facturas figura las condiciones de pago es fundamental en momento de registras las cuentas por pagar.

Recomendaciones:

• Se recomienda llevar un control de numeración correlativa de órdenes de compra para el mejor control de registro así, tendríamos todos los informes, y que al momento de contabilizar las compras estén completas, ya que nos fijaríamos en la correlación, de esa manera tendríamos nuestro registro de compras correcto y al momento de realizar la declaración ante SUNAT no tendríamos diferencias con nuestros proveedores y pagaríamos a tiempo las compras y no tendríamos problemas con nuestros proveedores.

PAGOS

1.- Se firman cheques sin documentación correspondiente.

Falla de control interno. Los actos de control se clasifican como previos, simultáneos y posteriores. El hecho de verificar con la documentación respaldatoria al momento de proceder a firmar un cheque es un acto de control simultaneo. El hecho de no hacerlo es una falla de control interno. Se debería verificar la procedencia del pago antes de firmar un cheque.

Recomendaciones:

• Se recomienda realizar váucher de egreso enumerado, donde figure la información necesaria la emisión del cheque, las cuales pueden ser numero de cheque, fecha de giro, razón social del proveedor, monto, firma del personal responsable, detalle del giro de cheque, firma de recepción del cheque, etc.

2.- Se mantienen en cajas cheques firmados en blanco para hacer frente a eventuales desembolsos.

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