COMPRAS.

INTRODUCCIÓN

Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre, empezaron cuando el hombre dio en trueque (en cambio) algunas de sus pertenencias por una propiedad ajena, la misma ha sido muy básica para el progreso y la riqueza del hombre, ya sea personal o como parte de sus funciones ya organizada como grupo.

Los procedimientos que utilizan las organizaciones empresariales al realizar sus compras de bienes en general para cumplir con sus objetivos, constituyen parte importante en el desenvolvimiento de las mismas.

Si los procedimientos de compras que emplea la empresa se llevan a cabo en una forma metódica y profesional, los resultados que se obtendrán serán óptimos, lo que significa lograr una maximización en las utilidades de las empresas para alcanzar el propósito fundamental de las mismas.

La importancia de tener un proceso de compras eficiente cada vez es mas importante, ya que permite un control adecuado de la adquisición de los bienes y servicios, así como analizar los procesos de manera mas detallada, y por ende se realiza una compra exitosa, manteniendo el equilibrio laboral al asegurar la recepción de los materiales, equipos, etc., necesarios y la entrega a tiempo de los mismos, para realizar de forma equilibrada las actividades diarias relacionadas con el procedimiento.

El propósito o finalidad del presente anteproyecto es la elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos para el Área de Compras, de la empresa Aerobuses de Venezuela, C. A., y lograr el máximo rendimiento en la obtención de los bienes y servicios para el funcionamiento adecuado de las mismas.

En estos tiempos modernos las empresas deben adaptarse a los cambios que se van sucediendo, el orden y sistematización, la comunicación entre las diferentes áreas o departamentos juegan un papel muy importante, porque se asegura un estricto control de las normas y procedimientos que adoptan dichas áreas, es decir cada área debe tener un manual de procedimientos.

En el caso de nuestro estudio, intervendrían las áreas de: Gerencia Administrativa, Compras, Suministros o Almacén, Tesorería y Contabilidad.

Según algunos datos, se ha observado que muchas empresas, no utilizan procedimientos adecuados en sus sistemas de compras, porque no se le presta la debida atención que merece este aspecto en el funcionamiento de las mismas.

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier empresa, organización o institución que quiera alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras óptimo permite la probabilidad de alcanzar el éxito, la intención de poder determinar como el uso de los manuales de procedimientos, podrán hacer mas eficiente el proceso de la compras.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

1.1. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN:

Una fase de gran importancia que debe cumplir un buen Contador Público en sus funciones ejecutivas es la Organización.

El profesional de la carrera de Contaduría Pública, debe adaptarse a los cambios y requerimientos contables, como las leyes, tributos y por lo tanto sus conocimientos deben estar a la par de toda innovación para mantenerse actualizado. Sobre todo en lo referente a los sistemas y procedimientos contables.

La función de organizar es la actividad en la cual se ordenan racionalmente las tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, asignándole a los diferentes individuos que la componen, una misión específica que lograr, delegando la autoridad necesaria para hacerlo y a la vez delimitando un grado de responsabilidad ante la organización.

Todo sistema organizativo se estructura, es decir, se especifican sus funciones, las tareas, las responsabilidades, los derechos, los canales de comunicación, los procedimientos, etc., generalmente de forma escrita en manuales de organización. Esta disposición formal de funciones, procesos e interrelaciones es lo que forma la estructura formal o esqueleto de un sistema.

La estructura indica el flujo de interacciones en su interior, indica “quien hace”, “que”, “quien supervisa a quien”, “quien es responsable de”, “quien tiene autoridad para”, etc.

La especificación o formalización de los procedimientos y recursos de la organización queda expresada en dos instrumentos de gran valor para una empresa como son el organigrama y los manuales de organización.

La importancia de organizar radica en que, si es posible aclarar y asignar responsabilidades a cada uno de los diferentes individuos, todos conocerán más claramente el papel que les toca desempeñar y la forma

en que sus funciones se relacionan con otras. Así trabajaran con mayor efectividad, ya que todos los esfuerzos se dirigen directamente hacia la misión encomendada.

Con el proceso de organización de logra el llamado, efecto sinergetico, esto es, que el esfuerzo conjunto de todos lo individuos es mayor que la suma del resultado del esfuerzo de cada individuo por separado.

Las organizaciones y sus problemas deben analizarse utilizando el método científico porque suministra el medio que permite incorporar las mejores cualidades de todos los restantes enfoques.

La organización se enfoca como un sistema abierto, porque se encuentra en relación dinámica con el medio ambiente que le rodea.

La organización exporta bienes y servicios y la influencia del medio en la organización, dependerá de que tan abierta sea ella, es decir, que tan expuesta se encuentre al medio ambiente.

Al enfocar a la organización como un sistema abierto, se debe asumir que un sistema contiene más variables de los que realmente podemos comprender, y que, muchas de ellas, están sujetas a influencias que tampoco podemos controlar ni predecir. En el enfoque de sistemas abiertos, la organización es vista como un conjunto de partes relacionadas entre si que constituyen un todo, donde ellas contribuyen y reciben algo de ese modo.

Dicho esto, procederemos a conceptualizar otros términos como los siguientes:

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