CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO LA EMPRENDEDORA S. A. DE C. V.

CAJA CHICA

SI

NO

1. La responsabilidad del fondo recae sobre  una sola persona?

1. Los cheques que se giran para el reembolso están a nombre del encargado del fondo?

1. Los pagos hechos con dinero de caja chica, son:

1. Por gastos que no excedan determinada cantidad? de ser así, a cuánto asciende esa cantidad?

1. Amparados con comprobantes a terceros?

1. Son autorizados los pagos antes de efectuarse, por una persona distinta a la titular del fondo?

1. Vigila el titular del fondo que los comprobantes que amparan los pagos, reúnen los requisitos fiscales?

1. Al efectuar el reembolso, son listados los comprobantes de manera que se observa, fecha, beneficiario del pago, importe?

1. Se cancelan los comprobantes con sello fechador de PAGADO?

1. Se anotan también la fecha del reembolso y el número de cheque con que se efectúa éste?

1. Revisa una persona distinta a la que autorizó el pago, y a la titular del fondo, los comprobantes al efectuar el reembolso?

1. Se cerciora de que los comprobantes están listados, cancelados, correctamente sumados y hechos a tinta o a máquina de manera que sean inalterables?

1. Los reembolsos se efectúan con la periodicidad necesaria, es decir, cuando se considera reembolsable o cuando se agota en su totalidad?

1. Considera el empleado responsable del fondo que es adecuado el importe de esto?

1. El importe autorizado para cubrirse con caja chica es razonable?

1. El tiene prohibido cambiar cheques del fondo de caja chica?

1. El empleado responsable del fondo no tiene acceso a registros o auxiliares de contabilidad?

1. Se tiene fianza por el titular del fondo?

1. En su opinión es suficiente el monto de la fianza?

1. El empleado responsable del fondo de caja chica no maneja otros fondos o valores?

1. Se efectúan arqueos periódicos independientes de los fondos de caja chica? De ser así:

1. Quién los hace?

1. Con qué frecuencia?

ENTRADAS A CAJA:

1. Si las entradas a caja representan principalmente pagos personales de los clientes:

1. Se usan cajas registradoras, controles de la notas de venta, recibos o algunas otras formas similares que comprueben las entregas de caja?

1. Las mencionadas pruebas son confrontadas por un empleado distinto de la persona que recibe directamente el efectivo, para determinar que los comprobantes se encuentran de acuerdo con las cantidades registradas y depositadas?

1. Sí se efectúan cobros por medios de cobradores:

1. Utilizan recibos debidamente foliados?

1. Entregan diariamente la cobranza?

1. Formulan relación haciendo constar: Número de recibo, nombre del cliente e importe?

1. Revisa otra persona, además de la cajera el informe de cobranza presentado por el contador?
2. Se tiene fianza con los cobradores?
3. En su opinión es suficiente el monto de la fianza?

1. Las entradas a caja diarias, se depositan íntegramente al día hábil siguiente?

1. La persona responsable de preparar el depósito?

1. Transfiere las cantidades recibidas a algún otro empleado para que haga el depósito en el banco?

1. Si es así, las obligaciones de ese otro empleado son de tal naturaleza que no necesite tener accesos:

1. A los registros auxiliares de cuentas por cobrar?

1. A los estados de cuenta de los clientes?

1. En caso de que la persona responsable prepare el depósito y efectúe el depósito al banco, otro empleado distinto verifica los ingresos contra los documentos de origen?

1. El duplicado de la ficha de depósito, después de sellado por el banco, se recibe por un empleado distinto:

1. De la persona directamente responsable de preparar el depósito?
2. Se comparan detalladamente las fichas de depósito con el registro de entradas a caja?

1. Los comprobantes de los cargos que hace el banco por cheques devueltos, y otros conceptos los maneja otro empleado que no sea el encargado de preparar el depósito?

1. Cuando el banco nos devuelve algún cheque con el que nos paga un cliente, se pasa éste al gerente de crédito y cobranza para que se evoque éste a su investigación y cobro?
2. Los cheques devueltos son reportados al departamento de contabilidad para su registro en forma oportuna?

1. Cuando las sucursales y agencias efectúan cobros entre sí:

1. Se depositan dichos cobros en una cuenta del banco local en la que los retiros del fondo sólo puedan hacerlos la oficina matriz?

1. Los mencionados duplicados de las fichas de depósito se comparan detalladamente con los aviso de la sucursal?

1. Los estados de cuenta mensuales del banco se envían por esta institución directamente a la oficina matriz?

1. Los bienes negociables, distintos del efectivo, cheques, letra o pagarés, se encuentran bajo el cuidado de un empleado distinto de las personas directamente responsables de las entradas a caja?

1. Se formula directamente relación de cobranza a los cobradores?

1. Entregan los cobradores al final del día, junto con la cobranza los documentos que no cobrarán?

1. Son verificados por una persona responsable  las relaciones de cobranza, la cobranza y los recibos del cobrador antes de que se liquide a caja?

1. Todas las cuentas bancarias se encuentran autorizadas por el consejo de administración?

1. Se tiene fianza por el responsable de la caja?

1. En su opinión es suficiente el monto de la fianza?

1. Alguno de los cobradores no tiene parentesco familiar con:

1. La cajera o cajero?
2. Alguna persona que tenga acceso a los registros de contabilidad?
3. O alguna otra persona empleado de la empresa?

1. La persona responsable de la caja no tiene parentesco con algún empleado o funcionario de la empresa
2. Es una sola persona quien maneja el movimiento de la caja general?

1. En caso de que una persona distinta al responsable de el manejo de fondos efectúe los depósitos al banco llevándolos consigo, se encuentra afianzada y/o asegurada contra robo, etc.?

1. La fianza y/o seguros suficientes para cubrir el riesgo?

1. En su opinión, el trabajo que desempeña la cajera o el cajero es:

1. Oportuno?
2. Eficiente?
3. Constante y ordenado?

SALIDAS DE CAJA:

1. Los pagos no hechos por la caja chica, se hacen todos con cheque?

1. Se encuentran bajo control adecuado los talonarios de cheques no usados?

1. Los cheques cancelados:

1. Se conservan y se archivan?
2. Se anulan de tal manera que se impida su uso posterior?

1. Los cheques expedidos se protegen con máquina protectora o algún otro medio?

1. Se tiene establecido el sistema firmas mancomunadas en los cheques que se expiden?

1. Alguna de las firmas corresponden a algún empleado cuyas obligaciones no incluyan?

1. Hacer asientos en los registros de contabilidad?
2. Registrar las entradas a caja?
3. Manejo de fondo de caja chica?
4. Aprobación de comprobantes de pago?

1. Todos los cheques expedidos son nominativos?

1. No es costumbre efectuar pagos a personas foráneas enviándoles cheques por correo?

1. Si se envían cheques por correo, dentro de las obligaciones del empleado que los envía no se incluyen:

1. Registrar las entradas a caja?
2. Manejo de fondo de caja chica?
3. Aprobación de comprobantes.

1. Si se hacen pagos por correo se tiene establecido un control efectivo sobre los mismos?

1. Está prohibida la firma o firmas anticipadas en los cheques?

1. Está prohibido girar cheques contra la caja?

1. Las trasferencias de fondos entre bancos se registran inmediato?

1. Los comprobantes que amparan los pagos se acompañan a los cheques?

1. Cuando se firman?
2. Cuando se registran en contabilidad?

1. Existe alguna evidencia de que los comprobantes se han examinado por las personas que firman los cheques?

1. Los comprobantes son verificados por una persona responsable sobre el cumplimiento de los requisitos fiscales antes de efectuar el pago?

1. Las conciliaciones bancarias se formulan cada mes?

1. Las conciliaciones de bancos se hacen por personas que no manejan o registran el efectivo, ni firman cheques?

1. Reciben directamente los empleados encargados de hacer las conciliaciones, los sobres cerrados con los estados de cuenta?

1. Los empleados que efectúan las conciliaciones de las cuentas bancarias examinan la secuencia de los números de cheques?

1. Existe algún procedimiento de control para los cheques expedidos hace bastante tiempo y no se han presentado al banco para su cobro?
2. En su opinión es efectivo el control establecido para los cheques en la situación anterior?

DOCUMENTOS POR COBRAR

1. Se revisan los documentos por cobrar (incluyendo los documentos renovados), de ser aceptados, por un funcionario o empleado responsable?

1. Se lleva un registro detallado de documentos por cobrar?

1. Se conforma periódicamente dicho registro con la cuenta controladora de mayor?

1. Se anota en el dorso de los documentos por cobrar, el importe de los cobros para los efectuados?

1. Se lleva un registro de documentos descontados que muestre el pasivo contingente?

1. Se acostumbra enviar periódicamente confirmaciones de salvados a clientes que adeudan documentos?

1. Se revisan periódicamente, por un empleado responsable, los saldos no pagados de documentos?

1. Algún funcionario autoriza la cancelación de saldos incobrables de documentos por cobrar?

1. Las obligaciones del encargado de los documentos por cobrar son de tal naturaleza que es innecesario para él tener acceso:

1. A las entradas a caja?
2. A los libros generales de la compañía?

1. Se encuentran los documentos en garantía, negociables, bajo el cuidado de un empleado distinto del responsable?

1. Se encuentran guardados los documentos por cobrar y documentos en garantía en alguna empresa, por ejemplo, un banco o una institución de fideicomiso?

1. Si no es así:

1. Se guardan bajo llave?
2. Se guardan en una caja de seguridad?
3. Se inspeccionan periódicamente?
4. Se es necesario que más de una persona esté presente al abrir?
5. Son estas personas ajenas al manejo del registro de documentos por cobrar?

1. Los documentos que se dan de baja porque hayan prescrito o porque se consideran incobrables, se controlan por cuentas de orden?

1. Se conservan los documentos dados de baja?

1. Se separan los documentos que se consideran recuperables?

1. Se revisan periódicamente?

1. Se ejerce un control adecuado sobre las recuperaciones de documentos previamente traspasados e incobrables?

INVENTARIOS

1. Se llevan registros de inventarios perpetuos (o se equivalente, por ejemplo, órdenes de trabajo) respecto a las siguientes clases de inventarios:

1. Refacciones?
2. Ordenes de trabajo?
3. Artículos para la venta?

1. Se lleva doble control de existencias?

1. Se comparan periódicamente cuando menos una vez al año?

1. Se envían a los almacenes centrales todos los materiales o artículos comprados para la venta?

1. Se formulan entradas al almacén en formas impresas y prenumeradas?

1. Las existencias se encuentran plenamente identificables por medio de series de aparatos en cuanto a entradas y salidas?

1. Los registros de inventarios perpetuos se verifican?

1. Mediante toma de inventarios físicos cuando menos una vez al año?
2. Mediante pruebas parciales periódicas, que completen al fin de ejercicio recuento total de inventarios?

1. Existe la aprobación de un empleado, responsable de todos los ajustes:

1. A los registros de inventarios perpetuos?
2. A las cuentas de control?

1. El sistema incluye la práctica de hacer reportes periódicos a un empleado determinado de:

1. Los artículos que tienen poco movimiento?
2. Artículos obsoletos?
3. Exceso de existencias?
4. Artículos deteriorados?
5. Artículos usados?

1. Las siguientes clases de inventarios se encuentran bajo un control adecuado:

1. En consignación?
2. Materiales o mercancías en bodegas?
3. Mercancías embarcadas sobre memorándum o pedido?
4. Envases sujetos a devolución?
5. O en reparación?

1. La mercancía que no es propiedad de la compañía (mercancía de los clientes en comisión, etc.):

1. Se encuentra separada materialmente?
2. Bajo control de la contabilidad?

1. Si existe mercancía entregada a demostración o a vistas se controla por medio de documentación previamente numerada?

1. Un empleado responsable es el encargado de vigilar esta mercancía.

1. Referente a los inventarios físicos?

1. Existen instrucciones escritas como guía para los empleados que intervienen y que incluyan:

1. Identificación y descripción con las existencias hechas por empleados conocedores?

1. Verificación de los recuentos por empleados distintos de aquellos que llevan los registros de inventarios perpetuos?

1. Control de las tarjetas de inventarios?

1. Separación de entradas y salidas de artículos?

1. Arreglo material de las existencias?
2. Separación de los artículos de poco movimiento, obsoletos, deteriorados y usados?

1. Los siguientes pasos se verifican independientemente:

1. Resumen de cantidades:
2. Conservación de unidades?
3. Precios que se usan en la valuación?
4. Cálculos?
5. Sumas?
6. Recapitulación de tarjetas u hojas detalladas?

1. Existe un control efectivo sobre los artículos descargados del almacén pero en existencias, como:

(artículos de poco valor, obsoletos, etc.)

1. Se tiene tomado seguro contra daños?

1. Es suficiente la cobertura del seguro?

1. En su opinión, el almacén que sirva para guarda y custodia de las mercancías se encuentra situado:

1. Un sitio adecuado a las necesidades?
2. Espacio suficiente para el acomodo y control de mercancías?
3. Acomodo y aseo del propio almacén y existencias?

1. Si no se llevan registros de inventarios perpetuos?

1. Las existencias se comparan cuando menos una vez al mes por medio de inventarios físicos contra la existencia que muestran los registros contables?
2. Se tiene un control adecuado para entradas?
3. Se tiene un control adecuado para salidas?

1. Cada salida de almacén o planta se ampare:

1. Con salidas prenumeradas?
2. Con notas de venta?
3. Con ordenes de entrega prenumeradas?
4. Con vales prenumerados y debidamente autorizados?

1. Invariablemente toda entrada de existencia implica una entrada prenumerada de control?

1. En su opinión, las notas de ventas, informes y reportes diarios del movimiento de entradas y salidas de existencias se encuentran archivadas en forma adecuada y ordenada?

1. Si existen inventarios o propiedades de la empresa en otras dependencias (agencias, distribuidores, comisionistas, etc) se tiene establecidos:

1. Control separado de estas existencias?
2. Vigilancia constante por medio de inventarios físicos periódicos?
3. Control especial en cada dependencia?
4. Comparación periódica de estos controles entre sí?

1. Los medidores se encuentran sellados de acuerdo con las políticas establecidas:

1. En las plantas
2. En las pipas?
3. En las agencias o dependencias?

1. Son revisados periódicamente los sellos de los medidores por una firma.

1. Se encuentra bajo la responsabilidad y custodia del gerente las piezas que sirven para sellar los medidores?

1. Se presentan las reclamaciones por material dañado o por faltantes oportunamente y existe un control adecuado sobre éstas?

1. Existe un control adecuado de las entregas parciales que asegure que el total de éstas no sea inferior o exceda a las cantidades perdidas?

BIENES RAICES, MAQUINARIA, PLANTAS Y EQUIPOS.

1. Si la empresa hace gastos de instalación o construcción, utilizando a sus propios empleados, controla bajo los mismos procedimientos que sus gastos de operación, dichas operaciones, esto es, por medio de:

1. Nóminas de salario?
2. Comprobantes o pólizas?

1. Se llevan registros detallados que comprueben el total arrojado por la cuenta de control de mayor que para el control de los activos fijos?

1. Se cotejan dichos registros con el mayor cuando menos una vez al año?

1. Las inversiones se inician con el orden o requisición que muestre:

1. La necesidad de efectuar la inversión?
2. El costo estimado?
3. La descripción y la disposición propuesta para el equipo que van a descartarse, si lo hubiere?
4. Las cuentas y sub-cuentas en donde se va a cargar o acreditar?
5. Las firmas de las personas que solicitan la inversión gastos?

1. Se aprueban dichas ordenes o requisiciones por el consejo de administración o por alguna persona en que se haya delegado esa responsabilidad?

1. Si es así, se comparan los costos reales con los estudios presupuestales o estimaciones autorizadas?

1. Se acumulan y registran el costo de las  adiciones mediante ordenes de trabajo?

1. Si los gastos o inversiones totales no se autorizan previamente, las erogaciones reales se aprueban por el consejo de administración o por uno o más funcionarios responsables?

1. En relación a los créditos en las cuentas de equipo es necesario como requisito la autorización previa en forma expresa:

1. Para la venta del activo de equipo?
2. Para desmantelar las instalaciones y vender los desperdicios?
3. Para transferencia a otros departamentos o unidades?
4. Se proporciona al departamento de contabilidad una copia de esta forma?
5. Y otra copia al departamento de auditoria interna para su verificación?

1. En la empresa:

1. Se toman inventarios periódicos del equipo para comparar con los registros detallados?
2. Se efectúan estudios periódicos de las propiedades para efecto del seguro?

1. El equipo totalmente depreciado, pero todavía en uso, se lleva en las cuentas de activo?

1. Si no, se controla en cuentas de orden?

1. Se verifica periódicamente el equipo totalmente depreciado por medio de inventarios físicos?

1. Existe un sistema satisfactorio de control para las herramientas pequeñas?

1. Sigue la empresa una política adecuada y bien definida para distinguir las adiciones capitalizables de las erogaciones que deben considerarse como gastos de mantenimiento y reparaciones?

1. Todo el equipo se encuentra identificado de conformidad con las políticas de control establecidas en la empresa?

1. Las depreciaciones de activo fijo se calculan mensualmente?

1. Es adecuado el procedimiento seguido en el cálculo de las depreciaciones?

1. Las propiedades de bienes raíces se encuentran precisamente a nombre de la empresa?

1. Se encuentran inscritas en el registro público de la propiedad, sección de comercio?

1. Si existen casos de inversiones en construcciones y edificios en terrenos ajenos?

1. Se tiene legalizado por medio de un contrato entre las partes?
2. Se tiene registrado en el registro público de la propiedad, sección de comercio?
3. Se encuentran amortizándose de  conformidad con el plazo señalado en el propio contrato?

1. Existe un adecuado control sobre las inversiones en activo fijo en cuanto a la comprobación documental?

1. Todos los activos fijos registrados en la contabilidad se encuentran precisamente a nombre de la empresa?

INVERSIONES EN VALORES:

1. Se guardan los valores de la compañía, en bancos o instituciones de fideicomiso.

1. Si no, se tiene una persona responsable de la custodia de estos valores?

1. Se requiere autorización de más de un funcionario para las transacciones que realice el encargado de guardar los valores?

1. Si los valores no se guardan en otra institución se guardan bajo llave?

1. Se guardan en una caja fuerte?
2. Se inspecciona periódicamente?
3. Es necesario que más de una persona se encuentre presente al abrir la caja?
4. Dichas personas son distintas de las que llevan los registros contables?

1. Se encuentran a nombre de las compañías todos los valores registrados?

1. Si no es así, se encuentran en condiciones de negociarse (endosados en blanco a nombre del que los custodia, etc.?

1. Se lleva por el departamento de contabilidad un registro de cada valor, incluyendo los números de los certificados y cupones adheridos?

1. Verifica el departamento de contabilidad que todos los ingresos por este concepto se contabilicen?

1. Se verifican periódicamente las inversiones en valores por una persona distinta al encargado de su custodia?

1. Las compras y ventas se autorizan:

1. Por un funcionario responsable?
2. Por el consejo de administración?

1. Se custodian en la misma forma los documentos en garantía y se encuentran debidamente registrados y separados.

1. En caso de baja de precio de las inversiones en valores se castigan mediante constitución de reserva?

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR:

1. En total de los comprobantes por pagar, de acuerdo con el registro respectivo (o el total de las cuentas por pagar se concilia periódicamente con la correspondiente cuenta de control de mayor?

1. Se tiene como costumbre solicitar periódicamente estados de cuenta a proveedores?

1. Se concilian regularmente los estados de cuenta de los proveedores con el pasivo registrado?

1. Se requiere la aprobación por persona autorizada para los ajustes a los registros de cuentas por pagar?

1. Se aprueban y vigilan los saldos acreedores de importancia por una persona responsable?

1. Se tiene establecido algún sistema que asegura que las facturas se pagan dentro del mismo mes?

1. A fin de mes se crea el pasivo por aquellas compras a servicios recibidos dentro del mismo mes?

1. Los documentos aceptados en pago son firmados por funcionarios responsables y legalmente autorizados?

1. Los documentos y comprobantes pagados son cancelados con sellos fechador de “PAGADO”?

1. Son autorizados por el consejo de administración los préstamos que solicita la empresa?

1. Las actas del consejo de administración especifican:

1. Los nombres de los bancos o personas que otorgan préstamos.
2. Los funcionarios autorizados para concertar los préstamos?
3. Los intereses máximos que dichos funcionarios pueden aceptar?
4. El monto hasta donde están autorizados a aceptar documentos?

1. Existe algún registro de documentos por pagar, o algún auxiliar que muestre:

1. El nombre y dirección del acreedor?
2. El concepto de adeudo, préstamo, etc.?
3. El monto del adeudo?
4. Las fechas de vencimiento tanto del principal como de los intereses?
5. La forma de pago?
6. Las cláusulas del documento?

1. Se concilia periódicamente ese registro con las cuentas de control?

1. Se lleva al corriente el registro correspondiente de las cuentas y documentos por pagar?

1. En su opinión el control establecido para cuentas por pagar es adecuado a las necesidades de la empresa.

1. Se tiene un archivo adecuado de documentos y facturas que se paga por este medio?

CAPITAL SOCIAL Y PAGO DE DIVIDENDOS:

1. Los certificados de acciones y talonarios de los mismos se utilizan en numeración progresiva?

1. Los certificados redimidos o canjeados se cancelan efectivamente adhiriéndolos al original de sus talonarios?

1. Se tienen certificados de acciones guardados como sigue:

1. En banco o institución de fideicomiso?
2. En una caja de seguridad bajo llave?
3. En la custodia con un funcionario autorizado?

1. Los certificados de acciones no emitidos y sus talonarios quedan al cuidado de funcionarios responsables?

1. Se llevan los siguientes registros que señala la Ley General de Sociedades Mercantiles?

1. Registros de acciones nominativas?
2. Registros para anotar los aumentos y disminuciones del capital social?

1. Los cupones de dividendos se cancelan debidamente y se archivan cuando se han pagado?

VENTAS:

1. Los pedidos de los clientes se revisa y se aprueban antes de aceptarse:

1. Por el departamento de ventas?
2. Por el departamento de crédito?
3. Por un empleado diferente a ventas y a crédito?

1. Todos los pedidos invariablemente son autorizados por el departamento de crédito y por empleados responsables del mismo?

1. Se encuentran dichos pedidos numerados de antemano y se vigila que no falte ninguno?

1. Están numerados progresivamente los avisos de empaque?

1. Se  controlar la numeración?
2. Están conceptuados los números de los avisos de embarque con las facturas de venta?

1. Se preparan simultáneamente las facturas, los avisos de embarque, las remisiones de mercancías y la lista de embarque?

1. Se encuentran prenumeradas las facturas?

1. Si es así, se controla la numeración?
2. Se archivan las facturas anuladas?

1. Se verifica la exactitud de las facturas?

1. En las cantidades de artículos facturados?
2. En los precios usados?
3. En los cálculos?
4. En las condiciones?

1. Se cotejan los pedidos con las facturas expedidas?

1. Se preparan informes de mercancía devuelta?

1. Están dichos informes en relación con las notas de crédito o devolución?

1. Una persona distinta del almacenamiento y de los departamentos de contabilidad y crédito es quien revisa la mercancía devuelta y valúa el demérito sufrido por el uso?

1. El demérito sufrido por la mercancía devuelta:

1. Se le cobra al cliente?
2. Se le carga en su cuenta?
3. Se le descuenta de sus pagos?

1. La mercancía devuelta y valuada por el demérito sufrido y por el uso se registra en esta forma en contabilidad?

1. Se suman y clasifican las facturas por otro departamento distinto al de contabilidad para asegurar una verificación de las ventas registradas?

1. Las ventas que se mencionan a continuación se tramitan y se registran en la misma forma que las ventas a los clientes:

1. Ventas a los empleados?
2. Ventas de desperdicios?
3. Venta de equipo?
4. Venta C.O.D.?
5. Ventas al contado?

1. Es posible relacionar las unidades vendidas con las compras y los inventarios?

1. Se practican conciliaciones periódicas de estos conceptos?
2. Se identifican por medio de series tanto al facturarse como por inventarios?

1. Las facturas se expiden:

1. Por talonarios debidamente autorizados por la SHCP?
2. Por medio de facturas sueltas?

1. Si es por medio de talonarios, se llevan al corriente y se tienen guardados en forma adecuada?

1. Si es por facturas sueltas se encuadernan a fin de ejercicio y se autorizan en la oficina federal de hacienda?

1. En su opinión, el archivo de facturas, pedidos, remisiones y embarques que se tiene establecido es funcional a las necesidades de la empresa?

1. Se siguen todas las políticas administrativas en cuanto:

1. Ventas crédito?
2. Ventas de contado?
3. Ventas a funcionarios y empleados?
4. Descuentos otorgados?
5. Etc.

COMPRAS Y GASTOS SOBRE COMPRAS:

1. Tiene la empresa un departamento de compras?

Si tiene así, se encuentra desligado:

1. Del departamento de contabilidad?
2. De la recepción de mercancía?
3. Del embarque de mercancías?

1. Se hacen todas las compras mediante ordenes de compra?

1. Se encuentran numeradas las ordenes de compra?

1. Si es así, se controla la numeración en forma adecuada?

1. Va directamente al departamento de contabilidad una copia de la orden de compra?

1. Llega directamente al departamento de contabilidad una copia de la orden de compra?

1. Se basa el departamento de contabilidad en las ordenes de compra para hacer verificaciones de unidades y precios con las entradas de almacén?

1. Se encuentran numeradas las ordenes de entrada al almacén?

1. Si esa así, se lleva en el departamento de recepción un registro permanente?
2. Se verifica la secuencia de los números por el departamento de contabilidad?

1. Se tramitan por el departamento de embarques las devoluciones sobre compras?

1. Se preparan avisos de embarques para dichas devoluciones?
2. Si es así, tienen alguna relación con los avisos de crédito con los proveedores?

1. Se verifican las facturas en el departamento de contabilidad?

1. Contra las ordenes de compra?
2. Contra los avisos de entrada?
3. Contra los informes de inspección?

1. Se han establecido responsabilidades para la verificación de facturas, en aspectos de:

1. Precios?
2. Cálculos?
3. Cargos por fletes?

1. Se cancelan las facturas y/o documentos comprobatorios para evitar pagos duplicados?

1. Se amparan con comprobantes todas las compras y gastos sobre las mismas?

1. Se revisan los prorrateos con anterioridad, o el tiempo de preparar o pagar los comprobantes?

1. Son examinados los comprobantes de compras de gastos por un funcionario o empleado  responsable, con el fin de cerciorarse de que los documentos comprobatorios están completos, y de que se ha cumplido con los diversos requisitos fiscales y administrativos establecidos?

1. Periódicamente se hacen comparaciones de los costos de adquisición de los artículos con el propósito de detectar omisiones o errores?

GASTOS DE OPERACIÓN

1. Se tiene establecido una clasificación adecuada de los diferentes gastos de operación?

1. Existen instructivos contables para su manejo?

1. Existen en contabilidad una cuenta de control para registrar detalladamente cada una de las subcuentas de gastos?

1. Se obtienen relaciones mensuales de gastos comprobados contra la cuenta de mayor correspondiente?

1. Existe un control presupuestal de los gastos de operación?

1. El control presupuestal se encuentra incorporado al sistema contable?

1. Si no, lo lleva en forma adecuada fuera de los registros contables?

1. Se analizan mensualmente determinando diferencias e investigando causas?

1. Se revisan periódicamente las facturas por publicidad comparándolas con anuncios en diarios, radio, cine, televisión, etc., y con los presupuestos correspondientes?

NOMINAS DE SALARIOS:

1. Se han distribuido las etapas necesarias para la preparación de las nóminas de salarios, entre varios empleados?

1. Hay un intercambio de trabajo entre los empleados encargados de preparar la nómina?

1. Una persona diferente a la cajera o cajero es la responsable de preparar la nómina?

1. Se verifican dos veces las operaciones efectuadas en la preparación de la nómina antes de pagarla?

1. Se incluyen en las nóminas todas las percepciones ordinarias y extraordinarias del trabajo?

1. Se requiere autorización para:

1. Cambios en las tarifas de salarios?
2. Aumento al personal?
3. Separaciones del personal?

1. Se incluyen en las nóminas del salario todas las deducciones a que está sujeto el trabajador?

1. Se paga con cheque a los trabajadores?

1. Si la contestación a la pregunta es afirmativa:

1. Están los cheques numerados progresivamente?
2. Los cheques numerados que se cancelan o se anulen se reemplazan por otros numerados de las mismas series?
3. Los cheques anulados:

• Se guardan y se archivan?
• Se cancelan de tal manera que no pueden usarse otra vez?
• Se guardan en forma segura los cheques en blanco?
• Se utiliza un protector de cheques?

1. Distribuyen los cheques de salarios a empleados que no participan en:

1. Se hacen contra una cuenta bancaria especial los pagos de salario?

1. Cuando la nómina se paga en efectivo?

1. Se obtienen recibos debidamente firmados por los empleados?
2. Se comparan dichos recibos con las nóminas de personas ajenas al departamento de pagos de salario?

1. Al efectuar los pagos:

1. Se ha establecido un sistema de rotación entre los pagadores?
2. Son indispensables de la preparación de las nóminas las funciones de los pagadores?
3. Son indispensables del manejo de la caja las funciones de los pagaderos?
4. Acompaña al pagador alguna persona que no tenga ingerencia en la preparación de la nómina?

1. Se sujetan a la misma rutina los pagos ordinarios y los pagos especiales de salarios (por ejemplo, anticipos, etc.).

1. Se hacen las revisiones periódicas de nóminas?

1. Por el auditor interno?
2. Por alguien ajeno a la preparación de la nómina?

1. Se ejerce el control debido?

1. Por el auditor interno?
2. Sobre los salarios no reclamados?
3. Para los pagos atrasados?
4. Sobre los cheques que no han sido cobrados en mucho tiempo?
5. Sobre las deducciones en las nóminas?

1. Se preparan conciliaciones mensuales de los pagos por concepto de sueldos y salarios de lo cargado a gastos contra lo declarado, para efectos de impuestos sobre productos del trabajo?

1. Se conservan los archivos del personal en forma inaccesible a personas que:

1. Preparan las nóminas?
2. Aprueban los números?
3. Distribuyen las nóminas?
4. Pagan las nóminas?

1. Se lleva control individual de percepciones e impuestos por cada trabajador?

1. Aprueban el consejo de administración o la oficina matriz los sueldos de ejecutivos de alta jerarquía?

1. Existen contratos individuales con los cobros o empleados no incluidos en los contratos colectivos?

REGISTRO DE TIEMPO

1. Aprueban los empleados responsables las horas extras y otras percepciones recibidas?

1. Son ajenos a las contrataciones y despido de empleados y obreros los empleados que preparan las nóminas?

1. Se concilian los totales de las nóminas antes de efectuar los pagos?

1. Examina la distribución contable de la nómina un empleado ajeno al departamento de nómina?

1. Aprueba las nóminas un funcionario responsable?

1. Se pide a los obreros que se identifiquen antes de pagarles sus sueldos?

1. Si los sueldos se pagan en efectivo:

1. Se retira del banco el monto neto de las nóminas?
2. Existe control adecuado sobre el llenado y custodia de los sobres de sueldos antes de su entrega?

1. Firman los empleados y obreros con tinta la nómina de sueldos o los recibos?

1. Compara un empleado ajeno al departamento de nóminas las firmas de los recibos o nóminas con los archivos de personal?

GENERALES:

1. Incluyen nuestros papeles de trabajo la última gráfica de organización de la empresa?

1. Se encuentran señalados razonablemente las obligaciones de los funcionarios y empleados en relación con sus responsabilidades?

1. Se utilizan manuales e instructivos para el manejo de la contabilidad?

1. Se encuentran las funciones de departamento de contabilidad completamente separadas:

1. De las ventas?
2. De las compras?
3. De las entradas a caja?
4. De los pagos de caja?
5. De los seguros?
6. Del departamento de crédito y cobranza?
7. Del almacén?

1. Se efectúa una rotación de las obligaciones y responsabilidades entre los empleados?

1. Se obliga a todos los empleados salir de vacaciones?

1. Se encuentran afianzados todos los empleados?

1. Son suficientes todos los importes y adecuadas las condiciones de las fianzas?

1. Están colocados en tal forma los empleados que no guardan alguna relación de parentesco o familiaridad, que se haga difícil la solución?

1. Los libros de contabilidad aparentemente:

1. Son adecuados?
2. Se llevan al día?
3. Se comprueban cada mes por lo menos?

1. Se formulan informes contables mensuales para información interna?

1. Se juzga que los informes internos, para la gerencia, son adecuados y permiten descubrir cifras anormales de carácter financiero y otras discrepancias?

1. Se encuentran bajo un control presupuestal los gastos y los costos?

1. Algún empleado revisa periódicamente si el seguro cubre todos los riesgos y particularmente respecto:

1. Seguro contra incendio relacionado:

1. Con los inventarios?
2. Con las propiedades, plantas y equipos?

1. Seguro contra accidentes de los trabajadores?

1. Se prueban los asientos de diario por algún funcionario responsable?

1. Se encuentran los asientos de diario debidamente explicados y comprobados por los documentos respectivos?

1. Se juzga adecuado el control que se ejerce sobre el funcionamiento de las sucursales y agencias?

1. Si alguno de los funcionarios son ejecutivos de otras negociaciones con los cuales la empresa efectúa negocios:

1. Se sujetan las transacciones con dichas negociaciones a las mismas rutinas establecidas para los proveedores y clientes ordinarios?
2. Son de tal naturaleza sus funciones que hagan improbable la ejecución de operaciones regulares?

1. Se encuentran registradas todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa?

PERSONAL:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

1. Se tienen celebrados contratos de trabajo:

1. Individual?
2. Colectivos?

1. La asistencia del personal se registra en tarjetas por relojes marcadores?

1. Para obreros y empleados?
2. Para funcionarios?

1. Si es así:

1. Son preparados y controlados por el departamento de personal?
2. Son firmados por supervisores o jefes de cada departamento en cada período?

1. Si no es así, se preparan listas del personal en donde firma y anota la hora de entrada y salida?
2. Las vacaciones al personal son en forma obligatoria?

1. Se autoriza por escrito por un funcionario responsable?

1. Existe un adecuado control que impida pagos duplicados por vacaciones?

1. Si no, se tiene preparado un calendario especial de vacaciones para el personal?
2. Se cumple fielmente con este calendario?

1. Se evita la existencia de relaciones de parentesco entre los funcionarios y/o empleados?

1. Se tiene un expediente para cada persona en el que se archivan:

1. Solicitud de empleo?
2. Examen médico?
3. Prueba de actitud?
4. Prueba de sicología?
5. Aviso de alta en el IMSS?
6. En su caso, inscripción en el Registro Federal de Causantes?
7. Aumento de sueldos?
8. Avisos de cambio de salarios al IMSS
9. Participación en las utilidades
10. Notas de faltas y asistencia
11. Incapacidades del IMSS
12. Aviso de baja al IMSS

Sergio Piña

Depto. Crédito y cobranza.

Cuando se efectúa reembolso.

No hay cobradores.

Un día después.

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