Capitulo 11 Diseño Organizacional

Capitulo 11

Diseño Organizacional

Es el proceso que utiliza la gerencia para crear los puestos y las relaciones, es decir las decisiones y acciones que dan por resultado una estructura.

Fundamentos de organización

Un organigrama es un diagrama que ilustra las líneas de dependencia que existen entre las unidades y las personas de una organización, el término unidades hace referencia a los equipos, grupos, departamentos o divisiones de la empresa. El organigrama transmite cuatro tipos de información:

1. Los cuadros representan a las diferentes unidades.
2. Los títulos dentro de cada cuadro indican el trabajo que desempeña esa persona.
3. Las líneas que conectan a los superiores con los subordinados muestran las relaciones de dependencia o reporte.
4. El número de estratos verticales del organigrama indica la cantidad de niveles que hay en la organización.

El organigrama tiene varios beneficios en entre los cuales se encuentran: primero, indica la relación que existe entre los distintos puestos dentro de la organización, segundo, el organigrama puede destacar lagunas o la duplicidad de actividades. Una limitación de este es que solo se trata de una imagen que no muestra la realidad de cómo se hacen las cosas en la organización.

Existen dos principios básicos que son el fundamento para organizar a todas las empresas: la diferenciación y la integración

• Diferenciación: establece que la organización está compuesta por unidades que desempeñan tareas especializadas, utilizando diferentes métodos de trabajo, y que requieren de empleados que posean competencias únicas. La diferenciación se crea por medio de la división del trabajo y la especialización de los puestos, la división del trabajo significa que el trabajo de una organización se divide en tareas más pequeñas. La especialización es el proceso que sirve para identificar tareas particulares y asignarlas a los departamentos, equipos o divisiones. Las numerosas tareas que se deben desempeñar en una organización hacen que la división del trabajo y la especialización sean necesarias.

• Integración: establece que las diversas unidades coordinan su trabajo para alcanzar metas comunes.

Diseño vertical

La estructura vertical de una organización suele ser resultado de muchas decisiones y de su pasado. Puede reflejar algunos sesgos políticos, las preferencias de grupos de interés externos poderosos y circunstancias históricas.

• Jerarquía: es una pirámide que muestra las relaciones que existen entre sus niveles.

• Tramo de control: se refiere al número de empleados que dependen de forma directa de una persona. El tramo de control puede ser demasiado amplio, demasiado estrecho o correcto. Los siguientes cuatro factores clave pueden influir en el tramo de control en cualquier situación:

• La competencia del administrador y del empleado
• Las similitudes o las diferencias entre las tareas que se supervisan.
• La medida en que los nuevos problemas inciden en el departamento del gerente.
• La medida en que existen normas y reglas de operación claras.

• Autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas: la autoridad es el derecho de tomar una decisión, la autoridad implica tanto responsabilidad como rendición de cuentas. La responsabilidad es la obligación que tiene el empleado de desempeñar la tarea que le asignan. La rendición de cuentas representa la expectativa que tiene el gerente de que el empleado acepte el crédito o la culpa por su trabajo.

• Delegación: es el proceso que sirve para otorgar autoridad a una persona, grupo o equipo para que tome decisiones y actúe en ciertas situaciones, para logar una delegación efectiva es recomendable practicar lo siguiente:

• Establecer metas y normas.
• Asegurar la claridad.
• Participación.
• Esperar un trabajo terminado.
• Proporcionar capacitación.
• Retroalimentación oportuna.

• Centralización y descentralización: la centralización y descentralización de la autoridad son filosofías fundamentales de la administración general. La centralización es la concentración de autoridad en la cima de una organización o un departamento. La descentralización es la delegación de autoridad en empleados o departamentos de niveles más bajos, es un enfoque que requiere que los administradores decidan qué y cuándo delegar.

Diseño horizontal

Los cuatro tipos de diseño horizontal que se utilizan con más frecuencia son: 1) Funcional, 2) Por producto, 3) Geográfico, 4) En red. Cada uno de estos diseños implica distintas elecciones en cuanto a los factores de integración vertical.

1. Diseño funcional: establece que los administradores y los empleados son agrupados con base en sus áreas de conocimiento experto y de los recursos que utilizan para desempeñar su trabajo, este diseño es muy económico porque su resultado es un diseño simple. Este diseño mantiene bajos los gastos administrativos porque todos los miembros de un departamento comparten capacitación, experiencia y recursos. Algunos beneficios del diseño funcional son:

1. Apoya la especialización de las habilidades.
2. Disminuye la duplicidad de recursos y aumenta la coordinación dentro del área funcional.
3. Refuerza el desarrollo de la carrera y la capacitación dentro del área funcional.
4. Permite que los superiores y los subordinados compartan su experiencia común.
5. Propicia una toma de decisiones técnicas de gran calidad.

Por contraparte algunos de los inconvenientes del diseño funcional son:

1. Una comunicación poco adecuada entre las unidades.
2. Conflictos por las prioridades de los productos.
3. Problemas de coordinación entre los departamentos.
4. Enfoque en las cuestiones y metas del departamento y no en los de la organización.
5. Desarrollo de administradores que sólo son expertos en campos estrechos.

1. Diseño por producto: establece que todas las funciones que contribuyen a un producto son organizadas bajo un administrador. Estos diseños dividen a la organización en unidades auto-contenidas, que son las encargadas de desarrollar, producir y vender sus productos y servicios a sus mercados. Los diseños por producto son evaluados con base en las utilidades que aportan a la organización. Los beneficios del diseño por producto son:

1. Permitir los cambios rápidos en una línea de productos.
2. Dar lugar a una mayor visibilidad de la línea de productos.
3. Propiciar una preocupación por las demandas del cliente.
4. Definir con claridad las responsabilidades que recaen en cada línea de productos.
5. Desarrollar a administradores capaces de pensar más allá de las líneas funcionales.

Los inconvenientes del mismo diseño son:

1. No permite la utilización eficiente de las habilidades ni los recursos.
2. No propicia la coordinación de actividades de todas las líneas de productos.
3. Fomenta la policía y los conflictos por la asignación de recursos a las distintas líneas de productos.
4. Limita la movilidad de la carrera para el personal fuera de sus propias líneas de productos.

1. Diseño geográfico: este diseño organiza las actividades en torno a la ubicación, también permite a las organizaciones desarrollar una ventaja competitiva en una zona particular con base en los clientes, los competidores y otros factores de su área. Esta forma de diseño horizontal permite a los administradores especializarse en mercados particulares. Los beneficios de este diseño son:

1. Tener las instalaciones y el equipamiento empleado para la producción y/o la distribución en una misma plaza, ahorrándose tiempo y costos.
2. La capacidad para desarrollar experiencia en la solución de problemas singulares de una plaza.
3. Poder comprender los problemas y deseos del cliente.
4. Llevar la producción más cerca de las materias primas y los proveedores.

Los inconvenientes de este diseño son:

1. La duplicidad de funciones, en distintos grados, en cada plaza regional o individual de las unidades.
2. Conflictos entre los objetivos de cada plaza y las metas de la organización.
3. Más niveles de administración y un uso extenso de reglas y reglamentos para poder coordinar y garantizar la uniformidad de la calidad de todas las plazas.

1. Diseño en red: este subcontrata algunas o muchas de sus operaciones a otras empresas y las coordina a modo de poder alcanzar metas específicas. Este diseño conecta a las personas, sin importar el lugar donde se encuentren, y por lo mismo requiere de comunicaciones rápidas para que las personas puedan actuar al unísono. Algunos beneficios del diseño son:

1. Permite a los administradores concentrarse en un conjunto de actividades y depender de otros para que contribuyan.
2. Reúne a personas con diferentes conocimientos en equipos que trabajan exclusivamente en un proyecto determinado.

Los inconvenientes del diseño son:

1. Cuando muchas personas trabajan desde diferentes lugares y están unidas a través de medios electrónicos, las otras organizaciones en ocasiones podrían no cumplir con las fechas límite que fueron establecidas.
2. Dado que este diseño trabaja en tiempo real, una demora en una parte del proceso tiene efectos que se multiplican a lo largo y ancho del sistema.
3. Dado que este diseño no proporciona a los administradores el conocimiento que necesitan para completar el proceso por su cuenta, estos deben estar monitoreando de forma constante la calidad del trabajo que proporcionan las otras organizaciones.

Integración de la organización

La integración es uno de los elementos fundamentales del acto de organizar. Los administradores pueden emplear distintos sistemas para integrar las actividades de sus empleados de modo que puedan alcanzar las metas de su organización. Algunos sistemas son:

• Integración por medio de un sistema mecanicista: en este sistema la gerencia descompone las actividades en tareas separadas y muy especializadas, depende mucho de normas y reglas y centraliza la toma de decisiones en la cima, este tipo de sistema puede ser el más indicado cuando el entorno de la organización es estable y previsible.

• Integración por medio de un sistema orgánico: este propicia que los administradores y los subordinados trabajen juntos en equipos y que se comuniquen abiertamente entre sí, una organización orgánica es adecuada para un entorno cambiante.

• Integración por medio de interdependencia: la interdependencia es la medida en que se precisa coordinar a los individuos y las unidades para que puedan transformar la información y las materias primas en bienes y servicios. Existen 3 tipos de interdependencia los cuales son: combinada, secuencial y recíproca. La interdependencia combinada implica que los individuos de una unidad o entre unidades comparten escasa información o recursos para desempeñar sus tareas. La interdependencia secuencial implica un flujo ordenado, paso por paso, de información, tareas y recursos de un individuo o equipo a otro dentro de la misma unidad o de una unidad a otra. La interdependencia recíproca implica que es necesario que cada individuo unidad trabajen con todos los demás individuos y unidades, que la información y los recursos fluyen libremente de ida y vuelta hasta que alcanzan la meta.

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