Caso: Global Bike S.A

Arquitectura de Procesos de Suministros y Aplicaciones Tecnológicas

Ciclo 2019 – II                                                19 de octubre del 2019

Laboratorio 04: El proceso de compras - Facturación y revisión de stock

Materiales: Guía en base al Módulo de MM (Material Management de SAP)

Caso: Global Bike S.A.

Para el laboratorio, se deben realizar las siguientes tareas:

• Crear un archivo en Word con la captura y respuesta a cada actividad.
• NO OLVIDAR obtener la captura de la actividad realizada antes de guardar la actividad (Antes de hacer click en [pic 2])
• Recordar ser ordenado y claro con la explicación (si fuera necesario explicar algún detalle).
• Adjuntar SOLO LAS CAPTURAS QUE SE SOLICITEN en las preguntas respectivas.
• Respetar el orden y la ejecución de actividades, así como la coherencia de las respuestas

A continuación, se presenta una guía de pasos a seguir para el desarrollo del laboratorio. Se recomienda estar atento a cada paso para no tener inconvenientes en la correcta ejecución de todas las tareas.

Calificación del laboratorio:

1. Parte interactiva con SAP: 14 puntos.
2. Control: 6 puntos

Observación: Con cada código se verificará que se haya cumplido con las especificaciones descritas en los pasos de cada actividad. La asignación del puntaje dependerá del seguimiento de estos.

PASO I – Verificar inventario físico en la empresa

En esta actividad debemos revisar el inventario actual del producto que estamos comercializando, considerando que obtendremos información relativa al material en las diferentes áreas de la empresa.

1. Para empezar, seguir el siguiente menú:

Logistics ► Materials Management ► Inventory Management ► Environment ► Stock ► Stock Overview (MMBE)

1. Ingresa en el campo Material tu propio código único BOLT1001. Luego, haz click en [pic 3] 
2. En la columna Unrestricted Use del Stock Overview, se muestra el estado del inventario en planta. Selecciona la línea con el nivel de stock y haz click en [pic 4].
3. Hacer click en [pic 5] .

[pic 6]

1. Salir a la pantalla del menú principal haciendo click en [pic 7].

ACTIVIDAD:

• Obtener captura del despliegue de inventario para este nuevo producto: BOLT1008. (similar a la imagen superior). Explique los valores que detalla la consulta. [2 puntos].

1. Unrestricted use: Nos indica la cantidad del producto que se tiene disponible en el almacén para la venta, esta cantidad es 30. 
2. On-Order Stock: Nos indica la cantidad del producto que está en orden, es decir, se ha realizado la orden de compra y dicho producto está en camino, la cantidad es 21 .

[pic 8]

• ¿Qué pasaría con los datos desplegados en Stock Overview si Global Bike decidiera devolver 10 productos BOLT1001 al no pasar por el filtro del control de calidad? ¿Cómo cambiarían los siguientes campos y en cuánto? [2 puntos]

Los datos tienen que modificarse, ya que el hecho de sacar 10 productos de un tipo de almacenaje altera los datos de inventario.

• On-Order Stock: No afecta, ya que los que estén en orden no tienen nada que ver con los que ya llegaron y están en control de calidad.
• Qual. Inspection: Los productos de control de calidad disminuyen en 10, ya que, los productos que se encontraban en este proceso son los que pasarán a ser devueltos.
• Unrestricted use: Los productos en stock tampoco se verán afectados, ya que los productos devueltos no se encontraban almacenados, sino en control de calidad.
• Returns: Los retornos aumentan en 10, ya que 10 productos pasan al proceso de devolución.

PASO II – Creación del documento de facturación

[Paso 14 de la guía del módulo MM de SAP]

En este paso, elaboraremos una factura por la recepción de las unidades que ingresaron a la empresa, por el monto total de 3200 USD (100 productos BOLT1001 a 32 cada uno). Esta factura se contabilizará como una cuenta por pagar al proveedor Mid-West Supply. Esta factura será el sustento para poder realizar el registro contable en Global Bike Inc.

1. Para crear la factura, seguir el siguiente menú:

Logistics ► Materials Management ► Logistics Invoice Verification ► Document Entry ► Enter Invoice (MIRO)

1. Verifica que el Company Code sea US00.

1. Ingresa la fecha de hoy como Invoice date usando F4 y luego Enter.

1. Ingresa el monto de la factura (3200 USD) en el campo de Amount y selecciona XI como Tax Code (el campo está al costado de Tax Amount)

1. Luego, escribe como texto FACTURA 0054-### como texto (reemplaza los # por tu código único de producto) y haz click en [pic 9].

1. Coloca tu número de orden de compra (PO number) en la interfaz inferior de Purchase Order /Schedule Agreement) y presiona Enter.

1. Una vez completado, haz click en [pic 10]. Al regresar a la interfaz de la factura, hacer click en [pic 11] para copiar los datos de nuestra orden de compra.

[pic 12]

1. Verifica el Booking OK mediante el checkbox en la línea de producto. Finalmente haz click en  [pic 13] /  [pic 14]  para guardar tu factura. El sistema generará un número único para este documento. No te olvides de capturarlo.

[pic 15]

1. Click en el botón [pic 16] para acceder al menú principal de SAP.

ACTIVIDAD:

• Adjuntar captura del número único de documento [2 puntos]

[pic 17]

• A continuación, se muestra un modelo de documento de facturación listo para ser enviado por nuestro proveedor Mid-West Supply. Responder lo siguiente:

• Respecto a los fletes de envío. ¿Se puede afirmar que se han considerado en los ítems de facturación? ¿Por qué? [3 puntos]

No, ya que se indica que el delivery será gratuito, es decir, no se cobrará por el mismo. Sustento: Dispatch (free delivery)

• El pago a facturar corresponde a la primera entrega. Será necesario crear un complemento con la segunda entrega. Asumiendo que se entregaron la totalidad de unidades de la orden y que a fin de mes se hará el depósito pendiente completo a nuestro proveedor.

¿Es necesario crear 2 guías para poder generar las 2 facturas ¿por qué? [2 puntos]

No, ya que cuando se recibió el producto se dio conformidad de todo lo recibido para que pase al almacen de stock y ya no esté en orden. El proveedor podrá generar las facturas como él desee, es decir, podría hacer 2 facturas y el pago se hará en dos partes, pero la conformidad (guía) se puede hacer en una sola.

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