Como es la Organizacion del Departamento de Ventas

TIPOS ESTRUCTURALES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Para tener una buena organización dentro del departamento de Ventas es importante tener una estructura precisa y acorde a los requerimientos de la empresa. La estructura del departamento podríamos clasificarla en dos tipos:

1. Estructura horizontal: hay pocos niveles jerárquicos; tiene como ventaja que la comunicación es fácil y rápida, sin embargo una sola persona tiene a su cargo un número elevado de colaboradores.
2. Estructura vertical: hay varios escalones en el organigrama, cada grupo de personas tiene mandos intermediarios; por ejemplo, un Director Nacional dirige a varios Subdirectores de Zona, que a su vez dirigen a varios Directores Territoriales, mismos que tienen a su cargo varios supervisores de ventas.

El objetivo de estructurar el departamento los podemos clasificar en tres grandes frentes:

1. División y especialización en el trabajo: agrupar a las personas según sus habilidades en las distintas funciones del departamento, especializar a los colaboradores para que adquieran destreza al realizar su función.
2. Estabilidad organizativa: la estructura tiene que ser más rígida que el proceso mismo, sin la estructura no hay estabilidad.
3. Coordinación e integración: cuando se tiene una estructura la coordinación es necesaria. Integrar las acciones de la venta con la estructura de forma que ambos se integren y se coordinen para transmitir el mismo mensaje al mismo tiempo.

Dentro de los criterios para establecer una estructura u organigrama en el departamento, podemos destacar:

• Criterio geográfico
• Línea de productos
• Sector de clientes
• Funciones de ventas (clientes nuevos, retención de clientes, mantenimiento)

O puede establecerse un sistema mixto, combinando los criterios anteriores.

Estructura de la fuerza de ventas

La fuerza de ventas la podemos estructurar con vendedores propios de la plantilla de la empresa o con agentes independientes por comisión.

• El vendedor propio, es aquel que pertenece a la plantilla de la empresa. Tiene sueldo fijo, comisiones, prestaciones y otros beneficios. Para ello se establece un contrato laboral donde la empresa y el empleado adquieren derechos y obligaciones mutuas.
• El agente independiente, está ligado a través de un contrato mercantil, su principal fuente de ingresos son las comisiones que generalmente son en un porcentaje más alto, dado que suelen no tener sueldo fijo. Hay dos tipos de agentes independientes:

• Representante en exclusiva o agente de comercio, que aunque es independiente y va a comisión, solo trabaja para nuestra marca o empresa.
• Representante multicartera, se admite que represente a varias firmas (por ejemplo si una compañía elabora sofás, el representante puede representar otras firmas de muebles complementarios, mas no de sofás).

FUNCION DEL AGENTE DE VENTAS

Un vendedor es aquella persona que tiene encomendada la venta o comercialización de productos o servicios de una determinada marca o compañía. Según el sector o cultura de la organización puede recibir diferentes títulos: agente comercial, representante, ejecutivo de ventas.

Entre sus funciones más importantes encontramos:

• Establecer un nexo entre el cliente y la empresa: esto significa que el vendedor tiene que ser el enlace entre la empresa y el cliente, para ello debe realizar algunas actividades, por ejemplo:

• Comunicar adecuada y oportunamente a los clientes la información que la empresa preparo sobre los productos o servicios que comercializa, como: mensajes, promociones, slogans, datos técnicos, etc.
• Asesorar a los clientes sobre los productos y como pueden satisfacer sus necesidades, así como el uso adecuado para que tengan una óptima experiencia con ellos.
• Retroalimentar a la empresa a través de los canales adecuado todo lo que sucede en el mercado, como: inquietudes de los clientes, quejas, reclamos, actividades de la competencia, etc.

• Contribuir activamente a la solución de problemas: para ser un solucionador de problemas eficaz, es necesario que conozca ambas partes, es decir la situación de la empresa que representa y los problemas por los que atraviesan sus clientes. Luego el vendedor tiene que contribuir en la búsqueda de soluciones que resuelvan los problemas en forma integral, es decir de ambas partes, lo cual es difícil, dado que en michas ocasiones se encuentran intereses encontrados; más un vendedor hábil será capaz de encontrar el punto en el cual ambos salgan beneficiados.
• Administrar su territorio de ventas: ya sea que el vendedor se encuentre tras un mostrador o tenga a su cargo una zona de ventas o grupo de clientes, este tiene que administrar ese territorio o grupo, para ello debe:

• Planificar, es decir fijar objetivos, diseñar estrategias y planear las actividades que realizara, así como recursos a utilizar.
• Implementar su plan.
• Controlar los resultados tras la implementación de su plan, teniendo en cuenta la satisfacción del cliente así como la rentabilidad de la empresa.

• Integrarse a las actividades de mercadotecnia de la empresa: para lograr óptimos resultados, los vendedores actuales tienen que ser parte del equipo de mercadotecnia, es decir participar activamente con los analistas e investigadores de mercado, gerentes de marca, jefes de ventas, publicistas, relacionistas públicos y todo el personal involucrado en la mercadotecnia de la compañía. Esto a raíz de planear, predecir, establecer procedimientos y actividades de forma profesional para lograr la satisfacción del cliente a cambio de un beneficio o utilidad para la empresa.

PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL O AGENTE DE VENTAS

El proceso de selección de personal comercial es uno de los más delicados en una empresa, de lo acertado o erróneo de esta acción dependerá el nivel de ventas de la compañía. Por esto es importante tener en cuenta el proceso claro de captación y selección de los vendedores, quien realizara este proceso, los criterios y procedimientos de selección.

Variables a tomar en cuenta en el proceso

La aplicación normas inapropiadas en el proceso de selección es sumamente costosa. A largo plazo es importante la incorporación de personas que den buen rendimiento, de lo contrario será necesario despedirle y esto generara costos de liquidación así como de nuevo reclutamiento. En resumen una mala selección implica un doble costo. Para esto es importante tener claras las variables que se tomara en cuenta en el proceso de selección, podemos agruparlas en cuatro grupos:

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