Comunicación Y Negociación

INTRODUCCIÓN

La comunicación es uno de los procesos más básicos e instintivos del ser humano y constituye la herramienta fundamental en el establecimiento de las redes socioeconómica alrededor del mundo.

La expresión es el resultado directo del proceso de comunicación. El hombre utiliza la comunicación en sus distintas formas, para expresar desde sus estados emocionales, hasta sus ideas. El uso de la comunicación se ha especializado a través de los siglos y actualmente se tiene conciencia del poder que tiene sobre las personas y la gran utilidad en los aspectos relacionados con la administración de cualquier índole.

Como todo proceso que incluya la participación de dos o más personas, la Administración de Proyectos, requiere tener una estructura comunicacional que permita establecer mecanismos efectivos de intercambio entre los integrantes del proyecto a fin de lograr los objetivos planificados en tiempos razonables. Esto merece especial atención por parte del administrador de proyecto, puesto que debe entender que la preparación técnica sobre el campo de pertenencia del proyecto sin la conjugación de mecanismos y elementos de comunicación bien constituidos, pondría en peligro el desarrollo del proyecto.

Un aspecto importante sobre la comunicación es que facilita los procesos de negociación. Bien es cierto que, la negociación es un asunto cotidiano, prácticamente todos los días nos vemos en la necesidad de establecer negociaciones en el hogar, en el trabajo, e incluso en la calle. En general, este tipo de actividad erróneamente se ha considerado alejada de la ciencia y la tecnología; sin embargo, en un momento y situación determinados, todos podemos convertirnos en vendedores o en compradores, aun los ingenieros de proyecto de cualquier área.

De una efectiva comunicación, en cualquiera de sus contextos, se obtendrán siempre beneficios en las partes intervinientes.

LA COMUNICACIÓN

La palabra comunicación viene del latín communis, común, de aquí se deriva que el comunicador desee establecer una comunidad de información con otro receptor.

Existen diferentes conceptualizaciones del término comunicación, los recogeremos de forma sencilla y diremos que la comunicación es la transmisión de información y entendimiento mediante el uso de símbolos comunes. Estos símbolos comunes pueden ser verbales o no verbales.

Esta es una de las actividades críticas en un proyecto, y fundamental en la administración de los objetivos y los receptores de los beneficios del mismo. Es la mejor forma de evitar las sorpresas, factor agravante ante la presencia de un imprevisto.

El manejo de la información provee un lazo crítico entre las personas y las ideas necesarias para el éxito de un proyecto, en donde todas las personas deben estar preparadas para recibir y enviar información en el lenguaje del proyecto.

Gerenciar la comunicación en un proyecto es asegurarse que la información es generada en el momento, calidad y cantidad adecuada y que sigue un proceso consecuente para su distribución, almacenamiento y final eliminación, en los casos que ocurra.

Generalmente se habla de cuatro fases generales que deben estar presentes en el desarrollo y la comunicación en los procesos: La planificación para la comunicación, la distribución de la información, los reportes de progreso y la administración y cierre del proyecto.

• Planificación para la comunicación

Cuando el impacto del proyecto es de gran envergadura, se requiere un Plan de Comunicaciones, que no solo informe sobre el proyecto sino que ayude en la implementación del cambio, este debe determinar las necesidades de información y comunicación de los involucrados en el proyecto. Quién necesita qué, cuándo y cómo se les puede proveer. Un ejemplo de esto es la construcción de una Central Hidroeléctrica y su impacto en las poblaciones vecinas. Este Plan de Comunicaciones no solamente es hacia los actores directos del desarrollo de la Central, sino que en este caso involucra también a entes externos (alcaldías, gobernaciones, comunidad, etc.).

Implica definir la tecnología a utilizar para comunicarse y las restricciones para formular un plan gerencial de información, donde se indica el método de recolectar la información, las listas de distribución de los distintos reportes que deben circular, los formatos para producir la información con la cantidad y calidad adecuada y el cronograma con que deben ser actualizados.

Por lo general este plan se arma con información que se distribuye en varios niveles. El obligatorio, donde se incluyen los reportes de estado del proyecto, presupuestos, y requerimientos legales y de auditoría. El de información, donde se provee información extensa para quien la requiera. Esta información incluye preguntas frecuentes, una biblioteca de documentos y un sitio web para el proyecto entre otros. Por último, está el tipo de información de mercadeo que se encarga de crear entusiasmo por el proyecto, e incluye desde la nombrada del proyecto, entrega de testimoniales de los administradores, y relatos de los éxitos en el proyecto.

La comunicación se debe manejar en forma proactiva por el administrador del proyecto, debe estar planeada y ser ejecutada con un propósito en mente.

• Distribución de la información

Desarrollar la información requerida para los miembros del equipo en el momento adecuado, llevando el record histórico de los sucesos en el proyecto y verificar que todas las personas involucradas reciban información preparada.

• Reportes de progreso

Las reuniones de estado y el reporte de estado del proyecto es donde se estipula el avance del proyecto, los problemas, las actividades cumplidas, revisión del flujo de caja, y la proximidad de los entregables. En este nivel se efectúa la formalización del manejo de riesgo, de situaciones, de los contratos y demás componentes del proyecto. Por lo general se define un informe con formato estándar donde se resume el avance y se alerta sobre posibles problemas.

La comunicación puede concretar o deshacer proyectos. Los administradores de proyectos tienen la gran responsabilidad de construir modelos de comunicación sólida que ayude, como instrumento para tener información clara, concisa y oportuna para atender las metas, expectativas, tareas, revisiones, retroalimentación y el asesoramiento requerido durante el ciclo del proyecto para promover el éxito y la transparencia en el proyecto.

• Administración y cierre del proyecto

Corresponde a las labores administrativas para formalizar la terminación del proyecto y recolección de la historia que sirve como base para preparar estimados y planes

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