Cuentas De Orden

CUENTAS DE ORDEN

Para poder comprender la teoría de cuentas de orden se debe hacer una diferencia entre los valores reales y los valores contingentes:

Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y pasivo.

Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una “contingencia”, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte dichos valores en reales.

DEFINICIÓN

Son cuentas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en lo futuro.

REGLAS DE VALUACIÓN

Existe en nuestro medio diversidad de entidades de giros divergentes y por ende, con características muy especificas, lo cual hace imposible enumerar las situaciones o eventos que requieren para su control e información de cuentas de orden.

Depósitos en prenda.

Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir al cliente la entrega de algún bien que garantice, en caso de falta de pago, el crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el control de este tipo de información.

Mercancías en comisión.

Se refiere a las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancías para ser vendidas, obteniendo un premio denominado comisión. En estas operaciones quien remite las mercancías es llamado comitente. Quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una comisión, es conocido con el nombre de comisionista.

En estas circunstancias, al recibir mercancías el comisionista, no puede registrarlas en cuentas de balance en tanto que no constituyen recursos propios, sino del comitente.

Documentos descontados y endosados.

El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta, documentos por cobrar.

De la misma manera como se concede crédito, las entidades llegan a colocarse en situaciones tales, que también requieren de unos financiamientos para cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institución bancaria los derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisión cobrada por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los documentos recibidos.

Avales otorgados.

Al comentar los depósitos en prenda, se comentaba que esta situación se presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y más directa el cumplimiento de algún crédito concedido, existe otra manera la cual consiste en una tercera persona que se compromete a pagar la obligación contraída por el deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una responsabilidad inmediata.

Juicios pendientes.

Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algún empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso, normalmente se sujeta a un tramite para estudia si carece de fundamento o procede total o parcialmente. Ante esta situación, la contabilidad no puede permanecer a la expectativa hasta su resolución final.

Seguros contratados.

El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como finalidad de protegerlos, así como procurar que su reposición por causar de algún siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La suma asegurada no representa un valor que modifique la situación financiera y resultados de la entidad.

Activo depreciable.

El cálculo de la depreciación implica un asiento que se refleja por una parte en cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o incrementa las perdidas y por otra, una aplicación en la cuenta complementaria correspondiente.

REGLAS DE PRESENTACIÓN

Aunque es bien conocido, que el balance de la empresa muestra invariablemente solo cuentas de activo, pasivo y de capital, cuando han sido requeridas cuentas de orden, esta situación se altera.

Es importante consignar en el balance las cuentas de orden, pues los interesados en la empresa, no deben solo conocer sus derechos y obligaciones reales, sino también sus derechos y obligaciones contingentes, toda vez que estos pueden influir eventualmente en el futuro de dicha empresa, pues señalan expectativas favorables o adversas.

Las cuentas de orden, se deben presentar al calce del balance, después de cerrado y bajo el epígrafe de “cuentas de orden“.

REGLAS DE REVELACIÓN

Para presentar las cuentas de orden en el balance general se pueden seguir tres formas:

Enumerarlas según su naturaleza.

Se anotan debajo del activo aquellas cuentas de orden que tengan saldo deudor, indicando el nombre de las mismas y el saldo correspondiente; y debajo del pasivo y capital, las cuentas de orden de naturaleza acreedora, mencionando también su nombre y el saldo respectivo.

Enumerar solo las de saldo deudor.

Se omiten las de saldo acreedor, toda vez que están compensadas.

Agruparlas dentro de la clasificación según su finalidad.

Valores ajenos

Valores contingentes y

Cuentas de registro

Se puede incluir entre los anexos del balance una relación pormenorizada de ellas.

La tercera forma es la más usual, pues se ahorra espacio y se hace mas clara la presentación general del balance.

EJEMPLOS

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS

Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con más frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial.

MERCANCÍAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA

Las características generales de este tipo de operación, por lo que

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