Cuentas De Orden

1.- Las cuentas de orden registran movimiento de valores cuando este no afecta el balance de la empresa, pero que a pesar de ello y por un principio de “orden” es necesario consignar en ellas.

2.- Los casos en que pueden abrirse las cuentas de orden son:

a) Para registrar valores ajenos

b) Para registrar derechos u obligaciones contingentes

c) Para registrar recordatorios

d) Para duplicar el registro de operaciones con fines de control o con fines de observar un distinto punto de vista

3.- Las cuentas de orden se clasifican:

a) Para su presentación en el balance:

• Valores ajeno

• Valores contingentes

• Cuentas de registro

b) Para regir su movimiento e interpretación:

• Orden de activo

• Orden de pasivo

• Orden de resultados ( ingresos y egresos )

c) Una clasificación más simple puede ser:

• De orden deudora

• De orden acreedora

4.- Las cuentas de orden deben abrirse en grupos cuando menos de dos, la una deudora y la otra acreedora, pudiendo ser mas de una por cada lado.

5.- Su movimiento y saldos, en todo tiempo estarán compensados entre cuentas deudoras y acreedoras.

6.- Pueden afectarse:

a) Por movimiento cruzado, esto es, que al cargarlas y abonarlas se tengan como contra cuentas las de balance o resultados.

b) Por movimiento directo, o sea, cargando una y abonando su correlativa.

7.- Las cuentas de orden se presentan al pie del balance, pero fuera de el.

8.- Requieren en ocasiones de un registro auxiliar, bastando solamente que sea el de la cuenta deudora o el de la acreedora, pues por su movimiento compensado no es necesario el auxiliar para las dos.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el movimiento de ellas puede realizarse de dos maneras

A).- Movimiento directo.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento que se practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin que intervengan cuentas de balance.

Es decir, cuando al efectuarse un cargo a una cuenta de orden, el crédito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa.

B).- Movimiento cruzado.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un cargo a una cuenta de orden, con crédito a una cuenta de balance o de resultados y un crédito a una cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance o de resultados.

Después de corridos ambos asientos, las cuentas de orden deberán mostrar igual saldo, aunque de naturaleza contraria.

Si en algún momento están descompensadas, desbalanceadas, es evidente que les falta algún movimiento de regularización.

Los asientos en un grupo de cuentas de orden pueden cruzarse también con otro grupo de cuentas de orden.

Si bien el movimiento directo es más fácil, se recomienda que en lo posible se operen por movimiento cruzado, porque con esto se evitan olvidos en su manejo, además de que sirve como auto prueba, ya que si al verificar la igualdad de saldos se observa una diferencia, saltara mas a la vista, el movimiento faltante o mal aplicado.

Podríamos resumir, que a consecuencia de su típico movimiento, las cuentas de orden se caracterizan por arrojar siempre saldos numéricamente iguales, aunque de naturaleza contraria.

De no subsistir la igualdad en los saldos, quedaría demostrado, por este solo hecho, que los asientos en que se hubieran afectado esta clase de cuentas, se han ejecutado en forma incorrecta.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS.

Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con mas frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial

MERCANCÍAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA

Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera

1.- El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, el cual es referido como consignador, remitente o comitente.

2.- El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancías como a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito

3.- El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación.

4.- Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida denominada “comisión”, la cual, usualmente se calcula a razón de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas

5.- Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el producto de las ventas, así como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crédito

Por las condiciones expresadas, es fácil comprender que las mercancías y demás valores que el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión, son valores propiedad del comitente; por lo tanto son valores ajenos al comisionista y este deberá utilizar para su registro cuentas de orden que le permitan conocer, vigilar y controlar diversos aspectos.

ALGUNOS ASPECTOS ESPECÍFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN

1.- El costo total de las mercancías recibidas.

2.- El costo de las mercancías en existencia propiedad del comitente.

3.- El importe recaudado por concepto de ventas al contado.

4.- El importe de cobros obtenidos por concepto de ventas a crédito.

5.- El monto total de ventas a crédito

6.- El importe de saldos a cargo de los clientes

A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan la actividad del comisionista en lo que se refiere al movimiento de las mercancías recibidas en comisión para su venta, los grupos de cuentas de orden que deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES AJENOS.

El comitente “Muebles Tubulares, S.A. de C.V.” remite al comisionista “Mueblería del Angel, S.A.” mercancías por valor de $ 10'000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las instrucciones son de venderlas, con un sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo.

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