Cuentas De Orden

CUENTAS DE ORDEN

 Concepto

Son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando éste no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria para consignar sus derechos y responsabilidades contingentes, establecer recordatorios en forma contable o controlar en general algunos aspectos de la administración.

Para la debida comprensión del objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario precisar la diferencia que existe entre “valores reales” y “valores contingentes”. Los valores reales son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro de su activo y pasivo, en tanto que los valores contingentes son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una “contingencia”, al sobrevivir la cual se convierten en reales. Mientras tales valores subsistan como contingentes, deberán consignarse en cuentas de orden, las cuales se cancelarán si la contingencia no se realiza.

 Casos en que debe abrirse

Como los conceptos anteriores implican una generalización conviene precisar las operaciones que determinan su apertura, las que concretamente son:

a) Para registrar el movimiento de valores ajenos, que se reciban:

I. En guarda; II. En prenda o garantía; III. Para la ejecución de algún mandato como la comisión de compra y venta, y en general operar por cuenta ajena.

b) Derechos u obligaciones contingentes que se contraigan por cualquier causa y en muchas ocasiones originan un contrato generalmente bilateral.

I. Otorgamiento de finanzas, bien sea la empresa fiada o fiadora; II. Contratos de seguros, en la que la empresa sea aseguradora o asegurada; III. Reclamaciones que haga o que le presenten; IV. Obligaciones contingentes por el descuento de documentos de crédito; V. contratos de compre venta, de construcción, y en general toda clase de contratos que se celebren.

c) Emisión y control de valores emitidos, de cuyo pago se hace responsable el emisor, bien sea el efectivo o por compensación en servicios. Al ponerse en circulación dichos valores afectarán cuentas de balance o de resultados.

I. Emisión de billetes de banco; II. Emisión de billetes de lotería; III. Emisión de boletos en las compañías de transportes; IV. Emisión de documentos que al ponerse en circulación implican créditos diferidos.

Por ejemplo: la emisión de “plantillas” en los servicios de autotransportes o de “abonos” en los ferrocarriles urbanos.

d) Cuando se duplica el registro de operaciones ya registradas, con fines de control desde un punto de vista distinto.

I. Control de presupuestos, especialmente de egresos, en los que se hace necesario correr por una misma operación, dos asientos, tanto para afectar la cuenta de balance y resultados, como para contabilizar la ejecución de dicho presupuesto; II. Cuando la depreciación y amortización del activo fijo tiene que hacerse a tasa distinta de la que establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en cuyo caso un asiento afectará los resultados de la empresa y el otro, mediante cuantas de orden registrara la posición de la misma para los efectos dela declaración que dicho impuesto exige; III. En la consignación de mercancías, para controlar su movimiento, tanto a precio de costo como a precio de venta.

 Clasificación de las cuentas de orden

Basándose en los casos que determinan su apertura a que nos referimos en sección precedente, las cuentas de orden pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

a) Para los efectos de presentación al alcance del balance se dividen en:

I. Valores ajenos.

II. Valores contingentes, con los que se abren por las operaciones.

III. Cuentas de registro.

b) Para regir su movimiento, se clasifican en:

I. De orden de activo.

II. De orden de pasivo.

III. De orden de resultados (ingresos y egresos).

IV. De orden de registro.

La clasificación b) está justificada, pues, en la mayoría de los casos, y realizada la contingencia que determinó su apertura, el saldo de ellas, todo o en parte, tendrá que derivarse hacia cuentas de balance y resultados, o habrá necesidad de afectar éstas por valor de dicho saldo. Se puede apreciar por esto, que en las cuentas de orden cabe una clasificación semejante a la que se tiene establecida para las cuentas de balance, por

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