CUENTAS DE ORDEN

CUENTAS DE ORDEN

Definición: Las cuentas de orden son aquellas en las que se registran movimiento de valores que no afectan o modifican los estados financieros, pero es necesario su registro para consignar y controlar sus derechos o responsabilidades y establecer un recordatorio en forma contable. Es decir, las cuentas de orden, son aquellas que en fondo y forma actúan como “memorias”, para registrar hechos o circunstancias que no afectan las cuentas de balance o resultados pero que es conveniente conocer por sus posibles efectos futuros.

A diferencia de las cuentas de balance normales donde se registran valores reales, en la cuentas de orden lo que se registra, por lo general, son contingencias a favor o a cargo, según corresponda.

Entre las operaciones más comunes que se acostumbra registrar bajo este rubro están las siguientes:

- Valores recibidos en guarda.

- Valores recibidos en prenda o garantía.

- Ejecución de mandato como la comisión de compra o venta en general por cuenta ajena.

- Avales.

- Depreciación fiscal.

- Otorgamiento de fianzas.

- Otorgamiento de garantías.

- Obligaciones por descuento de documentos.

- Toda clase de contratos que se celebren.

En cuanto a los Principios de Contabilidad bien se podría decir que se aplica indirectamente el criterio prudencial, ya que, generalmente, en las cuentas de orden se registran conceptos que pueden -o no- ser gastos en el futuro.

Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.

Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.

Los estados financieros deben contener toda la información adicional, para ello es necesario controlar dicha información, lo cual es posible haciendo uso de éstas cuentas.

La existencia de las cuentas de orden se hace evidente ante la necesidad social de contar con estados financieros ricos en información, para medir las consecuencias de las decisiones y optar por la más favorable.

Por otra parte, es de tal importancia la información de las cuentas de orden que existen principios de contabilidad que contemplan su presencia en los estados financieros.

• De la entidad

• De realización

• De revelación suficiente

Las cuentas de orden, por el principio de entidad, justifican su existencia. Por lo que respecta al principio de realización, las cuentas de orden también se justifican en virtud de que tal principio expresa, que las operaciones realizadas por una entidad, debe reflejarse en los estados financieros. Finalmente, las cuentas de orden se justifican también con el principio de revelación suficiente, en tanto que la información que brindan estas cuentas, proporcionan al lector elementos mayores para analizar e interpretar el balance general y al tomar decisiones.

CLASIFICACION DE CUENTAS DE ORDEN

Las cuentas de orden, al no afectar directamente la situación financiera y resultados de una entidad, no serán cuentas de balance o de resultados, por tanto no pueden clasificarse dentro del grupo de cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos u egresos.

Las cuentas de orden se clasifican en:

• Cuentas de orden para valores ajenos (depósitos en prenda y mercancías en comisión.)

• Cuentas de orden para valores contingentes (documentos descontados y endosados, avales otorgados, juicios pendientes y seguros contratados).

• Cuentas de orden para valores de registro o control (Activo depreciable).

Para registrar la existencia de alguna de las situaciones o eventos para las que fueron creadas las cuentas de orden, se cargará a una cuenta de orden y se abonará a otra cuenta de orden, por tres observaciones a razonar:

• Para conservar el equilibrio de la ecuación del balance general.

• Porque sui se registrara cargando a una cuenta de orden y abonando a una de balance o de resultados la igualdad de A = P + C se rompería impidiendo elaborar estados financieros.

• Porque si se registrara cargando a una cuenta de balance o resultados y se abonara

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