Curso Servicio Al Cliente Semana 3

TEMA 1:

LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ES UN FACTOR IMPORTANTE PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE UNA ORGANIZACIÓN

La importancia de la comunicación no sólo empresarial sino personal, radica en que ésta se encuentra presente en todas las actividades humanas y mayor aún empresariales, por ser además el proceso que involucra permanentemente a todos los empleados. Considero que para los líderes, es fundamental una comunicación eficaz y asertiva, porque las funciones administrativas de: planificación, organización y control sólo cobran cuerpo mediante la comunicación empresarial.

La comunicación empresarial es esencial para la integración de las funciones administrativas. Un claro ejemplo de esto sería:

“Los objetivos establecidos en la planeación se comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada. La comunicación organizacional es también esencial en la selección, evaluación y capacitación del talento humano para que desempeñen sus funciones en la estructura establecida por la organización. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un ambiente conducente a la motivación dependen de esta comunicación. Más aún, mediante la comunicación organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el desempeño se ajustan a los planes”.

Pienso que la correcta comunicación empresarial depende en gran parte de la colaboración de todos sus integrantes, teniendo libertad de expresión, siempre y cuando respeten las normas establecidas, con el fin de que la información fluya adecuada y oportunamente en beneficio de la productividad.

Algunos de los factores que representan el desarrollo de la comunicación en una empresa son:

Factores Favorables:

1. Emitir mensajes claros y precisos al personal.

2. Brindar información oportuna a sus integrantes.

3. Dosificación de la información.

4. Revisión cuidadosa de los boletines de información.

5. Comunicarse en el momento oportuno, calendarizar las juntas o reuniones de trabajo.

Factores Desfavorables:

1. Comunicación improvisada.

2. Citar al personal a reuniones improvisadas las cuales afectan el desarrollo de las actividades de la empresa y sus integrantes.

Sabemos que la comunicación consta de tres elementos:

• Emisor, donde se origina la información.

• Transmisor, (Canal) a través del cual fluye la comunicación.

• Receptor, que recibe y debe de entender la información.

Una buena comunicación implica: claridad, integridad, aprovechamiento de la organización informal, equilibrio, moderación, difusión y evaluación.

Existen dos formas en las cuales la comunicación se puede llevar a cabo, la formal y la informal.

Cuando se habla de la comunicación formal, se refiere a aquella que se origina en la estructura formal de la organización a través de los canales organizacionales, tal es el caso de la correspondencia, instructivos, manuales, etc., y la comunicación informal que surge de los grupos informales de la empresa y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la compañía, por ejemplo, comentarios u opiniones.

Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

- Vertical, cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa (quejas, reportes sugestiones, ordenes, instrucciones).

- Horizontal, se da en niveles jerárquicos semejantes (circulares, juntas, etc.).

- Verbal, se transmite oralmente.

- Escrita, mediante material escrito o gráfico.

La comunicación es un proceso integrado y constante que ofrece beneficios reales. Como todo procedimiento, requiere disponer de un conjunto de recursos e instrumentos, donde cada uno de ellos responda a estrategias y objetivos previamente determinados. De esta manera, se facilita la percepción favorable de los públicos receptores, a los que orientan las acciones.

Para los líderes de una organización la importancia se centra en dos razones:

1. Es un proceso por el cual se desempeñan funciones de planeación, organización, dirección y control.

2. Es una actividad a la cual los administradores destinan una mayor proporción de su tiempo. La importancia de la comunicación es que se caracteriza por ser el medio que enlaza a las personas en una serie de organización con el objeto de lograr un propósito común.

El manejo de la comunicación involucra los diferentes niveles de la compañía y debe buscar proyectar una imagen única y coherente, como síntesis de la misión, visión y valores que se reconocen en forma interna.

Una de las principales funciones del líder de la empresa, es saber comunicar dentro de su organización y, especialmente a los integrantes de su equipo.

Por lo tanto, la comunicación en las empresas juega un papel fundamental. En las sociedades tradicionales, el intercambio de la comunicación personal se establecía, cuando se hablaban cara a cara. El desarrollo de la tecnología ha ampliado las posibilidades de transmitir con mayor rapidez y volumen la información dentro de las organizaciones, de allí la necesidad de adaptarse a los cambios, y sacar el mayor provecho para comunicarnos efectiva y asertivamente.

Las empresas son tan complejas como las propias personas que las componen. Por ello, la comunicación de los directivos no debería caer en la improvisación. El personal merece directivos comunicadores capaces de dirigir, en donde transmitan integridad y confianza a sus equipos. “La comunicación tiene mucho que ver con la manera en la que hacemos nuestro trabajo, en definitiva, en cómo somos”.

TEMA 2:

RELACIONES PÚBLICAS, PUERTA HACIA LOS HORIZONTES DE EXPANSIÓN Y CRECIMIENTO

Las funciones que se llevan a cabo dentro de las empresas tienen propósitos específicos, con el fin de satisfacer necesidades muy específicas, las relaciones públicas son parte de esas funciones que han satisfecho necesidades en materia de posicionamiento corporativo y una vinculación efectiva con sus diferentes interlocutores. Las empresas tuvieron la necesidad de llevar a cabo a fin de poder integrarse a la comunidad a la que pertenecían y lograr obtener su apoyo. Todo esto se ha logrado a través de un arduo esfuerzo y de la apertura de los directivos a atender esta importante fuente de comunicación, aunque no ha podido ser adoptada por aquellas empresas que se niegan a progresar.

La principal relación que existe entre la comunicación empresarial y las relaciones públicas, es que la comunicación es una forma poderosa de expresar ideas, deseos y lograr un entendimiento; así mismo las relaciones públicas tienen funciones similares, con el uso de una comunicación empresarial

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