Descripcion de cargo Secretaria Administrativa

Área: Administrativo

Fecha

Cargo descrito: Secretaria Cajero-Administrativo

Del Supervisor Inmediato:

1. Antecedentes del Cargo

Datos complementarios de identificación del cargo

Nombre del ocupante:

Código del Cargo

Unidad Física

Nombre supervisor Inmediato

Firma del ocupante

Firma del supervisor

2. Organización:

Organigrama que muestra la relación del cargo dentro de la organización

[pic 1]

[pic 2]

[pic 3]

3.Autoridad

Limites o controles que orientan las acciones del cargo

Decisiones: Actos puntuales de autoridad

Planes: Establecimiento de políticas, normas o procedimientos que regulan la actuación de otras

Toma de decisiones de tipo operativas, atendiéndose a procedimientos establecidos

4. Misión o Propósito

Para que existe el cargo en la Empresa.

Ser la primera línea de contacto con los clientes, otorgar atención de calidad a los pacientes que llegan a nuestro Centro, asegurando una atención cálida y de buen trato, cumpliendo con las expectativas de atención.

5. Principales acciones y resultados

Acciones-responsabilidades y los resultados asociados que debería lograr quien lo desempeña

Aplica

Si/no

Acciones

Resultados

Entregar información adecuada y oportuna sobre los servicios de nuestro centro, orientar y apoyar a los pacientes en estos requerimientos.

Contar y anejar toda la información de nuestro centro, esto le permitirá entregar información confiable y segura a los pacientes

Entregar información sobre los exámenes que requieren preparación, codificación y precio.

Entregar información a los pacientes sobre las medidas que deben tomar para poder realizar exitosamente la toma de exámenes.

Agendamiento de exámenes y/o procedimientos que se realicen en nuestro centro.

Entregar a los pacientes la oferta disponible de exámenes para la reserva respetiva de la hora con todas las indicaciones, asegurado la información de su hora al paciente, concretando la venta.

Registrar todos los problemas que se presenten por la atención de los pacientes (libro de novedades).

Llevar un registro de todos los problemas que se repiten en la atención de los pacientes, de esta forma se darán soluciones concretas.

Solicitar a la Supervisora Insumos Administrativos.

Mantener abastecido su puesto de trabajo de tal forma de entregar una atención continua a todos los clientes.

Atención de consultas Telefónicas cumpliendo con un saludo protocolar.

Entregar información a los clientes, permitiendo de esta forma concretar una posible venta de servicios y/o derivar correctamente a paciente.

Conocer la codificación de los exámenes, procedimientos y convenios vigentes.

Concretar de manera eficiente la venta de servicios que tiene nuestro centro.

Recepción de pagos por exámenes tales como: bonos, efectivo, cartas de garantía, pagares, entre otros.

Concretar el correcto ingreso de la atención realizada por el profesional, asegurando con esto el pago de sus honorarios en forma mensual.

Llevar un registro, control y buen uso de los recursos asignados.

Asegurar el uso eficiente de los recursos asignados.

6. Contexto del Cargo

Entorno/proceso/relaciones/actividades/Desafíos o Dificultades/ otros roles.

El titular del cargo reporta a la supervisora.

En su accionar diario siempre debe coordinarse con las otras secretarias, de tal forma de asegurar una atención de calidad  y permanente aplicando los protocolos de atención y dentro de los estándares de servicio establecidos.

Externamente, debe relacionarse directamente con los pacientes que acuden a nuestro Centro.

Son nuestro primer punto de contacto, por lo tanto deben estar plenamente capacitadas, para entregar un servicio de acuerdo a los estándares establecidos, deben ser capaces de entregar información y solucionar dudas planteadas por los pacientes.

Además deben ser capaces de llevar a cabo un adecuado control  sobre los problemas que presentan en la atención de los pacientes, reportando a su supervisor.