DESCRIPCION DE CARGOS. SECRETARIA DE PROYECTOS

CARGO:

SECRETARIA DE PROYECTOS

REPORTA A:  

COORDINADOR DE PROYECTOS

DEPARTAMENTO:  

COORDINACION DE PROYECTOS

Brindar oportuna atención y respuestas a los estudiantes en relación a  proyectos, pasantías, trabajos de grado y demás documentos que certifiquen estas actividades, manteniendo  actualizada toda la información de acuerdo a normas y procedimientos establecidos en la institución.

• Brindar atención a estudiantes en relación a proyectos, notas, pasantías, Trabajos Especiales de Grado, Metodología, FAPI y demás documentos que certifiquen estas actividades.  

• Elaborar y controlar documentos relativos a pasantías, trabajo especial de grado, proyectos institucionales, actas de pasantías.

• Elaborar y controlar  órdenes de pago de honorarios profesionales de preparadores administrativos y proyectos externos (LOCTI),  nómina de consultores de correctores  de Trabajo Especial de Grado, consultores de Metodología y pasantías.

• Realizar seguimiento y control de inscripciones de Metodología y  de Trabajos  Especiales de Grado, inscripciones para consultores,  y  jurados para trabajos especiales de grado.  

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• Garantizar  la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos e información administrativa y académica,  además de los documentos que soportan las actividades de su gestión.

ORGANIGRAMA

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PERSONAL A SU CARGO

NATURALEZA Y ALCANCE:

El titular del cargo reporta directamente al Coordinador de Proyectos, de quién recibe lineamientos generales para el desempeño de sus funciones.

El titular del cargo  no ejerce funciones supervisorias.  

Relaciones Internas:

- Con los estudiantes, para brindarles atención e información en relación a la realización de proyectos, pasantías, trabajo especial de grado, metodología, FAPI, entre otros.

- Con los consultores, para tratar aspectos relacionados con pasantías, proyectos, horarios, reuniones, control de trabajos especiales de grado.

- Con los preparadores, para informaciones varias, horarios, reuniones, controles de asistencia.

- Con el área de Control de Estudios,  para el control y seguimiento de actas e información de expedientes de estudiantes.

- Con el área de Sistemas, para la entrega del control de notas, credenciales, pasantías y Trabajos Especiales de Grado, para cargar al Sistema Unicode.

- Con el área de Administración, para tramitar  órdenes de pago, solicitudes de materiales, entrega de cheques recibidos de las empresas por pagos de proyectos externos.

- Con el área de Recursos Humanos, para suministrar información de las nóminas de consultores, preparadores, a fin de realizar los respectivos pagos.

Relaciones Externas:

- Con las empresas, para la recepción de cheques por pagos, entregarlos a Administración,  generar facturas y luego enviarlas a las empresas.

Con el objeto de  ubicar a los estudiantes en las organizaciones, a fin de  realizar pasantías, proyectos e información que las mismas soliciten.

- Con los jurados de pasantías y Trabajos Especiales de Grado, para establecer posibles disponibilidades,  realizar presentaciones, defensas, entre otros.

ACTIVIDADES:

• Brinda atención a estudiantes en relación a proyectos, notas, pasantías, Trabajos Especiales de Grado, Metodología, FAPI y demás documentos que certifiquen estas actividades.  

• Revisa y da respuestas a  correos electrónicos de la cuenta UNITEC.

• Elabora cartas de presentación,  pasantías, trabajo especial de grado, proyectos institucionales.

• Revisa en taquilla única los requerimientos y solicitudes de los estudiantes.

• Elabora nóminas de proyectos, consultores y preparadores.

• Lleva control y  revisa   planillas de pasantías en el sistema para pasantías  y trabajos Especiales de Grado.

• Lleva control, emisión y seguimiento de actas de pasantías y trabajos especiales de grado.

• Revisa  credenciales de mérito, emitidas por los preparadores y consultores.

• Elabora controles de asistencia de consultores y preparadores.

• Elabora  órdenes de pago de honorarios profesionales de preparadores administrativos y proyectos externos (LOCTI).

• Lleva control de órdenes de pago y nómina de consultores de correctores  de Trabajo Especial de Grado, consultores de Metodología y pasantías.

• Lleva control de inscripciones de Metodología y  de Trabajos  Especiales de Grado.

• Realiza seguimiento y control de inscripciones para consultores,  y  jurados para trabajos especiales de grado.  

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• Realiza reservaciones y órdenes de pago de hoteles para consultores de proyectos, fuera de la ciudad.

• Elabora planificación de presentaciones de Trabajos Especiales de Grado y actividades varias,   horarios  y posibles fechas.

• Brinda apoyo logístico en la realización de eventos relacionados con el área.

• Mantiene archivo activo e inactivo, actualizado, disponible, y confiable de los documentos de pasantías, Trabajos Especiales de Grado, proyectos de los estudiantes, proyectos externos  y cualquier otro que se requiera para el desempeño de sus funciones.

• Cumple con las normas, políticas y procedimientos establecidos en la institución.

• Realiza cualquier  otra actividad  inherente  a su cargo.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA:

PERFIL DEL OCUPANTE DE LA POSICIÓN:

Educación:       Técnica  Secretarial.  Estudiante universitario.

Experiencia:       De 2 a 4 años en posiciones similares.

Conocimientos:  

• Manejo de proyectos.
• Metodología de elaboración y presentación de tesis de grado, pasantías y proyectos.
• Procesos administrativos y académicos.
• Ley de Universidades.

Habilidades y destrezas:

• Manejo de programas de computadoras bajo ambiente Windows.
• Facilidad para mantener relaciones interpersonales.
• Atención al cliente.  
• Atención al detalle.
• Organización.
• Alto apego a normas y procedimientos.
• Sentido de urgencia.
• Organización y planificación de actividades.

    ELABORADO POR                                    REVISADO POR                                     APROBADO POR

    Lic.  María E. Marvez

    FECHA:                                                      FECHA:                                                   FECHA: