ESPECIALIZACION EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

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ESPECIALIZACION EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

TRABAJO FINAL

Plan subsidiario de Dirección y Gestión de Compras y Aprovisionamientos. 

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1. Proceso Gestión de Compras y Abastecimiento: Describir y detallar:

a) Como realizara la planificación del proceso desde la planificación hasta el cierre de las adquisiciones.

Se requiere planificar basado en las requerimientos y necesidades del proyecto, apoyados de las diez (10) áreas de conocimiento (gestión de la integración del proyecto, gestión del alcance del proyecto, Gestion del tiempo del proyecto, gestión de los Costes del proyecto, gestión de la Calidad del proyecto, gestión de los Recursos humanos, gestión de las comunicaciones del proyecto, gestión de los riesgos del proyecto, gestión de adquisiciones del proyecto, gestión Interesados del proyecto), los cuales serán de apoyo a la organización para determinar el buen y correcto funcionamiento del proceso de compras. Los procesos para dicha gestión están determinados de la siguiente manera:

Planificar las compras

Ejecutar las adquisiciones

Controlar las adquisiciones

Cerrar las compras

Planificar las compras: En este proceso el equipo de trabajo debe buscar las mejores decisiones para las adquisiciones de productos y servicios, basados en las lecciones aprendidas o en juicio de expertos, en la planificación de factores tales como documentación de los requisitos, validando las relación costo beneficio, determinando los activos actuales de la Organización para determinar la vida útil de cada unos de ellos y su posible uso en el arranque y puesta en marcha del proyecto y un plan  de compras que proporcione la mejor tanto de producto y/o servicio con los diferentes proveedores (no estimar o asumir que los mas económico es lo mas aconsejable)  determinar . Toda planificación debe tener como soporte la línea base del proyecto.  Basado en lo anterior se han establecido para el actual proyecto los siguientes estándares para la planificación de las compras.

1.  Formatos de Orden de Compra

1. Formato definido por la dirección de proyecto y publicado en la Intranet de la Organización.(http://intranet.hyundai.com.co)

1. Listado de Proveedores viables para compra.

1. Se realiza convenio con la empresa IPROVEEDOR, para control de proveedores inscritos a la Organización, con previa validación de la información por parte de IPROVEEDOR.
2. La inscripción se realizará en la página web http://www.iproveedor.com.
3. La información será validada inicialmente por IPROVEEDOR y luego será confirmada por el departamento de compras de la Organización
4. Para efectos de pagos IPROVEEDOR suministra un acceso a cada proveedor de la Organización por medio de su página WEB, para revisar el flujo y estado de su(s) factura(s).

1. El área de compras, proyectara sus actividades basado en el cronograma de trabajo y en la aprobación del comité de compras.

1. Restricciones y supuestos, que se deben tener en cuenta y que pueden afectar las compras programadas.

1. La trazabilidad de las compras se realizara apoyados en el sistema de gestión documental adquirido por al Organización (SGD)
2. Se debe identificar la matriz hacer o comprar, con base en las necesidades del proyecto, y la relación de cómo se incluirá en el proyecto cada decisión durante el desarrollo del cronograma.
3. Gestionar la adquisición de pólizas de cumplimiento entre la Organización y los proveedores, para dar cumplimento a cabalidad de los requerimientos exigidos tanto por la Organización como la de los proveedores.

1. Es estipularan pólizas a contratos mayores a diez (10) SMLV o sujeto a la determinación establecida por el comité de compras.

1. Las políticas de pago inicialmente establecidas en la dirección del proyecto se dan a 45 días fecha radicación factura, con un castigo del 5% en caso de anticipo al pago estipulado.
2. Se estipulan métricas que permitan controlar la contratación, y dar seguimiento de las adquisiciones.

Ejecutar las adquisiciones: En este proceso se debe formalizar la comunicación de las propuestas de los proveedores, con base en los requisitos del proyecto, luego seleccionar el proveedor indicado según los criterios de selección del proyecto, y realizar la contratación correspondiente. Para la ejecución las adquisiciones es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Escuchar las propuestas y compromisos del proveedor
2. Evaluar las propuestas de cada proveedor
3. Registro de Riesgos
4. Estrategia para difundir las solicitudes entre los posibles proveedores
5. Con entrevistas lograr que los proveedores aporten con sus conocimientos al proyectos de manera directa o indirecta
6. Negociar con los proveedores para obtener el mejor servicio al mejor costo.
7. Generar los contratos requeridos por la organización en un marco legal, que beneficie tanto al proveedor como a la Organización, y de esta forma hacer parte de apoyo al proyecto
8. Actualizar las hoja de vida de cada proveedor que participe en las propuestas

Información importante para la realización de las compras por parte de los Proveedores y de la Organización

1. Evaluar los tiempos de ejecución
2. Estar acorde con la línea base del cronograma
3. Roles y responsabilidades en el momento de asignar los recursos que se están adquiriendo
4. Medos y tiempos de pago
5. Precios
6. Características del entregable, con su respectiva documentacion y modos de operación
7. Garantías del producto
8. Especificar claramente los honorarios y anticipos
9. Pólizas de seguro.
10. Sanciones por incumplimiento de las partes

Controlar las adquisiciones: El seguimiento de la ejecución de contratos adjudicados se debe realizar antes del cierre a las adquisiciones, esto con el fin de llevar un control previo a la adquisición e ir actualizando la bitácora y hoja de vida de los proveedores. En esta etapa podemos alertar si existe anomalías en el proceso que puedan repercutir en temas legales en las cuales se puedan incurrir tanto el proveedor como la Organización. 

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