El Programa de Auditoria de Mejoramiento Continuo de la Calidad

DESARROLLO METODOLÓGICO DEL COMPONENTE DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN EN SALUD A TRAVÉS DEL MÉTODO GERENCIAL BÁSICO, CICLO PHVA

El mejoramiento organizacional tiene su sustento en el ciclo PHVA, de Mejora o ciclo Deming reconoce 4 etapas que son:

Planear (P)

El paso de planeación en el Programa de Auditoria de Mejoramiento Continuo de la Calidad tiene como intención definir las metas, los objetivos, los indicadores como pautas de medición y el tiempo. En esta etapa también se definen las políticas de mejoramiento y se determinan los recursos necesarios (humano, tecnológico, económico) para la implementación del Plan.

La asamblea general, la dirección general, el comité ejecutivo, los coordinadores de los programas, los directores terapéuticos y el asesor se reúnen una vez al año para elaborar el derrotero y los objetivos que deben estar conforme a las políticas generales a seguir y a los estatutos, dentro de la planeación para el 2010 se propusieron unas metas que deben cumplirse al finalizar el año en pro de la sostenibilidad de la institución.

La primera se refiere al proyecto de consolidación, que busca el apoyo de otros entes de financiamiento, ya que depender únicamente del ICBF es poco estratégico para la fundación. Los directivos temen que los contratos con Bienestar Familiar puedan suspenderse o incluso cancelarse en determinado momento lo cual seria perjudicial para el rumbo de la fundación pues es su principal fuente de ingresos.

Tramitar la habilitación como institución prestadora de servicios de salud IPS

A través de la secretaria de salud para obtener para certificarse como centro de atención en drogadicción residencial y ambulatoria. (Resolución 1315 de 2006, por la cual se definen las condiciones de habilitación para los Centros de Atención a la Drogadicción.)

Reconocer y superar la situación actual de la institución, en términos del cumplimiento de los requisitos mínimos esenciales determinados por el Ministerio de la Protección Social para el sector salud.

Corregir proactivamente los errores y aumentar la competitividad de nuestro Centro.

Hacer (H)

Ésta es la fase de ejecución de los medios establecidos en el paso inicial, se orienta a la capacitación de las personas en las formas o cómos establecidos para cumplir la meta; también se encuentra la ejecución de lo planeado, lo cual tiene que ver adicionalmente con la recolección de datos, a través de la realización de la auditorias de mejoramiento.

Los días martes, jueves y viernes se educa al personal desde las 7:30 a 9:30 a.m.

Es la actividad sistemática de formalización, documentación e implementación de los procesos con el objetivo de lograr los resultados esperados, para lo cual la institución siguió la ruta crítica en forma correcta, estableciendo:

 Una metodología para estandarizar los procesos prioritarios una vez se hayan alcanzado los resultados esperados.

 Un mecanismo para la divulgación de los procesos estandarizados, con el fin hacerlos conocer por todos los integrantes de la organización.

 Un mecanismo para la capacitación y entrenamiento al personal de la institución en los nuevos procesos estandarizados con seguimiento permanente para que se mantenga la calidad esperada.

Verificar (V)

Ésta es la etapa de comprobación de resultados. Aquí, sobre la base de los indicadores construidos, se valida la ejecución de la etapa anterior, gracias a hechos y datos recogidos en la auditorias.

Verificar se relaciona con la necesidad de medir, chequear y buscar que lo ejecutado esté de acuerdo con lo programado. Si el proceso no logra los resultados esperados, es necesario pasar a la etapa siguiente del ciclo.

Para realizar el proceso de verificación se hacen los siguientes procesos:

MEDICIÓN DE LA CALIDAD OBSERVADA

 Se implementó el instrumento para elaborar el Plan de Auditoria con los siguientes criterios:

 Objetivos

 Alcance

 Técnicas de apoyo

 Fuentes de información

 Se definió el responsable de la ejecución de la auditoria

 Se definió el formato para el cronograma de la auditoria

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

El Comité de Calidad elabora plan de auditorias internas de calidad a principio de cada año.

Responsable: Comité de Calidad

La Directora General aprueba el plan de auditorias internas

Responsable: Directora General

Se revisa la documentación preliminar antes de realizar la auditoria y de ser necesario elabora lista de chequeo.

Responsable: Auditor

Elaborar y difundir el programa de auditorias internas.

Responsable: Auditor

Ejecutar el plan de las auditorias, realizando el trabajo de campo.

Responsable: Auditor

Realizar reunión de cierre para informar los resultados de las auditorias internas de calidad

Responsable: Auditor

Entregar informe con resultados de la auditoria interna al Comité de Calidad.

Responsable: Auditor

Si se encuentran No Conformidades el Comité de Calidad solicitará al auditado realizar plan de acción correctiva o preventiva

Comité de Calidad

Elaborar y ejecutar el correspondiente plan de acción.

Responsable: Auditado

Verificar la efectividad de las acciones tomadas.

Responsable: Auditor

Se realiza reuniones diarias entre funcionarios

Actuar (A)

En este cuarto paso es preciso proceder en relación con todo el proceso. Existen básicamente dos posibilidades, en el caso que la meta haya sido conseguida; es necesario estandarizar la ejecución, con el ánimo de mantener los resultados del proceso. La otra opción es que no se haya cumplido la meta, en cuyo caso es necesario corregir y ajustar el proceso para volver a girar el ciclo hasta que la meta sea alcanzada.

Actuar es el conjunto de acciones que se desarrollan para corregir o mantener un resultado, para lo cual el comité de gestión de la calidad utilizará la formula 5WH, que permitirá aclarar: Cuándo, Quién, Dónde, Por Qué y Cómo, es decir, nos permitirá establecer un plan de acción definiendo lo qué se va hacer, quién lo hace, dónde lo va a hacer, porque se hace y cómo lo va hacer.

En general

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