Evaluación proceso de Gestión Comercial y Ventas basado en riesgos & controles

OBJETIVO:

Evaluar el Proceso de Gestión comercial y de ventas de Productos Ramo S. A., en términos de riesgos y controles, considerando  Políticas y procedimientos, diseño y efectividad de los controles manuales y automáticos claves existentes para mitigar los riesgos clave del proceso. 

ALCANCE:                                                               

  Participación                  : Gerencia de Comercial Productos Ramo

  Universo                          : Devoluciones de clientes realizadas de 1 de enero a 30 de junio de 2016

  Muestras                         : 93 devoluciones

Observación N. 1. Devoluciones de acuerdo a la política corporativa                              

Criterio:

Las políticas de la Compañía establecen que las devoluciones por "Corta Fecha" sólo se reciben con mínimo cinco (5) días de anterioridad a su fecha de vencimiento. 

Hallazgo:                                                             

De acuerdo a la prueba ejecutada se logró evidenciar un 3% de la muestra seleccionada incumple con las políticas de devoluciones de la compañía ya que se identificó que la mercancía se encontraba vencida en el momento de la reclamación, lo anterior origina perdidas economicas por valor de $10 millones de pesos que extrapolados a la población serian $74 millones de pesos.

Causa:

1. El sistema no se encuentra adecuadamente parametrizado para restringir este tipo de devoluciones
2. Falta de conocimiento de la política por parte de los clientes

Efecto:

Debido a la falta de controles en el sistema, la Organización asumió devoluciones de producto por $10 millones lo se traduce en perdida.

Ejemplos:

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Recomendaciones:

Planes de Acción de la Gerencia:

1. Incluir en las ordenes de pedido y/o en la factura cláusulas de devoluciones las cuales el cliente deberá aceptar con la aceptación de la factura para asegurar que el cliente conozca cuando es procedente o no realizar una devolución   (Importancia: Alta)

1. Parametrizar el sistema Oracle indicando los aspectos señalados en la política para que este mismo restrinja las devoluciones no procedentes, adicionalmente se debería activar un flujo de aprobaciones.  (Importancia: Media)

Gerente Comercial: Se incluirá en los procedimientos de la compañía que dentro de los papeles solicitados al cliente para su creación en el sistema se  debe incluir documento donde el cliente entienda y acepte la política de devoluciones.

Gerente Comercial: se parametrizará el sistema en orden de identificar si una devolución es procedente o no.

Se procederá a solicitar el dinero de las devoluciones a los clientes para los cuales la devolución no era procedente.

Fecha de Compromiso:   31/08/16                       Respuesta Gerencia:  Acepta