Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

¿Qué son las lecciones aprendidas?

En el ámbito de la gestión de proyectos se entiende por lecciones aprendidas como todo aquel conocimiento adquirido a través de experiencias, exitosas o no, en el proceso de realización de un proyecto con el fin de mejorar ejecuciones futuras. También podemos definirlas como el conjunto de errores y éxitos que el líder y el equipo de proyecto han logrado manejar y sortear durante la realización del proyecto mismo. Las lecciones aprendidas pueden identificarse en cualquier momento y deben ser documentadas en la base de conocimiento del proyecto y de la organización misma, debido a que el discernimiento de esta información será de gran utilidad para evitar los mismos errores y volver a provocar los éxitos en proyectos a futuro.

La Importancia de las Lecciones Aprendidas en los Proyectos

Capturar lecciones aprendidas es una parte integral de cada proyecto y sirve para muchos propósitos. No generar lecciones aprendidas y/o no hacer uso de esta valiosa herramienta podría derivar en situaciones críticas en los futuros proyectos que conlleven al fracaso, y por tanto pongan en riesgo el éxito en la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Además de esto, otros puntos críticos que se pueden presentar son:

Pone en riesgo la consecución de los objetivos del proyecto al repetir los errores cometidos en proyectos pasados.

El tiempo de respuesta y ejecución se vuelve ineficiente ante situaciones similares, lo que deriva en un mal uso de los recursos y desperdicio del tiempo.

Deterioro y/o estancamiento de la calidad tanto de los entregables como del producto, servicio o resultado final del proyecto. No hay mejora continua.

Por otra parte son muchas las ventajas de utilizar el documento de lecciones aprendidas en la gestión de proyectos, las cuales radican esencialmente en los siguientes puntos:

Sirve como una valiosa herramienta de uso y apoyo para otros líderes de proyectos dentro de la organización que han sido asignados a proyectos similares.

Mejora la planeación de proyectos futuros, evita cometer errores anteriores y por lo tanto disminuye los riesgos.

Ayuda a detectar oportunidades de mejora y capacitar futuros gerentes y miembros de equipos de proyecto con base en ellas.

Conforma la base para mejorar las prácticas organizacionales de gerencia de proyectos.

Coadyuva a desarrollar nuevos y mejores procedimientos de trabajo.

Ofrece información de apoyo para una mejor toma de decisiones, reduce la incertidumbre y mejora el tiempo de respuesta ante situaciones similares a las que se tiene que enfrentar el equipo de proyecto.

En pocas palabras, una práctica constante y bien estructurada de lecciones aprendidas permitirá al equipo de proyecto repetir resultados deseados que fomenten el éxito en los proyectos, y evitar aquellos que incentiven el fracaso.

Plantilla de Lecciones Aprendidas y Sus Componentes

El propósito de la plantilla de lecciones aprendidas es ayudar al equipo de proyecto a compartir el conocimiento adquirido durante la ejecución del proyecto por medio de la experiencia para que la organización completa pueda beneficiarse de la información que ésta provee. Este documento no sólo debe describir qué salió mal durante el proyecto y sugerir acciones para evitar situaciones parecidas en el futuro, sino que también debe describir aquello que salió bien y explicar cómo proyectos similares podrían beneficiarse con esta información.

Las componentes que integran la plantilla de lecciones aprendida son:

Proyecto:

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