ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL ACTIVIDAD No. 4

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD No. 4

CARLOS ANDRES REYES RAMOS

SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL

 SEPTIEMBRE 2015

INTRODUCCION

La importancia del inventario documental constituye para la empresas en el paso fundamental para saber con que cuentan en su organización y la forma como está organizado, es vital el manejo de este para evitar desórdenes al interior de la misma, de igual manera la distintas maneras de conservación documental y de traslados documentales nos dan la pauta general para el correcto manejo y gestión de nuestros documentos

Este trabajo nos da un guía de cómo enfrentarnos a distintas situaciones que se pueden presentar en una empresa y la correcta manera de actuar ante ellas.

1. ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

Como ya es sabido el  inventario documental es una herramienta de recuperación de la información la cual contiene de manera precisa y de acuerdo con las series y sub series de un fondo documental, es donde está contenida toda la información producida.

Este proceso es realizado por el encargado del área, quien lleva de forma apropiada la organización, manejo, conservación y uso de la información de escritos y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases. Este formato ayuda a orientar a los archivistas en los métodos para la entrega y recibo de los documentos, así como de las transferencias de éstos.

Por lo cual debe empezar a identificar todas la series y sub series que están dispuestas en el archivo, registrando fechas de estos y unidades de conservación donde se encuentran los documentos, número de folios y la frecuencia de consulta de estos documentos, identificándolos en el anexo diseñado para este.

1. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.

No, no es correcto lo sucedido al nuevo funcionario

Cuando el funcionario encargado del archivo sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo, deberá recibir o entregar, según sea el caso, los escritos y archivos adecuadamente relacionados en el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la gestión.

Dicho en otras palabras lograr la continuidad del trabajo y la organización del archivo.

1. ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?

La principal causa que se presenta es q no se tendría un control ni evidencia como copia de lo que se maneja a nivel documental cumpliendo así el control de documentos y registros estipulados por la legislación documental y de calidad para registros de acreditación; no hay flujos de trabajos definidos los cuales sirvan como base para los procesos y procedimientos de la organización.

Va a ser complicado tener los archivos organizados y ver su series ya que si tenemos un inventario documental bien ello no va a permitir orientarnos al momentos de recibir o producir los documentos

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